信息一体化背景下企业档案管理效率提升途径

刘伊玲

（云南电网有限责任公司信息中心，云南 昆明 650000）

企业档案可以说是企业宝贵的信息资源，其包含了大量有价值的技术资料、合同文书、客户资料，以及重大项目真实的文件记录等，对企业来说具有极大的使用价值。但由于企业对档案利用价值与经济价值的认识不够，放松了对档案的管理工作，致使档案管理效率的下降。而企业信息一体化的发展与建设，使企业档案管理迎来了发展的机遇，需要企业档案管理部门借助信息一体化系统，探寻档案管理效率提升的新途径。

1 信息一体化背景下企业档案管理发生的改变

1）促使档案管理效率的提高。在企业档案管理工作中，运用信息一体化系统，对企业档案进行集约化、统一化、规范化的管理，促使企业档案管理的现代化发展，加快了档案文件资料的传递效率。采用信息一体化系统后，企业各个部门可通过客户端将档案文件资料发送至档案管理系统，经过档案管理人员加工整理后，就可完成档案归档工作，归档后的档案易于查询、方便携带，企业的工作人员可登录档案资源库，直接检索档案，并可下载非涉密档案，提高了办公的效率。而且信息一体化系统进一步的保证了档案文件资料存储的安全性，实现了企业档案管理效率的全面提高。2）提高纸质档案的电子化率。在未实现档案管理信息化之前，企业积压了大量的纸质档案，在完成信息一体化建设后，将企业经营过程中形成的纸质档案进行电子化处理，并以电子档案的形式保存在企业的档案资源库中，而企业原先积压下来的纸质档案，也在逐步转化为电子档案，提高了档案的电子化率。……