内部控制视角下高校科研经费管理存在的问题及对策

邵欣欣

【摘 要】高校科研管理目标是规范科研管理、防范风险、提高科研绩效，完善科研管理内部控制是实现管理目标的有效手段。本文按照COSO内部控制框架五要素，对目前高校科研管理内部控制存在的问题进行分析，从控制环境、内控活动、风险评估、信息与沟通、评价与监督五方面提出进一步完善科研管理内部控制的措施。

【关键词】高校;科研经费;内部控制

一、引言

在科技創新发展的驱动下，国家进一步深化科技体制改革，加大对科技研发的资金投入，企业也愈加重视与高校的合作，高校作为科学研究和科技创新活动的重要参与者，从政府和社会获得的经费资助越来越多。2014年以来，国家及相关部门出台一系列文件，全面推进“简政放权、放管结合、优化服务”改革，致力于打造宽松、自主、严谨的科研环境。新政策下，政府对科研活动的行政管理职能逐渐弱化、剥离，在赋予了高校、科研人员更多自主权的同时，高校作为科研经费管理的责任主体、科研项目负责人作为科研经费使用的直接责任人也承担了更多责任。管好、用好科研经费，防范风险，提高科研经费的使用效益，为高校科研事业的健康发展提供助力，是高校和科研人员共同面临的问题。高校科研管理目标是规范科研管理、防范风险、提高科研绩效，完善科研管理内部控制是实现管理目标的有效手段。目前，高校科研内部控制在基础要素方面还存在诸多缺陷与不足，高校应着眼于可控目标，从亟待解决的基础问题入手，逐步推进科研管理内部控制建设的体系化、系统化。

二、高校科研管理内部控制存在的问题

高校内部控制是以校党委常委会和校长办公会为决策主体，以院系部处和全体教职工为执行主体，以内审部门为监督主体的控制体系。授权程序、对各业务流程的梳理、风险点的识别、制度执行的有效性等方面越来越受到关注，但高校在科研管理内部控制方面仍存在一些基础性问题有待解决。

1.控制环境有待优化，对内部控制认识不足。

控制环境是内部控制框架（COSO）的基础要素，内部控制能否达到预期效果，很大程度取决于系统运行环境，目前高校科研经费“项目级内控没有、院系级内控虚设”并非个别现象，主要表现在（1）院系级内部控制缺失：目前普遍实行的“项目负责人制”科研经费管理模式在赋予科研人员充分的经费支配权的同时，弱化了院系对科研经费的管理权，导致院系在科研经费管理上的权责不对等，院系层面对科研经费的控制薄弱。（2）科研助理作用发挥不充分：科研人员需投入大量的精力在科研业务中，大多时候由课题组成员、外聘临时人员或学生协助办理科研活动相关的财务、资产、科研等管理部门的手续，受专业性或精力限制，他们仅能协助项目负责人完成“跑腿”的任务，无法达到专业化的财务管理要求。（3）科研人员对科研经费认识不到位：多数科研经费是科研人员以竞争的方式取得，以往的科研管理制度对科研人员的激励、绩效体现不充分，加上以往高校相对宽松的科研经费管理模式，仍然使一部分科研人员对科研经费的“公款”属性认识不足，导致对相关内控制度执行不到位。

2.控制活动过多，控制流程不合理。

科研活动与科研管理、采购、合同、财务等部门的管理活动密切相关，在行政事业单位内部控制建设不断推进的背景下，各业务管理部门都在积极完善本部门的制度建设、业务流程的制定，但是制度建设缺乏整体考虑，不同部门的制度存在重复控制、不必要控制。比如在项目立项、采购、经费支出、结题验收、审计、绩效评价等环节中重复提交资料、多部门跑腿;经费使用环节控制活动过多导致“管得过死”、“办事流程过于繁琐”等情况，严重消耗科研人员的精力;科研活动的不确定性，使得某些办事流程无法在内控制制度中体现，业务管理部门之间的业务流程衔接不顺畅，导致“办事难”。“花钱费劲、办事难”是科研经费使用过程中经常可以得到的反馈。

3.风险管理缺失，风险控制能力薄弱。

高校财务管理以“核算型+管理型“为主，尚未提升到高校治理层面。业务管理部门注重对本部门业务流程的管理，缺乏与业务相适应的风险管理目标，风险评估与应对机制尚未形成;高校内部业务管理部门业务边界划分不明确，职能交叉的内容权责利划分不具体，对风险评估、绩效评价等重点活动缺乏长效控制机制。业务层面风险管理的缺失，导致对业务的管理活动过多、监督活动乏力，缺少风险识别和应对机制，风险发生之后被动地采取应对措施，大大削弱了高校的风险控制能力。

4.信息与沟通不畅，业务数据分散于各个信息孤岛。

数字校园的建设，大大提高了高校业务管理的信息化水平，高校关键业务部门基本实现了信息化管理。但是，各信息平台孤立、形成“信息孤岛”，内部控制缺少有力的信息化手段支撑仍是高校信息管理系统普遍存在的问题。实现业务数据的集成、共享，提高信息质量和系统的数据分析能力，从庞大在业务数据中筛选出能被决策、管理、监督利用的有效信息是高校科研管理内部控制中亟待解决的问题。

5.内部监督效力不足，科研经费管理风险较高。

科研项目种类多、数量大、金额高与高校内审人员力量薄弱的矛盾日益突出;仍以手工审计为主的审计手段跟不上快速增长的科研经费管理需求;审计模式单一，科研经费审计覆盖面低等情况是高校科研经费审计监督面临的普遍问题。另外，内部监督效力不足，无法对科研内部控制建立与实施情况进行全面的监督和评价，审计对内部控制监督约束机制不明显，内部监督效力发挥不充分也是科研经费使用环节风险事件频发的原因之一。

三、完善高校科研内部控制建设的对策

内部控制建设是涵盖了顶层设计、运行机制、信息系统、运行效果的系统工程。高校科研内部控制在基础要素方面还存在诸多缺陷与不足，高校应结合自身实际情况，从亟待解决的基础问题入手，逐步推进科研经费管理内部控制建设。

1.以完善顶层设计为先导，优化内部控制环境。

首先完善学校内部科研经费管理机制，建立学校——院系——项目负责人三级管理体系，强化学校的法人责任，切实承担起服务科研人员、规范经费管理的责任。其次是职能部门应提高“服务科研”的意识，坚持以人为本，以调动科研人员积极性和创造力为出发点和落脚点，坚持放、管、服相结合，明确职能交叉的权责，在确保学校资金资产安全的前提下尽量简化办事流程，让科研人员从繁杂的事务性工作中解脱出来，为激发科技创新创造良好的内部环境。第三是加强政策宣讲和思想教育，督促科研人员规范使用经费，培养科研人员树立风险意识和项目负责人的责任意识，优化高校内部控制环境。

2.以完善制度流程为基础，提高内部控制有效性。

内部控制即要考虑控制的有效性，又要避免重复控制，节约控制成本。业务部门在制度建设和业务流程设计过程中要对学校整体层面的相关制度建设情况及整体业务控制流程进行通盘考虑，统筹规划，在关注本部门制度控制有效性的同时，也要关注到与其他业务部门管理制度的衔接和避免重复控制，加强对重要活动、重要风险点的控制，简化审核签批等常规化流程，使制度建设尽量做到科学规范、运行有效。业务部门之间控制流程尽量做到衔接顺畅、关键控制点不遗漏，进而使整个业务控制流程畅通、便捷、高效，剔除不必要控制。

3.以风险管理为核心，提高风险防控能力。

习近平总书记强调，要拓展审计监督广度和深度，消除监督盲区，加大对经济社会运行中各类风险隐患揭示力度。高校需重视风险管理，加强科研预算、经费收支、采购、合同签订等重要环节的过程管理，查找业务流程中的风险点，并按风险等级制定应对措施，形成学校科研管理关键控制点。业务管理部门需加强过程管理，定期对业务数据进行深度分析，及时发现存在的潜在风险，尽量做到风险早发现、早预防、早应对，提高学校的风险防控能力。

4.以信息技术为抓手，提高信息沟通质量。

科研经费规模不断增长带来的是业务数据量的激增和数据复杂程度的提高，国家新的财会制度、《行政事业单位内部控制规范》均对信息化手段的运用提出了明确的要求，高校对借助计算机技术来进行风险防控、提高经济效益、为决策提供依据的需求越来越迫切。通过运用信息技术将来源于不同业务部门、不同性质的结构化数据、半结构化数据和非结构化的分散数据抽取集中到一起集中存储，以财务数据为核心，实现财务数据与采购、合同、教学、科研、人事等业务数据的贯通和自动对接。通过对数据的清洗、整理、分析，建立起可被科研经费管理者、监督者和科研人员利用的数据共享平台，确保信息的顺畅沟通和有效反馈，打造良性持续的数据生态环境，为高校完善科研管理提供有力的信息技术支撑。

5.以内部监督为保障，促进科研内控制度落实。

风险事件往往从经济事项上表现出来，财务监督是防范风险的重要关口，加强财务核查，提高会计基础信息质量，及时给经费使用人进行风险提示，并将发现的潜在的风险反馈给审计部门，实现监督信息自下而上的联动。内部审计部门，通过对实物流、资金流、信息流的监督检查，审查内部控制各环节的落实情况，为进一步完善学校科研内部控制体系建设提供指导。同时审计要加强与财务、监察部门的沟通，建立会计核查、审计审查、纪检监察三者联动、分层面、多角度的动态内部监督工作机制，打造良好的内部监督环境。学校根据内外部环境的变化和监督部门的反馈，适时对内部控制制度进行更新和修订，形成内部控制不断完善的良性运行状态，保持内部控制的有效性。

四、结语

在国家大力推进科技体制改革的背景下，高校如何更好地履行法人責任，确保科研经费“接得住、管得好”，是高校面临的新课题。同时，内部控制建设是一项复杂的系统工程，高校科研内部控制在控制环境、内控活动、风险评估、信息与沟通、评价与监督等基础要素方面还存在诸多缺陷与不足，高校科研管理内部控制建设需结合自身实际情况，着眼全局，从亟待解决的基础问题入手，逐步推进，实现科研管理内部控制建设的体系化、系统化。

参考文献

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（作者单位：北京工业大学）