办公自动化下的基层单位档案信息化探究

付建平

（博兴县兴福镇便民服务中心，山东 滨州 256500）

基层单位涉及的部门类型相对多样，且档案数量较为庞大，若沿用传统的档案管理模式，则会直接影响档案管理的工作成效，且需耗费大量的人力、物力、财力资源，不利于基层单位档案信息化建设工作的有序开展。而如何以自动化办公系统为依托，推进基层单位档案管理的信息化建设进程，确保档案管理的总体成效，是目前相关工作人员需重点思考的问题[1]。值得注意的是，基层单位档案是国家档案持续补充的源泉，其信息化水平的高低，直接关系到国家档案信息化建设的总体进程。然而，当下我国基层单位档案管理信息化建设工作中存在较多的问题。为了解决相关问题，鉴于此本文围绕“办公自动化下的基层单位档案信息化”进行分析研究具有重要的价值意义。

1 办公自动化对基层单位档案信息化的影响概述

常规纸质档案保存难度较大，深受多方面因素的影响，包括：化学腐蚀、物理磨损、虫咬、火烧、水浸及光照等。与此同时，纸质档案保存占用的空间较大，需耗费大量的人力、物力、财力资源，且其共享服务差、信息提取不全、传输程度低下等特点较为突出[2]。值得注意的是，近年来随着社会经济快速发展，使自动化办公系统被广泛应用于各行业领域，且涌现出一大批新兴技术方法，例如：微缩数码、高拍扫描、网络通信、光盘及计算机技术等，使档案的形态及存储方式发生了很大程度的变化。……