浅谈高职院校二级学院教学档案管理工作存在的问题及解决对策

梁敏茹 林洁文

二级学院教学档案是高校二级学院在开展教学、科研、学生学习等活动中形成的有保存价值的图表、文字、照片等不同形式的历史记录，是二级学院发展的重要见证，直接反映了二级学院的教学工作，是评估二级学院教学质量和管理水平的重要指标，对学院的建设发展起着重要助推作用。

近年来，随着我国全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估，各高职院校越来越重视档案工作，档案管理工作需要不断改进和提高。但是高职院校只重视校级档案管理，而忽视其二级学院教学档案管理的现象依然存在，二级学院档案管理依旧很不规范，给学院自身建设和发展带来不利，同时也给高职院校本身的长远发展带来一些新问题。

一、高职院校二级学院教学档案管理工作的主要内容和特点

1.二级学院教学档案内容繁多

二级学院教学档案是二级学院教学活动和学生学习的全过程的真实记录，内容繁多，主要包括：学校规章制度、学校教务处和督导下发的文件;教学大纲、教学计划，教学计划变更材料及申请等教学管理类材料;教师上交的期末考试A、B卷及答案和试卷分析，考试成绩单、顶岗实习材料等教师业务类材料;还有学年教学工作总结、校外实习基地规划材料、实习总结、教学质量评估材料、教学会议记录、工作量统计表、奖惩材料等跟教学相关的行政类档案材料，以及学生学习过程中转专业、休学、退学等备案材料。二级学院根据自己的职能及特点，档案管理整体为档案收集、整理、鉴定、保管（移交）、统计、利用等工作。

2.高职院校档案门类较多

高职院校的档案不仅门类较多，且各个门类档案的形成过程也不尽相同。二级学院所产生的档案有以下两个比较突出的特点。

第一，收集多样性。由于各门类档案材料记录的内容专业性较强，且二级学院各专业工作性质存在差异，档案材料的收集工作必须遵循档案的自身规律和特点而采用多渠道、多样性的收集方式。

第二，收集时间的非统一性。高校许多工作受上级和社会的制约，在管理上需要同上级机关和社会的活动同步。比如，在计划管理上使用自然年度，教学工作中采用学年度，而科研、设备采购、验收等均不一致，因此收集时间不可能完全一致。

二、高职院校二级学院教学档案管理现状

1.档案管理专业化水平低，不集中

高职院校二级学院教学档案管理工作一般没有设立专职管理人员，甚至有一些至今还没有成立专门的档案室，所有档案资料都存放在办公室的铁皮柜里，日常管理和使用均由教学秘书兼职。管理的范围也仅限于文书档案和部分科研、教学实践及实物档案，而大量的科研活动材料都分属各专业保管，缺乏集中管理，也不利于本学院对档案的有效利用。

2.档案收集不完整，整理不规范

高职院校二级学院教学档案管理内容广泛，载体形式多样，有些应归档的文件材料没有及时被收集归档或被遗漏，有些已归档文件材料其內容不齐全、不完整。例如，有些归档文件材料中只有请示，没有批复;有些只重视收集各种红头文件，而忽视了对教学、科研活动中形成的各种文件材料的收集。还有在整理、分类材料上缺乏严格规定和统一标准，造成了档案保管期限划分不准确、目录填写不明晰、检索工具不完备等问题，为日后档案的查找利用带来了诸多的困难。

3.档案管理手段落后，利用效率低

有许多高职院校的二级学院档案管理仍然停留在纸质存档、手工管理的水平上，档案信息存储量小，收集、整理、检索难，利用率低。

三、对高职院校二级学院教学档案管理的建议

1.提高意识，加大投入

教学档案管理工作是二级学院日常工作的一项重要任务，涉及的范围广、作用大，因此二级学院及学校领导都必须给予重视，将档案管理工作提高到基础地位。要做好档案管理工作还需加大投入，首先要提供档案库房，建立标准档案室，配置扫描仪、计算机、数码相机等设备，加强电子档案建设，逐步实现电子和纸质档案双重管理。

2.建立健全档案管理工作制度

制度是开展工作的准则和依据，只有建立科学合理的档案管理制度，才能指导和规范二级学院的档案管理工作。

我国2008年公布了《高等学校档案管理办法》，这对高校档案建设、管理工作具有重大的指导意义，也显示出档案管理对高校及发展的重要性。高职院校应在《高等学校档案管理办法》基础上，结合自身学校的条件、特点等实际，建立和完善适应学校自身的档案管理制度，从而提高高职院校的档案管理效率，为学校发展提供保障。

同时，要加强档案管理机制，对二级学院、各部门档案进行规范化管理，要求二级学院的档案不定期整理和移交，同时对二级学院及各部门档案建设、管理工作进行不定期检查，督促二级学院档案管理工作更加规范化。

3.建立教学档案库，推动二级学院教学档案管理工作信息化

随着高职院校和社会发展的网络化、信息化，高校教学档案的管理必须加强信息化建设，才能更好地为学校的发展和师生提供高效便捷的服务。高职院校应在计算机网络建设的基础上建立档案库，利用信息技术获取、处理、传输、应用教学档案资源，提高档案管理效率，实现教学档案资源共享，逐步实现档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化。

参考文献：

[1]王萍.对高校二级学院档案管理现状的思考[J].活力，2010（08）.

[2]余纪珍.关于高校院系档案管理工作的思考[J].文教资料，2012（7）.

[3]武玲娥.高校院（系）教学档案信息化管理研究[J].兰台世界，2018（04）.

[基金项目：本文系“创新教育与强化职业能力培养的研究与实践”（GDKM2018-6）的阶段性研究成果。]

责任编辑 陈春阳