信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施研究

王金驹

[摘 要] 近年来，在信息化背景下，我国事业单位文书档案管理工作势必朝着信息化建设方向发展。但由于这项举措不受领导重视，资金、人力、物资投入不足，信息化管理设施不齐全，管理手段落后，管理人员信息素质不高，成效有限。因此，事业单位应更加重视档案管理信息化建设工作，增加资源投入，完善档案信息化管理制度，通过现代化信息技术的应用，构建完善的档案管理信息平台，优化文书档案服务体系，提升信息利用率，完善档案管理机构设置，提升工作人员业务水平。

[关键词] 信息化背景下；事业单位；文书档案管理；优化措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）03-0075-02

文书档案是事业单位在行政管理事务活动中形成的档案资料，由指示、决定、命令、布告、报告、请示、批复、通知、简报、会议记录、工作计划、工作总结等通用文书转化而来[1]。文书档案是滨州市油区稽查支队展开各项工作的见证，为了提升支队管理水平，必须重视文书档案管理工作，全面、及时采取文书档案信息，按照既定制度储存、应用信息，为稽查工作开展提供决策支持。随着时间的推移，文书档案资料不断累积，应用传统文书档案管理模式，档案资料利用难度大，信息化背景下，滨州市油区稽查支队办公趋于信息化、自动化，为文书档案管理提供了技术支持，管理层应关注信息技术在文书档案管理中的应用，创建新型档案管理模式，提升档案管理及服务水平，充分发挥出文书档案资料的利用价值。

一、信息化背景下事业单位文书档案管理面临的机遇

（一）档案管理更为高效便捷

此前滨州市油区稽查支队文书档案管理基于人工展开，所有的资料均需管理人员手动采集、检查、整理，工作难度不大，但耗时耗力，枯燥乏味。信息化背景下，现代化信息技术引进事业单位文书档案管理中，人们在应用计算机办公过程中，信息被记录下来，档案管理人员可以通过互联网共享计算机上的资料，上传至电子档案，利用相关计算机软件，进行归纳、分类、统计、分析，工作负荷明显下降，工作效率显著提升，原本需要多人方可完成的工作，一人便可迅速完成，有效节约了人力资源[2]。

（二）实现区域内信息共享

信息化背景下，事业单位文书档案管理的信息化及数字化发展趋势显著，在信息技术和互联网的支持下，使用者可以登录档案平台，检索、阅读权限范围内的档案资料，实现区域内信息资源开放共享，有效提升档案利用率。而且，在电子档案中，信息管理效能提升，档案管理人员能够利用相关软件，对信息进行整理、分类、归纳。优化、过滤，提升信息质量，再通过数据挖掘技术的应用，在海量档案资料中对意向信息进行充分挖掘，为滨州市油区稽查支队运营管理决策制定提供充分有效的参考凭据。

二、信息化背景下事业单位文书档案管理存在的问题分析

（一）档案信息化建设不受重视

当前，滨州市油区稽查支队并没有正确认识到文书档案信息化建设的必要性，认为档案管理并不属于单位中心工作范畴，因此在这方面的资金投入较少，人员、设施配置不足，档案管理囿于传统模式，信息化建设进程未能及时有效推进。领导层的不重视，导致档案管理人员在工作过程中，存在明显的敷衍现象，档案管理流于形式化。

（二）信息化管理设施不齐全

在传统的文书档案管理模式中，大部分资料为纸质文件，无法长期储存，易霉变，被虫鼠啃噬，导致信息丢失。同时，大量纸质文件累积，不便整理，查找资料也极为困难，整体管理水平较低，档案资料无法得到有效利用。档案信息化建设能够有效打破这一局面，构建电子档案，但由于财政投入有限，文书档案信息化管理设施不齐全，部分设备过于陈旧，硬件设施、软件系统相较落后，网络系统存在诸多安全隐患，影响到文书档案整理、分类、储存、开发工作效率，档案资料不齐全，更新速度慢，无法发挥应有的指导价值。

（三）管理人员信息素质有待提升

事业单位在文书档案管理中，引入现代化信息技术，能够有效提升档案管理工作质量及效率，实现高效化、精细化、网络化档案管理，但这一过程会受到管理人员业务素质的影响。信息化背景下，事业单位文书档案管理依靠数据库、互联网、云计算等核心技术，档案管理人员必须具备较高的信息技术素养，但实际上，目前我國事业单位管理文书档案相关工作人员大多为缺乏系统培训乃至缺乏专业背景的老员工，存在的老龄化状况明显，在思想理念上较为保守，接受、学习能力有限，无法跟上文书档案信息化建设的步伐，且大部分档案管理人员缺乏网络信息安全防范意识与信息产权保护意识，无法在保障信息安全的基础上实现信息共享[2]。

三、信息化背景下事业单位文书档案管理的优化措施分析

（一）充分重视档案管理，完善档案信息化管理制度

文书档案反映了滨州市油区稽查支队工作的成果，领导层必须正确认识到其价值，充分重视档案工作，增加资金投入，按照规范建设档案室，档案室必须满足防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防虫鼠、防污染等安全标准。同时，建立健全相关管理制度，基于《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016），以及《电子档案管理制度》《电子文件管理暂行办法》《电子档案移交与接收办法》等规章制度，构建文书档案信息化管理制度，推动纸质文书档案的数字化、电子化转换，将档案资料分门别类，按照年度、按项目分别建档，储存于档案信息平台上[4]。

（二）引进信息技术，构建档案管理信息平台

文书档案工作应该与时俱进，引进现代化档案管理理念、手段、方式、方法，创新档案管理模式。在档案管理信息化建设过程中，国有建设集团单位应该引入适合企业档案管理需求的数据模式，再根据财政预算，采购相关信息设备，如计算机、扫描仪、摄影机、专用微机等，创造合适的电子档案储存环境，构建档案管理信息平台，明确档案信息化管理要求，促使事业单位文书档案管理水平的有效提升。同时，为保障信息安全，应该从硬盘、移动硬盘、光盘、磁盘等众多的存储介质中，选择安全系数较高且贴合事业单位文书档案管理需求的一种，优化文书档案管理平台权限设置，设置不同功能模块，明确不同模块的操作权限，对系统数据展开模块化管理，同时，设定账户权限等级，不同职能的工作人员对于数据库的操作权限不同，如数据库管理人员可浏览后台数据，具有数据编辑、管理权限，其余用户只能查询权限内的档案信息。文书档案管理信息平台上收集了事业单位大量信息，包括机密信息，需注重知识产权及机密文件保护，定期升级系统，并且按照防火墙、杀毒软件、IT 监控软件等，提升平台防御系数，避免信息泄露，或者数据遭遇篡改、损毁。

（三）优化文书档案服务体系，提升信息利用率

为事业单位内部及相关部门提供档案查阅服务，如若想要查阅文书档案原件，必须办理查阅手续，填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准，在指定位置，有档案管理人员在场的情况下，查阅档案，查阅者不得私自复制、涂改、拍照、划线、损毁、调换文件，一经发现必将严惩[5]。信息化背景下，事业单位文书档案利用迎来新的契机，在档案管理信息化建设的形势下，档案资料可实现实施开放共享，单位内部的工作人员，可以直接进入局域网，查阅日常工作所需参考的文件资料，单位外有需求的人，可以登录滨州市油区稽查支队所属的官方网站上，进入相关目录，登录其文书档案信息平台，检索、阅读权限范围内的档案资料，这样有效简化了文书档案利用的流程，便利了人民群众，让滨州市油区稽查支队能够充分发挥维护油区和谐稳定的职能。

（四）完善档案管理机构设置，提升工作人员业务水平

滨州市油区稽查支队应该完善文书档案管理机构设置，配备在业务素质、政治素质上合格的档案工作人员，推动档案工作的落实。而且，文书档案信息化建设，对于档案管理人员专业水平提出了不一样的要求，为保证相关岗位上的工作人员，能够胜任档案信息化管理工作，企业应该引进在专业素质、信息素质上达标的优秀人才，完善人力资源管理，做好岗位培训、在岗继续教育等工作，根据工作安排，制定科学合理的培训计划，召开专业知识讲座、学术交流会等多种类型的培训活动，让档案管理人员了解到现代化文书档案管理的新理念、新模式及新技术，学习计算机、大数据、云计算等现代化技术，确保其能够掌握当前文书档案信息化管理工作中所用的技术软件及设施，强化网络安全教育，提升其网络安全防范意识，在日常工作中，注重文书档案的私密性和安全性，不得随意在公共场所计算机上登录文书档案信息平台，登录后应及时退出，保障电子档案的储存、利用安全性[6]。

四、结语

综上所述，信息化时代的到来，让社会认识到了信息资产的价值，提升了对于档案的重视度，这为滨州市油区稽查支队文书档案管理革新创造了契机，在现代化信息技术的支持下，事业单位构建了文书档案数据库，档案储存容量扩大，有效地保证了档案信息的完整性，在数据共享平台的支撑下，实现了不同区域、不同部门间的信息无障碍交流，而且借助于其数据处理功能，能够有效整合、分析各类地质数据，实现标准各异数据的分类、归纳、统一，形成标准化的多时态事业单位文书档案信息平台，促进滨州市油区稽查支队与其他部门的信息交流，实现了对于文书档案资料的高效利用[4]。整体而言，事业单位文书档案管理加强信息化建设，能够使档案管理工作的效率及质量得到有效提升，同时有助于事业单位的良性发展，让其能够明确发展方向，以史为鉴，创新发展战略，制定合理规划，实现长效发展。

参考文献

[1]顾天一，朱昊，董宁，张国军，梁满志.基于支持向量机的信息化档案管理方法研究[J].网络安全技术与应用，2020（11）：152-153.

[2]黄淑兰.有机整合资料 追溯历史价值：机关事业单位文书档案管理探讨[J].办公室业务，2020（12）：101-102.

[3]曲娟，馬静，王郑文.档案信息化建设的实践与探索：以青岛市不动产登记中心为例[J].兰台内外，2020（34）：4-6.

[4]金丽红.加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2020（10）：19-20.

[5]张娟.浅谈妇幼保健机构档案管理体系创建路径选择：以海南省妇幼保健院为例[J].山东档案，2020，（04）：63-64.

[6]陈燕燕. “一动力三循环”在医院文书档案管理中的应用：以福建省妇幼保健院为例[J]. 办公室业务，2020（22）：68-69.