间接采购数字化转型，探索企业发展“新赛道”

海智在线嘉宾：赵玉新九阳招标采购部总监

近几年，采购数字化是一个比较热门的话题，很多企业正在研究、介入、实操采购数字化。为什么要做采购数字化？从大环境看，中国正在引领全球数字经济，电商化红利从To C向To B辐射，“90后”“00后”是天然数字化的人群，能更快地融入互联网流通体系。受贸易摩擦和新冠肺炎疫情影响，全球供应链受损、经济放缓，数字化将全面深化渗透各产业及企业的各个环节。

九阳招标采购部总监赵玉新从事制造行业近20年，曾负责九阳小家电社区实战经验策划与实施，以及组织力精益项目与九阳采购数字化转型项目等。他将分享在竞争激烈的数字化时代下，如何顺应采购数字化趋势，进而高效实现间接采购数字化实践之路。

——海智在线推荐语

数字化转型面临的问题和挑战

从企业内部看，改变采购供应链系统管理薄弱的短板是采购数字化转型的迫切需求。当下，很多企业面临着间接采购效率低、成本高，“信息孤岛”，间接物资品类杂、范围广、错误率高，急单多、降本难等一系列挑战。赵玉新表示，九阳集团10多年前就开始做采购信息系统化，2018—2019年结合自己的业务实际和供应链数字化进行采购数字化转型，探索企业发展新道路。

所以，在采购数字化系统建设前，首先要根据企业的发展特征明确目标。赵玉新提出间接采购系统需要重视“四化”： 可视化、电商化、协同化与在线化。只有实现了这4个重要功能，才能解决领导关注的阳光化、效率化问题，满足采购人员的及时需求，帮助他们提高效率、合规降本，以及提高内部客户的体验和满意度，从根本上让企业面临的难题迎刃而解。

5个步骤：有效推进与落实数字化建设

如何全面推行数字化方案？除了筛选优质的供应商，高效的项目管理也是关键。赵玉新根据多年亲身实践经验，分享了项目管理的5个步骤。

第一步，组建项目团队。赵玉新认为，组建团队的重点是利益相关方管理，首先要关注领导和相关方的态度，他们的支持是项目顺利开展的重要前提;其次，将可能会否定项目的人员，包括财务、信管、业务等岗位的人员拉进团队，可以大幅度降低项目被否决的风险。在管理这支来自不同岗位的成员时，不仅要保证他们“耕好本职的田”，而且要协调所有成员共同“育好项目的园”。

第二步，确定边界。确定边界、防止业务扩散，让公司领导和项目组成员清晰地看到里程碑，也是项目执行的决策点。先要通过项目组充分调研和集思广益，然后结合实际业务拓展，细化界定项目的定位、业务范围、品类范围、组织范围和系统连接等。

第三步，灵活运用工具。在项目具体实践中，需要借鉴和引用采购、运营、财务等多种工具与方法，比如“供应链321模型”、采购数字化转型4.0路径和麦肯锡 SCQA 模型等，在采购情景冲突和疑问中大胆质疑，小心求证，构建全流程、数据化的采购管理系统。

第四步，高效梳理项目流程。首先要加入时间线，将流程重组合并、删繁就简;接着将信息录入IT系统，进行自动优化与梳理。

第五步，分析数据。数字化的核心基础是数据，而数字是采购运营的“大脑”，必须要基于统一的数据管理规则。首先，要确保数据的源头质量，包括及时性、准确性与完整度;其次，业务与数据双驱动，可以灵活满足业务自助式的数据诉求;最后，不断完善业务对象、过程与规则的数字化，进行广泛的支出分析预测和有限管控，可以实现多维度、多视角的监测及解读决策支持。

在项目建设过程中，除了以上5步，还要关注与项目组共同成长、有潜力的成员，重视培养数字化协同的专业采购、会运营和懂数字化的多栖人才。

案例分享：如何善用数字化系统提高企业管理效率

在实际的项目管理过程中，会遇到非常多的困难与挑战，包括组织内部不理解、不清楚如何驱动供方投入优质资源、遇到业务难题无人决策等。赵玉新用一个文化衫采购的案例，分享了如何通过间接采购数字化项目的实施解决这些问题，使得公司在间接采购业务方面焕然一新。

使用场景

员工大会、运动会、经销商大会、供应商大会及部门团建项目。

原情况

（1）制度規定统一由POP（采购订单处理）和行政见需求、按规定流程审批采购，如2 000元以上要进行询比价、1万元以上要签订正式的合同等，各部门有自己的未经过专业培训的临时采购人员，业务操作随意性大，采购需求和决策更是越过流程制度由各部门自己做，事后报销、补签合同等流程繁杂，效率低下。

（2）需求量少则一二十件，多则三五千件，而且不同部门或者业务单元会有不同的材质、颜色、面料需求，向不同供应商或者不同商家采购，造成品质形象不一、价格参差不齐等现象，甚至同一产品的同一供方的价格也不尽相同。

（3）供应周期10～30天不等。

转型现状

（1）对系统、流程、软件配套进行简化、合并，重排采购流程，先优化，再固化。

（2）品牌物料设计部先提出明确的设计需求，再采购寻源，之后集中议价采购，最后商品在悦购商城上架。

（3）员工、经销商自助从悦购商城选择商品，自动审批、自动付款报销，类似淘宝、京东式的互联网网购体验，所见即所得，有图有真相。

收获效益

（1）统一品牌形象、质量标准要求，款式标准化为7种。

（2）供应商被集中到3家，储备1家。价格从平均50元/件（最高100元/件）降到40元/件（最低20元/件），对比降低20%以上，本年度费用节省超过10万元。

（3）应急需求可在1～3天满足响应，时间大大缩短。

数字化采购未来发展趋势

“不拥抱数字化时代，采购就会被淘汰。”《采购2025：数字化时代的采购管理》一书中提到：特别是我们那些传统的下单、跟单的采购人员更危险了，有可能面临下岗。怎么办？必须果断转型，从低价值的工作转向运营，为企业创造价值的同时实现自己的职业价值。

表1给出了采购数字化转型的要点。

表1 采购数字化转型要点

数字化业务转型的能力建设、短板改进，是支撑盈利增长的供应链发展战略。通过聚焦有机的流程建设、制度优化，间接采购数字化转型可以帮助企业高度有效地提升管理效率、智慧运营。赵玉新针对转型过程分享了7点建议。

系统平台建设方面

一是明确需求，搭建适合业务发展的团队班子;

二是定好业务范围边界并用好相关管理工具;

三是要简化、合并、重排采购流程;采购基础数据要准确、完整、及时，并且这些数据要连接起来沉淀、分享。这也是数字化采购的核心。

項目运营方面

一是需要老板重视，有战略决心;

二是项目要定位清晰，目标明确;

三是执行中要业务导向，高效执行;

四是过程要以奖励为主，“可咸可甜”。

数字化采购势在必行。最后，赵玉新希望越来越多的采购人员“春雨润物般”地将数字化采购融入企业运营及自己的学习和成长，大家一起拥抱采购数字化，在采购数字化道路上一起跑起来！