浅谈设计院归档电子文件的文件格式选择

王 瑜

（中国电建集团北京勘测设计研究院有限公司，北京 100024）

随着计算机技术的日益发展，为了满足不同的计算机应用需求，不同公司和组织开发了不同的应用软件，这些软件生成的电子文件格式也多种多样，不同的电子文件满足了人们的不同的利用需要，但是这却给电子文件的保存带来了不小的问题。我国国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中对文件格式有所规范，为电子文件归档时的格式带给出了答案。

1 电子文件归档格式应该具备的特性

《电子文件归档与电子档案管理规范》中规定电子文件的归档格式应该至少具备五点特性：格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用。并且将电子文件可以归纳为八类，分别是：文本文件、图片文件、计算机辅助设计文件、数据库文件、录音类文件、视频文件、公务邮件电子文件、网页电子文件。并且对八类电子文件的归档格式进行了推荐。并且《公务电子邮件归档与管理规范》中也对公务电子邮件的归档格式进行了规定。

2 电子文件格式的互相转换

电子文件在形成、使用、传输过程全生命周期中，都应该对电子文件的格式进行管理。在电子文件归档时，更应该把电子文件转换为符合档案系统长期保存规定的格式。电子文件的格式转换，是对电子文件进行长期保存的基本技术手段之一，文件格式经过长期使用后也会进行升级，当文件格式开发到一定版本也不能满足使用需要后就会产生新的格式。……