企业文书档案管理工作探讨

文/王向利

企业文书档案是企业档案重要的组成部分，文书档案的形成与利用，为企业的发展与进步提供了有力的支撑。在大型企业集团内，文书档案包括的合同、标书、建设许可证等均有重大的商业价值，直接关乎到企业安全与发展。对这类文件的妥善管理，有利于提升企业的竞争力，乃至于企业的长远发展

企业文书档案是企业档案的重要组成部分，强化文书档案的管理，对企业的发展，提高企业的竞争力，颇为重要切莫小视。笔者对企业文书档案管理工作进行思考与探讨，并期望与大家进行交流，以求共识。

一、企业文书档案管理现状

纵观企业文书档案管理，近些年来普遍得到了重视，这是好的一面，但是反映出来的问题也很多，应该引起各方面的高度重视。其问题主要在于：

其一，企业对对文书档案重要性认识不够，企业员工对档案的无形资产认识不足。不言而喻，企业的资产，包括有形资产与无形资产，而无形资产也是公司资产的一部分。虽然企业的文书档案记载了业务活动，但整体属于企业的无形资产。企业在制造、营运、与生产中所发生的业务记录、合同、专利以及相关文件也是很重要的无形资产。这类档案资料作为无形资产，能够为企业提供收益。不过，当前许多企业都因现存的文书档案资料管理要求标准化的原因，一些人专心关注合并有形资产，而文书档案这一无形资产没有得到应有的重视。

其二，企业对文书档案管理工作重视程度不够，管理模式不规范。现代企业对其管理方式十分重视，并且运用高级业务管理方式完善企业业务开发步骤。不过，当关系到企业文书档案的时候，不能在平日一般任务内开展管理，或许因整体缺乏有关的管理经验，对文书资料管理不加注重，文书档案管理的体系不健全和没有相应的管理办法，未能聘请长期管理人员，工作时没有有关部门和专门的聘用要求，档案管理员或许未能遵照有关要求，在工作时，资料管理不细致，后果就是文件资料不完整，档案不齐全，以及在查找中存在某些方面档案文件缺失、杂乱的现象。

一直以来，有些企业在发展过程中只注重经济收益，往往忽略了文书档案管理对公司的重要作用。企业领导者以及管理层对于文书档案的管理工作并不了解，认为文书档案的管理工作非常简单，不需要将太多的人力以及财力投入到文书档案的管理工作中。所以，许多企业将减少文书档案管理的成本投入和提升企业生产效率作为企业的管理目标。企业的其他部门与文书档案管理部门之间的配合度在很大程度上也影响着企业文书档案管理工作。大部分企业领导层认为文书档案管理不能作为管理体系关注重点，因此不需要特别地重视文书管理工作，并且档案材料的信息并不完善，因此，对于文书档案管理部门而言这些都是目前需要解决的问题。文书档案在没有相应的业务作为支持的情况下，则会导致文书档案的管理人员没有工作目标，因此就很难去了解文书档案管理在企业发展中所起的作用。如果企业不对文书档案管理部门进行规范化要求，则会导致文书档案管理工作很难得到改善。

二、企业文书档案管理的创新路径

搞好企业文书档案管理工作，是企业发展的必然。笔者通过思考与研究，特提出以下企业文书档案管理开拓的创新路径：

其一,创新企业文书档案管理模式。对于不断发展和进步的企业，企业一定要经过变革来达到利润的上涨。企业的文档管理一定要伴随着时代的进步而变革。企业管理者一定要完善管理思路，并且依据任务和规划开创新的文档管理方式。第一，公司要发掘出高效、简短、清晰并且功能全面的管理体系，明确好职责与责任的管理模型。第二，管理体系中要特别设立高效的奖惩机制，设立的机制能够一同推进文档的管理，把当下的公司运营与社会发展的供需关联起来。第三，密切关注管理体系相关的文档管理系统的建立，这个系统需要依据公司运转情况来完善，并且以科学与“存档”的办法集中执行。管理原则是根据管理内容的规定，其中有档案规划要求，文档管理办法以及有关的政府规定和法律，这些能够保障优质的管理任务系统，来确保管理人员以合理高效的办法开展管理工作。

其二，更新思想观念与思维方式。为了使文书档案管理在企业的发展中发挥作用，企业则需要转变思想观念与思维方式，提高对文书档案的管理工作重要性的认识。首先，企业管理层需要转变旧有的传统观念，要深入地了解文书档案的管理工作对企业发展的重要性。与此同时，企业也应该为文书档案管理部门适当地增加工作人员和设备的投入。进而，企业也应该加强对文书档案管理工作的宣传，以此来提高人员对文书档案管理工作重要性的认知，促进企业各部门对文书档案管理工作的支持与配合。最后，文书档案的管理工作人员也需要更新自我思想观念，爱岗敬业，拼搏向上，全面了解文书档案管理工作在企业的发展所扮演的重要角色，转变其工作态度并积极学习档案管理的相关知识，认认真真地做好自己所担当的文书档案管理工作。

其三，创新人才培养手段。由于企业的文书档案管理工作专业性要求很高，因此需专业能力较强的工作人员，因此企业需要对档案管理人员进行定期的培训，不断提升其专业技能水平。首先，因为该培训对文书档案管理至关重要，因此企业需要为档案管理人员提供充足的预算，并且使管理人员能够充分地了解存档功能的作用，以此来促进企业文书档案管理的有效运行。其次，企业可以推出相应的激励办法来吸引文书档案管理的优秀人才，企业还需要加强对档案管理的后备人员开展培训，主要是建立企业的档案管理团队，以此来提高档案管理人员解决问题的水平。此外，企业在进行管理培训过程中需要打开管理人员的视野，让其能够全面地了解文书档案的管理工作。还可以通过与内外部档案管理人员进行互动交流，以此来促进企业的档案管理人才素质不断提高。

其四，创新信息化工作方式。现阶段，文书档案管理流程的开发工作作为目前企业的一项重要任务，第一，企业需要转变其观念和档案管理工作模式，积极学习科学的管理方式，并迅速建立起企业的数字档案管理方式，以此发挥档案管理的作用。第二，实施网络文档分发和调查管理与文档共享来供给能够符合业务要求的软件支持，并且完善信息关联设备的设施支持。建立安全系数很高的网络，对数据传送节点开展安全管控和对数值文档的储存以及利用提供保护。为了提升文档的信息化管理能力，可以为公司高层提供各类学习与培训机会，对管理系统知识展开培训。对文档管理领导者来说，需要全面了解文书档案管理的任务。第三，通过了解不同类型的文书档案管理模式，但都需要包含文档管理的各个方面，一定要设立业务信息管理要求，并且一同分享文档讯息以鉴别文档的价值，以此来确保最大限度发挥其作用。

其五，企业档案管理制度法制化。文档管理中最关键的是文档代码的革新与传播。为此，企业首先需要完善文档管理功能。在企业内部设立专门的管理文档团队。该团队人员应该包括副总裁、部门领导和办公室负责人等，团队其他人员应是每个部门的重要一员，这个团队一年能至少开两次有关文书档案的管理工作会议，主要是处理企业文书档案管理过程中所产生的问题。还要设立互联网来对文书档案进行管理。除了在企业内部成立专门的文书档案管理团队之外，还要明确要求各个职能部门与重点业务部门的成员，重视文书档案管理工作。文档管理部门每年能够开一到两个专题会议，分享和总结文档管理工作。此外，还要进一步加强管理政策的法律，创建科学的管理系统，每一个公司还要遵循我国档案部门所制定的法律法规，建立符合自身特色的文档管理系统。

总而言之，在企业的发展过程中，文书档案记录了企业从创办到不断发展壮大的全过程，同时也为企业未来的发展提供有力的支撑与保障。如今，面对大数据信息化时代的总趋势，文书档案的信息化管理已经提到重要议事议程，企业在发展过程中需要不断创新文档管理新模式，增强文书档案资料管理的可靠性、安全性，进一步提升企业档案管理工作效率和服务功能，为加快企业发展贡献力量。