公证处档案管理制度规范化策略研究

高春红

（河北省平山县公证处，河北 石家庄 050400）

随着社会经济的进一步发展，公证工作所涉及的范围十分广泛，公证工作的应用范围已经深入社会各个层面，随着公证工作的不断深入，公证工作的档案数量也越来越多，公证档案的相关管理工作也受到各界人士的关注。有效加强公证档案的管理工作，可以帮助以及推动公证大干管理工作内容的有效扩展，使得公证工作可以提供出更加全面的相关档案材料。在新形势的背景之下，公证处需要进一步科学改进，新形管理制度对于公证处的每一项工作可以顺利展开具有一定帮助作用。基于此，本文主要针对公证处档案管理制度规范化策略进行以下相关的分析和研究，希望具有一定参考价值以及借鉴意义。

1 公证档案管理工作自身的意义

公证档案是国家管理档案的重要组成部分，公证档案是对公证机关在工作中的基本活动、公证结果的切实记录，是对公证处日常工作的能力有效反映，在公证这一行业之中具有一定参考价值以及借鉴意义。公证档案的基本作用主要可以表现在以下几点：

1.1 针对公证工作展开有效的衡量

公证档案它是对公证工作中各种情况的客观事实的记录。公证工作具有一定的特殊性，所以，公证工作要实行公正化、公开化、透明化，公证员在进行公证管理工作时，要严格按照相关的法律条款和公证流程进行公正，公证档案是对公证工作过程的文字集料记录，公证档案来源于公证工作的中的各种信息或文件。因此，公证档案能够切实反映公证工作中相关的信息现状[1]。在当前社会的不断发展背景下，利用公证工作的科学以及统一化管理，利用计算机技术可以更为真实以及准确的获取公证资料，进而做到减少传统记录基本方式所出现的一些虚假问题，促进公证档案资料能够得到科学保存，方便未来相关工作人员的运用，更加有利于对于公证工作展开有效监督。

1.2 公证档案管理属于公证行业的基础

所有行业的进一步发展都会出现档案信息，要想进一步保证公证一个工作行业的发展，就一定要依照公证证档案的工作基础。公证档案的主要负责人不只是公证档案管理工作人员，还主要包括公证人员以及档案材料管理人员和信息记录的有关管理人员。所以，可以见得公证档案管理属于公证处每一个部门都需要交融的工作内容，而且需要公证处的全部工作人员都能够切实参与进来。相关工作人员针对公证档案管理的基本过程进行规范，能够科学有效地针对档案管理之中所出现的问题，使得每一个工作部门都能够进行协调性的发展，能够为公证行业的进一步发展奠定坚实基础。

2 公证档案管理之中存在的问题

公证档案属于公证机关证明实践活动的一种真实记录，属于国家档案管理之中十分重要的构成部分，对于档案资料的查阅具有十分重要的价值和利用作用[2]。随着公证相关工作已经逐渐走进了大家的生活，公证档案管理工作已经受到更进一步的重视，公证档案的实际数量也在逐渐增加，传统的公证档案管理工作中还存在着许多问题，公证档案管理工作中的问题不利于公证处稳定发展。

2.1 工作档案管理缺少重视度

公证处深入发展过程之中，必须有效提高对公证档案管理的相应重视，并且明确公证档案管理自身的实际意义，特别是在新发展时期，针对公证档案管理的相关理念进行创新。目前，有一些公证处在逐渐发展的时候，针对档案管理的相关工作并没有给予真正重视，而且公证档案管理工作的基本目标不是十分明确，所以使得公证处内部的公证档案管理工作受到一定影响。

2.2 档案管理工作的安全问题

随着互联网的普及，信息技术也得到进一步应用，针对公证处的公证档案管理工作需要做到统一化的管理，并且摒弃过去十分传统的人工管理基本方式，有效加强对于信息化管理相关系统的科学应用，使得每一个部门之间能够科学联系。但是在实际管理工作之中，利用信息化进行工作过程中依然会出现一定安全隐患。主要是因为公证档案自身就具有十分重要的参考价值以及利用价值，对其进行安全管理，是公证档案管理工作的重要内容。目前，还有部分供证档案在进行档案管理之中会呈现出一些问题，使得档案出现泄漏、丢失等现象，使得档案相关要素不够完整[3]。

2.3 缺少统一化的管理机制

公证档案管理相关体系以及制度并不健全，这是进一步影响公证档案管理工作基本效率的重要原因。在公证档案进行管理的时候，如果没有明确以及严格的相关管理制度，缺少管理目标，而且也没有制定出统一化的管理制度，那么就会使得公证档案的进一步收集和整理等相关工作就会受到影响，导致管理工作没有规范性，对于公证档案整体的管理水准都会带来严重影响。

3 公证处档案管理制度规范化策略

3.1 加强针对公证档案管理的重视程度

在公证处不断发展的时候，档案管理属于一个更为重要的挂接，针对公证处自身的发展具有一定意义[4]。在公证处进行管理制度的整改工作当中㤇进一步加强对于相关管理任务展开科学布局，有效加强档案管理工作的进一步重视，创建出具有专业化水准的档案管理科学队伍，进而从相关的管理制度、管理技术以及管理方式等基本方面着手，针对传统的公证处档案管理之中所出现的问题展开科学解决，进而可以有效提升档案管理整体的内容的规范性，做到科学防止出现一些不够合理的档案管理资源，导致发生资源浪费的现象。

3.2 提升公证档案管理整体的安全性

公证档案是公证处深入发展过程中多由信息的整合和资源的汇总。随着现代化社会的不断发展，信息技术在各行各业中应用广泛，公证档案管理工作也不例外。但是在这一管理过程之中也会出现一些安全隐患[5]。例如：公证处内部公证档案相关信息就会被泄露，因为公证处档工作性质具有一定特殊习惯，其中一些机密公证档案信息对公证处的发展有十分重要的意义，假如信息被泄露，那公证处内部的档案管理发展就会受到十分严重的影响。目前，信息出现泄露的情况已经变成公证处内部公证档案管理之中一项不能够被避免的一种威胁。基于此，在公证档案展开管理的时候就需要加强档案的安全管理，通过对档案管理过程进行规范，从而不断提高档案资源的安全性。在信息技术不断应用的过程中，应该要加强对各种计算机安全防护技术的应用。例如：其中的防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术以及数据恢复技术等，这些技术都能够在公证处内部的公证档案信息管理相依机制之中被科学应用，针对所有公证处内部的公证档案资料展开科学保管。而且，针对不同级别的公证处内部公证档案需要做到不同种类的管理模式，比如一些机密公证处公证档案，要进行绝密保存，—些非机密公证处公证档案，那么能够在管理内部相依系统进行公开查阅[6]。

3.3 完善公证档案管理制度

在信息技术不断发展的时代背景之下，公证档案相关管理工作需要进一步做到管理的信息化以及规范化，传统所应用的人工管理会在一定程度上使得档案管理之中所呈现出的一些不良现象[7]。比如，公证档案管理收集不够全面、档案备注不够清楚等等。这些现象都会为档案管理资料的整体利用带来一定影响。所以，在公证档案相关管理之中需要进一步加强对于公证档案管理相应制度以及规范的有效确定，进而可以促进档案管理相关工作能够变得更为规范化、全面化以及统一化。有效完善档案管理制度，可以通过几下几点着手：首先，创建出规范性具有的公证档案管理机制。在信息化技术不断发展的环境下，对于传统的公证处公证档案管理相关制度展开科学改革，应该需要创建出全面化以及规范化的档案信息化管理机制。在档案管理相应机制之中能够分别设置出不同种类的档案类别，并且依照档案自身的种类对其占来科学划分。同时，使其可以被划分到不同种类的档案管理数据库中，这样做可以方便公证处内部工作人员针对每一种档案信息展开有效调用。其次，科学完善数据库基本功能。技术创新属于档案管理相关工作创新之中的关键部分以及核心部分，而且在公证档案进一步发展之中需要更为积极地加强对档案管理相应技术的有效创新，做到完善档案管理数据库，针对公证处内部的公证档案有用信息和一些其他类型的公证处内部公证档案进展开集中化的管理。而且，还需要针对公证处内部的公证档案主要形式展开创新化管理，比如可以结合一些网络信息技术，可续加强一些视频公证档案以及音频公证档案等主要形式，做到科学丰富档案管理的基本形式，促进公证处内部公证档案管理整体工作水平的有效提升[8]。

4 结束语

总而言之，公证档案的进一步管理针对公证处未来的进一步发展具有一定的价值和意义，对于目前公证处相关档案管理工作之中所出现的问题，一定要做到架起那个对于公证处内部档案管理相应机制的完善，有效推进新信息化的先进管理模式，使得公证处的档案管理相关工作可以进一步实现规范化的处理以及发展。