“互联网+”背景下高校档案管理工作创新探究

石贞贞

摘 要：在计算机技术迅猛发展且广泛应用的今天“互联网+”时代来临，包括高校等在内的相关单位在档案管理工作开展过程中灵活合理地应用各种先进成熟的网络技术、信息技术，以期在全面提高档案管理效率和质量的前提下降低管理成本，由此获得可观的经济效益和社会效益。本文首先对“互联网+”背景下的高校档案管理特点进行了简要论述，其次对互联网高速发展背景下，高校档案管理工作所面临的机遇和挑战进行了分别论述，最后就如何在“互联网+”背景下创新高校档案管理工作提出了一系列合理有效的策略，希望能够促进高校全面有效克服档案管理工作过程中所面临的各种难题与挑战，推动档案管理工作逐步朝着电子化、高效化、信息化等方向发展。

关键词：“互联网+”背景;高校;档案管理;创新探究

高校档案是一个涵盖了各种与高校相关的信息库，既包括高校在办学期间取得的一系列科研成果，也涵盖了高校不同阶段的工作及活动情况，作为高校极具参考和保存价值的重要史料，高校档案对学校而言尤为重要，其档案管理水平的高低在一定程度上反映了其管理效率和质量。在互联网迅猛发展的今天，高校应在档案管理工作过程中灵活合理地引入成熟強大的信息技术和网络技术，促进档案管理工作逐步朝着现代化、智能化、信息化等方向推进，从而使得档案管理效率和质量实现全面提升，保证档案资料管理的完整性、安全性及可靠性，推动高校稳步健康发展。

一、“互联网+”背景下高校档案管理的特点

在计算机技术、网络技术等迅猛发展的今天，“互联网+”背景下的高校档案管理呈现出新的特征，具体表现为下述四个方面：一是开放性和共享性等特征，档案利用范围相较之前明显扩大，为各界人士及时便捷的调用档案提供了极大的便利;二是档案文件能够以电子文档的形式进行储存和管理，有助于减少纸张的使用，既环保又经济，同时也能够促进档案管理的规范化发展;三是提高了高校档案资料的传输及利用效率，在网络覆盖范围不断扩大且网络技术迅猛发展的今天，跨区域调阅档案已成为一种常态，切实提高了档案利用率;四是高校档案管理效率和质量全面提升，依托于先进成熟的现代化办公设备，管理人员能够直接通过电脑在特定系统上完成对档案的高效化、实时化及便捷化管理。

二、“互联网+”背景下高校档案管理工作的机遇与挑战

1.“互联网+”背景下高校档案管理工作开展过程中面临的机遇

（1）促进高校档案管理工作效率进一步提高

在“互联网+”背景下，各类网络技术及信息技术的迅猛发展，为高校档案管理工作提供了极大的便利，使其管理效率和水平得到有效提升，并且切实降低了档案管理人员的工作量，其管理工作模式和管理流程相较之前发生了明显变化。当前，各大高校办学规模不断扩大，各类珍贵档案资料变得更加丰富化、多元化，包括党群及行政等在内的各类档案资源均是高校发展过程中积累起来的重要史料。随着档案利用率的不断提升，档案查询量、查询频率明显增多，无形之中导致高校档案管理人员的工作量骤增。若高校不积极引入先进成熟的信息技术，依旧通过原来的手工模式进行查询和管理，那么势必会导致查询效率低且容易出错，难以全面有效地满足档案管理发展需求。而“互联网+”背景下各类信息技术及网络技术的迅猛发展，既有助于提高高校档案管理效率，还能够降低工作人员的劳动强度，为师生提供更好的档案查询服务。

（2）切实改善服务质量，支持远程访问及查询

在高校教学教育活动如火如荼持续开展的今天，包括党政电子公文等在内的大量数据相应产生，由此使得电子档案资源规模迅速扩大，与此同时，各类先进成熟的信息技术的日臻成熟及广泛应用切实提高了高校档案数字化、电子化发展速度。在档案管理工作开展过程中，可直接通过扫描等技术将高校的纸质文档和照片文档快速高效地转变为便于查询和保存的电子档案，从而使得电子档案规模迅速扩大。为了便于师生查阅档案资料，高校管理人员依托于先进强大的网络和高校之间保持密切联系，创建了操作便捷且性能强大的档案管理系统，使得师生查阅档案资料不受时空的约束，支持师生通过计算机远程访问及查询，使得高校档案管理工作的服务质量大幅改善。

（3）便于深入挖掘有价值档案，支持档案资源实时共享

在新时代发展环境下，高校档案信息化、数字化发展态势迅猛，每年都会新增大量的电子文档，可供分析的电子档案资源越来越多，其规模不可估量。在互联网迅猛发展及信息技术日臻成熟的发展背景下，各类先进、强大的技术为人们在大量的档案资源中便捷高效的挖掘出最有研究和使用价值的档案提供了强大支持，有助于将其便捷高效地全面整合，由此形成高质量的档案资源。同时，也为人们查询和共享档案资源提供了极大的便利，有利于良好地满足师生查阅和使用档案资料的需求。

2.“互联网+”背景下高校档案管理工作开展过程中所面临的挑战

（1）信息专业人才匮乏

在“互联网+”时代背景下，最具潜力且最急需的人才当属信息专业人才，他们在高校档案管理工作开展过程中扮演着极其重要的角色。不过，遗憾的是，目前很多高校档案部门普遍存在着人才短缺的问题，既懂信息技术又懂档案管理的复合型人才非常少，很多档案管理人员的技术能力较差，尽管引入了一系列成熟强大的新系统、新设备，但是由于操作不娴熟、不专业，致其价值和作用无法得到充分彰显，由此造成的后果是档案管理效率和质量并未随着设备投入的增大而显著提升。有专家表示，资深信息专业人才匮乏的问题短期内不会得到妥善处理，其缺口会随着社会发展进一步扩大，而这也对高校档案管理工作的信息化发展提出了严峻挑战。

（2）高校档案设备管理不到位

目前，很多高校侧重于教学及科研工作的开展，包括高校设备档案管理等在内的服务性工作并未得到足够的关注，很多高校没有创设专门的设备管理部门，而是直接将实验教学设备和档案管理融合在一起，导致档案设备管理效率和质量较为低下。很多高校出现了重购买轻管理的情况，不仅不利于档案设备得到高效高质的管理，也使得很多档案设备的价值没有得到充分发挥，长期处于闲置的状态，浪费现象较为严重。除以上问题外，很多高校管理人产权意识较差，资产归属不明，特别是对外单位赠送的档案设备，往往没有被正式纳入档案设备管理范畴之内，未加强对各类档案设备的档案记录和整合，账务与实际不符的现象屡见不鲜，不利于国有资产得到应有保管和利用。