浅谈企业管理流程标准化的意义

吴秋艳，钟学丹，薛蕊

（陕西汉德车桥有限公司技术中心技术管理部，陕西 西安 710200）

引言

流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。实际上，做事的顺序会有很多种，做事情的方法也会有多种，而流程标准化就是在工作周期内找出可能最高效、最合理的工作组合流程，然后完善流程并推广应用实施。

随着我国制造业整体实力的进一步提高，数字化、标准化、精益化和高效化已成为企业在市场博弈中的关键竞争力。因此，企业在对各项业务过程实施不断优化的管理方法时，已逐步提高对流程标准化的认识，并不断推行流程标准化管理，进一步加强流程管理体系建设，提升管理水平，保证产品质量和服务质量，确保企业在市场中的优势地位。

1 流程标准化对企业发展的积极影响

1.1 业务步骤固化，有利于人员培养，提升工作质量

由于每个人的认知及经验不同，在企业中，一项工作如果不加约束地交给不同的人去做，必然会各有各的做法，形成不同的结果，效率自然也无法保证。在各自的工作过程中往往由于各种原因试错、返工等现象出现，导致完成的同一项工作的效率和完成质量参差不齐；随着企业的不断发展壮大，业务需求量的增多，逐渐形成制约瓶颈，严重阻碍企业进一步的高效发展。

而工作流程标准化可以将各个工作岗位的不同工作方法进行梳理，将先进经验保留、易错环节进行规避，最终形成最佳的业务模式，固化并进行培训推广，使得不同的员工进行同一项工作时，不会有太大差异，降低员工返工的几率，提高工作效率。同时，对于新员工的培养，不再单方面依靠老员工的个人经验去指导，而是主要依靠固定的操作规范进行指导，便于新员工快速熟悉工作方法及业务流程，工作质量和效率均可得以保证，为企业的快速发展提供基础保障。

1.2 流程标准化，改善管理水平，提升工作效率

流程标准化过程，就是在原有业务流程的基础上，进一步调查分析每一个环节及操作步骤，结合实践经验，补充、完善或去除冗余环节的过程，形成一种相对更优化的作业程序，再利用信息技术，把重复的、固定的业务步骤采用信息化系统进行固化。同时，明确职责分工，减少沟通障碍，逐步实现准确高效的工作效果。助力企业提高整体运营效率，有利于企业快速发展，形成核心竞争力。

以简单的资料归档发放为例，不进行流程管理，则如图1所示，易产生效率低、错发漏发以及管理成本过高的问题，经过简单的流程标准化管理，如图 2，便可以有效解决上述问题。

图1 缺乏流程管理的资料归档流程

图2 标准化流程管理的资料归档流程

对于一个制造型企业来说，保持稳定的高质量是保证企业占有市场的重要前提是产品质量还是服务质量。从设计、生产直到用户，每个环节都需要依靠一套合理规范的标准化流程才能确保产品质量的稳定可靠和售后服务的及时有效。流程标准化可以规范整个设计、生产等管理过程，从源头上减少不合格品的产生，对稳定产品的高质量有着重要的作用。

1.3 流程标准化助力企业核心竞争力实现

标准化工作是企业核心竞争力的重要载体，流程标准化则是企业实现核心竞争力的重要手段。长期以来，劳动生产效率一直是企业硬实力的体现，而流程标准化水平的高低，则直接反映了企业竞争力水平乃至在国家产业中的核心地位。随着经济全球化进程的不断深入，标准在国内和国际竞争中的作用更加凸显，继产品竞争、品牌竞争之后，标准竞争必将成为一种层次更深、水平更高、影响更大的竞争形式；而企业具备高效规范的产品开发、制造以及管理等全过程体系离不开流程的标准化，同时依托产品市场占有率的优势积极参与行业标准的制定和修订，对企业在整体行业中的提升和与国际接轨均具有重要的意义。因此，流程的标准化对于企业核心竞争力的形成至关重要。

2 企业流程标准化建设实施要点

2.1 梳理业务流程，并在实施过程中不断完善

首先，将流程中的工作内容以工作节点的形式进行梳理细化。接着，讨论制定最佳的业务流程，一旦确定，则应严格按照既定流程执行。

然后，用实践来检验流程的可行性及高效性：（1）判定是否符合业务操作的实际情况；（2）是否与其他流程有冲突和应急预案；（3）判定是否可以真实有效地提高生产或工作效率。

最后，根据实际业务需要适时作出调整。因为流程最终是为实际业务服务的，当流程执行过程中出现流程影响到业务进展时，需统筹考虑，必要时做出调整。同时在流程执行过程中总结，把经常出现的问题或影响效率的环节记录下来，分析各流程之间的节点关联关系，找出问题的关键所在，通过思考讨论提出行之有效的改善的方法，使流程逐步完善并优化，从而能够在整个环节中真正起到应有的作用。

2.2 借助信息化系统，推进企业流程标准化实施

传统的人工处理方式，充满着各种人为因素和不确定因素，且随着企业规模的不断扩大，采用信息技术手段进行业务流程的实施，将帮助企业推进规模化、系统化、细节化标准流程的有效运行。通过信息化系统的规范化管理，使得业务流程更加合理和高效，能大幅度消除或减少人工业务流程中的时间、人力等成本和非增值活动。

比如，通过 PDM（产品数据管理）系统、ERP系统、RDM 系统等的应用实施，对原有的管理流程和工作流程进行深入分析，找出各种流程缺陷和潜在的不足，从而梳理制定出更适合企业各项业务的流程。且应基于系统和整个业务流程全局考虑，任何一个部门都不是孤立存在的，应充分考虑上下游部门及整个业务链的需要，形成工作合力。应用信息化系统的优势还在于软件系统能够快速识别出不适用的柔性环节，这就需要管理员增加节点，进行人为地操纵和监控，避免传统流程的僵化且不易改进的缺点，有助于标准流程的持续改进和完善，同时软件系统将其在应用系统中得以固化，更有效地推动流程标准化的实施运行。

2.3 流程实施中进行评价并持续改进

流程刚开始实施后，可能短期内会产生不适应的情况，但不能以此为理由就很快对其否定，任何一项革新或改变，都会在初期出现一部分反对或抱怨的声音，但是不能因为小小的阻力就放弃实施或对实施的可行性产生怀疑。要坚信标准化的流程是在前期通过有效的梳理及分析，并经过系统的规划和统筹安排决定的， 不是一蹴而就形成的，新制定的流程一定是较之前有很大提升的，只有坚持实施一段时间后，才能综合看到流程实施的效果，当然存在些许的瑕疵不可避免，只要及时纠正和完善，才能达到最终的理想效果。

流程实施后很大程度上会提升整体的管理水平，但也不是一成不变的；而是随着企业的发展和市场环境的不断变化而动态变化的，应适时对流程进行评价和持续改进。可以根据流程周期时间、流程复杂程度以及流程对业务运作效果的影响程度来对流程进行评价，只有构建持续改进机制，才能不断改进流程，以最少的资源和最短时间实现高效率运转，进而体现流程标准化对管理水平的提升作用。

3 结语

标准化是人类文明进步的工具，标准是人类文明进步的成果。从中国古代的国家统一，到现代企业的规模化运转，都是标准化一步步实践的成果。只有在标准化的工作流程中，我们的业务操作才能实现规范化、合理化，各项业务资源才能更加有效地进行整合，进而实现运营的高效化。通过不断的优化、改进，促进企业精细化管理水平，总结成功经验，保证企业管理的可持续发展，形成企业核心竞争力，确保企业和市场的良性循环发展。