基于计算机技术的高等院校电子档案的 归档管理研究

李翠艳

【摘要】    对于高等院校来说，每年都要增加大量的档案，如果采用传统的纸质档案管理模式进行档案的归档管理，将耗费非常大的人工，而且档案也容易因为人工的失误发生损害或者出现建档、归档分类模糊的情况。在竞争日益激烈的今天，高校唯有利用计算机手段做好档案的归档和利用工作，才能让更多的科研成果向着社会效益转化，也才可能让电子档案管理工作变的有条不紊。

【关键词】    计算机技术    高等院校    电子档案    归档管理

引言：

传统的高校档案管理主要的存储形式是纸质文档，纸质文档具有很多缺陷，例如存储空间大，容易被损坏、丢失、破损等，这些缺陷都影响着高校档案的管理工作。高校的档案不仅仅是由学校的学生和教师的档案组成，还包含着高校多年积累下来的从建立到发展的全部历程以及高校的科研院所产生的所有宝贵资料，而档案的归档工作，又是档案的最基础的工作，因此，充分利用现有的计算机资源做好电子档案的归档管理工作对于档案的信息化管理是非常有必要的[1]。

一、高校传统档案管理模式存在的缺陷

1.1落后的管理模式

传统的高校档案管理，依赖的主要是人工操作，档案从开始建档开始，就全部依赖档案管理人员对档案进行建档、归类、汇总直到装订等，一个档案从建档之日起，必将需要大量的档案工作人员为其服务，而且由于纸质档案的特殊性，使得纸质档案管理系统都存在一定的弊病，那就是档案的管理过程非常繁琐，档案管理人员的工作量非常大，也非常容易失误。……