档案数字化发展对高职院校档案管理工作的影响

褚志远 王星辉

◆摘  要：高职院校的发展历史、学生档案记录和高职院校未来的发展规划都记录在高职院校档案当中，所以，开展数字化的档案管理工作可以更加准确的记录学校的变迁历程，加快高职院校的专业化发展。随着计算机网络技术在各行各业当中的普遍应用，信息数字化技术也开始运用到高职院校档案管理当中，使高职院校档案管理的难度有所降低，提高工作人员管理学校档案的效率，可以更快的检索、查阅档案资料，加快档案管理工作向着数字化方向发展。

◆关键词：档案数字化;高职院校;档案管理;影响

科技的不断发展使我国进入了信息化、网络化的时代。所以，为了能够适应时代的发展脚步，建立数字化的高职院校档案管理系统已经成为档案管理工作人员需要解决的问题。高职院校的档案是作为高职院校健康管理及未来发展规划的重要依据，因此，高职院校档案管理系统的网络化对于开展档案管理工作而言有着重要的意义。

一、高职院校档案信息数字化管理的现状

1.高职院校的档案管理部门缺乏合作意识

目前，传统的档案管理方式依旧是高职院校档案管理的主要方式，缺乏与其他院校合作共享的意识，使高职院校各院系之间的信息交流受到阻碍。而且工作人员在管理学校档案时，运用传统的管理方式，导致对新兴的数字化管理方式产生抵触心理，不利于信息数字化的档案管理机制的建立。

2.高职院校档案数字化工作制度不完善

目前我国部分高职院校在建立数字化档案管理体系的过程中，没有制定统一完善的管理标准，各部门之间没有进行充分的交流和沟通，导致高职院校各部门在对档案进行管理的过程中，都需要制定单独的管理制度，造成高职院校同类档案管理制度重复的现象，不能有效推动数字化管理体系的建设。

二、数字化技术的运用对高职院校开展档案管理工作的影响

在我国科技水平不断发展的背景下，信息数字化技术开始在各行业中得到广泛地运用，推动了我国各行业信息化的发展进程。在高职院校的档案管理工作中运用数字化技术，可以有效的降低工作人员的管理难度，提高档案管理效率，对有效的開展档案管理工作存在着重要的影响，主要表现在以下几个方面：

1.数字化档案管理体制的建立符合时代发展的要求

随着当今社会科学技术的不断发展，高职院校档案管理工作人员应该不断提高自身的专业水准，来迎合当今社会的发展要求。将信息数字化技术运用到高职院校档案管理工作当中，在使档案管理的工作难度有所降低的同时，还可以使管理档案的效率得到提高，实现了工作人员对高职院校海量信息的有效管理，对高职院校的学生信息进行准确的掌握。因此，将信息数字化技术运用到高职院校档案管理工作当中，是符合当今社会的发展需求。

2.提高高职院校档案管理工作水平

通过建立数字化的管理体系，可以使收集保存的资料得到充分的利用，避免资源浪费，提高档案管理的工作效率。对高职院校档案的管理，最重要的是对信息进行保存和应用，但是传统的档案管理工作将档案管理重心放到档案的收集和保存方面，而忽略了对档案的有效利用，导致了档案信息的作用不能充分的利用起来，造成了资源的浪费。再加上由于以往的档案信息都是纸质存放，这也给档案管理工作带来了一定难度，而档案数字化发展不仅有效的改善了档案存放和应用方面的问题，同时也使档案的利用率得到有效的提高，实现了高职院校档案资料的共享，使档案管理工作的水平得到有效的提升。

3.推动了高职院校档案管理工作的创新发展

高职院校规模的不断扩大使学校的学生数量也在增加，因此这也加大了档案管理人员的工作难度。所以高职院校应该不断的创新档案管理制度，弥补传统管理模式中的不足之处。档案管理的数字化发展能够有效地应对在高职院校规模不断扩大的情况下，需要保存的学生资料也在增多，将数字化技术应用到高职院校档案管理当中，不仅能够准确的将档案进行分类，同时也提升了档案分类的工作效率。同时，数字化档案管理技术还可以对高职院校的教学水平进行评估，通过数字化档案管理体系的建设，可以对学生的特点进行分析，以此来达到高效的教学评估的目的。对学校学生档案进行数字化建设，能够准确的掌握学生的动态表现，有针对性的对学生进行培养。综上所述，发展数字化档案管理体系不仅能够有效推动高职院校的创新发展，同时也能够提高高职院校的办学水准。

三、加强高职院校数字化档案管理的具体措施

1.制定完善的数字化档案管理标准

数字化管档案管理方法在给高职院校档案管理工作带来新机遇的同时，也带来了一定的困难。因此，高职院校在发展数字化档案管理的过程中，应该制定严格的管理标准，建立完善的数字化管理系统，对高职院校档案资料进行严格的记录、保存和应用。同时，也应该为高职院校内的纸质档案建立电子档案，建立完善的档案资料库，避免因为纸质档案的损失而造成资料的缺失，将纸质档案和电子档案结合保存，也有利于工作人员对档案进行管理和查阅。

2.培养工作人员数字化管理理念，提高专业水平

加快高职院校数字化档案制度建设进程可以使档案管理难度减低，因此高职院校应该定期组织培训活动，培养档案管理人员的数字化档案管理理念，提高相关的管理技能。高职院校可以建立相关的奖惩体制，奖励完成工作及时的员工，对完成工作不及时的员工进行惩罚。同时，高职院校可以定期组织外出考察活动，通过考察优秀学校的管理方式来提高本校工作人员的管理经验，对本校的档案进行有效的管理，使工作人员的档案管理水平得到有效的提高。

四、结束语

总而言之，信息化档案管理的发展是高职院校不断发展状态下的必然体现，也是为了能够满足当今社会不断发展的需求。但是数字化档案管理体系的建立应该是循序渐进的，应该认清每一个环节，才能够对高职院校数字化档案管理进行明确的规划和建设，有效地推动高职院校数字化档案管理建设。

参考文献

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[5]刘洋，付璐.浅谈数字化时代高职院校的档案管理[J].知音励志，2017（10）：193-194.

作者简介

第一作者：褚志远，女，内蒙古建筑职业技术学院教务处教学督导办公室主任。

第二作者：王星辉，女，内蒙古建筑职业技术学院教务处教学资源管理科科长。