浅谈档案安全体系建设现状

杨玉光

中图分类号：A 文献标识码：A 文章编号：（2021）-27-252

随着社会的发展，经济地位的不断提高。人们开始逐步的重视档案管理工作，从国家、省级、州级到各单位各部门，对档案的管理工作的重要性都有了很大的提高。这对于档案的安全体系建设有了更高一层的保障。但是具体到每个单位个体来说档案管理工作的情形也不容乐观，还得依靠所有人的共识，才能将档案安全体系建设工作做得更好。

一、档案管理工作中还存在应付的现象

（一）、不重视档案管理工作

1、领导对档案工作的不够重视。一个单位对档案管理工作是否重视，从人员配置上就可以看出来。首先是从人员的配备来说，一个单位成立了，没有配备专业的档案管理人员，没有专业人员对档案进行档案管理工作，使得大部分的文件材料的收集、整理、归档较紊乱。特别是在要用到文件材料时，查找起来很费时费事。

其次是对于档案室的设置及档案室内设施的配备来说。从档案室设置在最顶楼来说是不合理的，档案管理要求档案室不允许设置在最底楼或最顶一楼。档案室里没有一样档案设施的配置，觉得只要有一个档案室就可以了。还有档案室里需要的配备却是不关心，设备配备部不齐全。

2、大部分职工对档案的管理工作也不够重视

因为不了解档案在一个单位中所起的作用——档案有着凭证和提供信息的作用。部分职工向管理人员借用档案资料时，需要他们签字办理借阅手续时，表现得非常不满意，认为都是自己单位的职工，借用一下资料之类的都还要签字，是不是不信任或是小题大做，表现得非常不情愿。从这些现象中可以看出大部分人员是不了解档案的重要性的，从而也淡化了自己所承担的责任（不想签字就是一种逃避责任的行为，签了字就意味着必须归还档案，就不能随意的处理档案的去处）。还有的职工会将一些重要的文件随便放置，等到要用到时才到处去翻找，有时就会有找不到的情况，这样就会使一些重要的档案或文件资料遗失。

二、这些现象存在的因素

1、出现领导不重视档案管理的因素很多，本人认为最主要的是工作重点的偏移。比如说领导忙于工程建设前期的一系列工作和单位平时的一些大小事宜很少关心到档案管理工作。这主要是领导一般不会涉及到亲自去找资料的具体事宜当中，所以难免就忽略了此项工作。

2、广大的职工对档案管理工作的不理解。一般情况没有谁会在学校接触到档案管理专业知识，工作后又不从事档案管理工作，所以无法更深层次的对档案管理工作的了解。

3、分工不够合理。由于领导不重视档案管理工作，所以在分工的时候就会将档案管理工作作为顺带的工作分给某个职工——也就是兼职的档案管理人员。这样会导致此职工不能全身心的投入到档案管理工作当中去，也无法将档案管理工作做到最好。

4、大专学校招档案管理专业的学生过少。这也就形成了少部分大学生在校时学习了档案管理专业知识，由于档案管理专业生的缺少，使得单位上只有配备非档案管理专业人员进行档案管理工作，这难免也会使档案管理工作特别是安全建设方面的带来一些不积极的影响因素。

三、浅谈几点解决的措施

1、档案管理有关部门应该对领导进行一次档案管理工作的培训学习。档案的安全体系的建设，我认为应该从基层的每一个单位个体做起，只有先让个体的一把手了解档案的工作性质后，他才能带动职工对档案工作的了解和认识，才能更重视档案工作。也才能对单位的档案安全体系建设起到保障的作用。个体都能将档案工作做好，那么整个国家的档案安全体系建设也就得到了保障。

领导重视档案管理工作后合理安排档案管理人员，也就是安排专人专管。现在大部分单位的档案管理人员都是身兼数职，档案管理工作只是作为辅佐的工作来安排。这样一来单位的兼职档案管理工作人员就不能全身心的投入到此项工作中，也就不能更好的为本单位的档案管理工作服务。比如我们单位，我本人的工作量平时就很大，担任着单位的自制文件的排版、打印、发文工作和外单位来文的接收、处理工作，同时担任档案管理工作。现在就只是档案管理工作来说就足以让人忙了，加之我本人又不是专业的档案管理人员，这样在整理和归档工作中就会付出更多的时间和精力。但是由于其他工作又繁又杂，在平常的工作中我就很少有时间用在档案管理工作中，这样就不敢保证档案工作的准确和完整。这无疑就是隐藏着档案的安全体系建设工作的隐患。

2、档案管理主管部门人员对单位的工作人员进行一些基本档案管理知识的讲座。让其了解一些档案管理工作的重要性和必要性。只有职工对档案管理工作的了解后，才会支持档案管理工作，才会积极配合档案管理人员的工作。这对于一个单位的档案安全体系的建设起着很大的帮助作用。不然在平时的工作中会出现不理解和不支持的情况，如有些领导或是职工他需要到档案资料了，就直接跟档案管理人员要，管理员说需要登记并签字，这样一来他们就表现出不满的样子，说都是直接单位的职工，介个资料看看，看完了就归还，没有必要做登记、签字。从这些就可以看出这是他们对这份工作的不理解和不支持。如果一个单位有几十个人都借了资料不做登记，时间一长就记不起是谁借的，而一时又想不起归还，等到又有人来借时就找不到了，假如话了大力气长时间侥幸找到了，这样做也给工作加重了负担，如果找不回来了，也就使得档案的安全存在隐患了。可以见档案的完整与安全还建立在单位所有职工的理解和支持上的。

3、配备专业的档案管理人员或者多让非专业档案管理人员进行档案管理知识的培训学习。在条件允许的情况下单位尽量配备专业的档案管理，这样才能让单位的档案在专业人员手中最大限度的完整和准确的保存。如果实在找不到专业的档案管理人进行此项工作，就应该积极的安排他們进行本地区档案管理部门和上级档案管理部门组织的专业基础知识的培训学习， 以便于更好的为本单位的档案管理工作服务。

4、省级和各地州的档案管理主管部门多举办一些档案管理专业知识的培训工作。多渠道多分类别的进行专业知识的培训工作，以此来满足广大非档案管理专业人员从事该专业工作的需求。

四、档案管理人员注意的一些事项

1、加强业务知识能力。积极主动参加档案管理主管部门举行的专业知识培训，不断提高自身业务水平，并能学以致用，更好的为本单位档案管理工作服务，同时也是构建好档案安全体系建设的基础。只有精湛的业务技能水平才能保障工作的顺利有效完成，才能最大限度的保障档案的安全可靠。

2、建立健全档案管理制度。比如我们项目建设单位，由于档案的数量较多，而且是在不同建设阶段产生档案，管理起来也比较繁琐，这时只有建立健全的管理制度，才能确保档案的安全性。制度中必须明确各个负责的主体单位或个体收集并保管好相应的档案资料，并在规定的时间内交给本单位保管。就拿我工程建设的业主来说，我们业主方制定档案管理制度，本单位的各个科室负责的项目所产生的档案有各个科安排一个人收集并保存，各施工单位和监理部门也必须根据制度来收集整理资料，最后统一交给业主归档。管理人员在平时工作中必须做到档案保存件件有着落，借出档案件件有依据，确保档案的安全有效。

3、加强档案信息的管理。本人认为为了档案的内容最大限度的安全可靠，用来管理档案的计算机最好不要连接互联网，以免档案在传输的过程中丢失或被窃取的危险，这些信息一旦丢失或是被窃取将会造成不可估计的严重后果。

由于工作的需要，有的重要档案会被其他单位借用的现象，对于外借的档案资料，原单位自己很难保证资料的安全，但是又必须得保证资料信息的安全，这种情况原单位就必须要求借方以单位的名义签订保密协议，限定他只能用于那些方面，并要求借方单位领导签字盖章，确保资料信息的安全，如因借用时使用不当而使信息外泄所造成的一切后果全有借方承担。