探讨事业单位纸质档案及电子档案的统一规范管理

王潭

摘 要：事业单位档案管理属于单位的管理工作重点内容，由于电子档案的兴起，使得纸质档案以及电子档案统一化管理模式开始得到广泛关注。本文将通过对济宁市广播电视台档案管理情况的分析，通过对电子档案与纸质档案管理差异的介绍，对电子档案与纸质档案的统一规范管理方式方法展开深度性探讨，旨在优化电子档案与纸质档案的统一管理模式，有效降低档案管理安全风险系数。

关键词：管理环境;信息查询方式;电子档案;纸质档案;事业单位

对原始实践活动中主体行为数据进行统计的记录便是档案，档案信息是在实践活动中得到的，是阶级产生过程中保管与积累所得到的数据信息，在个体运行维护中有着极为重要的作用。由于促进文献生成与档案管理属于相辅相成的关系，所以对档案进行管理是极为必要的。在网络信息技术与档案管理不断融合的环境中，对档案管理工作实施改革，做好纸质档案以及电子档案的管理，将会对事业单位的档案管理安全性以及有效性产生积极影响。

一、电子档案与纸质档案管理模式差异分析

（一）存储管理环境方面

纸质存储主要以纸张的存储为主，对于场地和空间的温度、湿度以及各方面情况有着一定的要求，而电子档案主要以数字存储模式为主，在场地方面要求更为严苛，虽然电子档案的存储器所需空间相对较小，但因为受到内部电子元器件构造等方面因素影响，对于环境的要求也相对较高。强调不仅要做好防尘以及温湿度的管控，同时还要做好防磁场以及防摔等管理。在数码产品、网络技术不断得到普及的环境下，对于电子档案存储所造成的干扰也变得越来越多，需要做好整体环境的管控工作。

（二）信息查询方式方面

纸质档案的信息检索主要以人工检索为主，存在检索时长相对较长以及准确度相对较低等方面的问题。电子档案主要以关键词以及时间等关键要素的检索为主，无论是检索范围还是检索广度都得到了切实提高，能够实现在短时间内的精准检索。对两种检索模式进行融合，能够满足用户线上线下不同方面的需求，更加适合现代的信息检索需要。

（三）对管理者技能要求方面

纸质档案对于管理者的技能要求相对较低，只需要做好场馆的温度管控以及清洁，按照规定流程做好检索以及出借记录等各项工作即可。电子档案管理不仅要求人员需要掌握基本的档案管理技能，同时对于人员的计算机操作能力以及互联网技术应用能力也有着一定要求，提出要运用计算机熟练的完成档案建立以及检索等各项工作。强调人员不仅要掌握信息技术应用方式方法，而且还要构建起信息系统管理思维，以便更好地适应新环境下的档案管理工作。

二、纸质档案与电子档案统一管理的必要性分析

（一）有助于实现共赢

通过对电子档案以及纸质档案管理差异的分析可以发现，两种档案个有着优势与不足，对两者实施统一化管理，能够实现对两者优势的有效结合，发挥出更大的作用，达到双赢的效果。具体而言，因为电子档案属于高效率档案管理模式，所以能够有效突破纸质档案，在使用以及管理方面的局限，可以对纸质档案不足问题进行有效弥补，达到节约各种资源的目标。同时，利用电子档案进行纸质档案不足弥补过程中，能够实现对两者之间的有效促进与转化，可以保证档案的保存与存储合理性。

（二）终于提升社会效益

纸质档案与电子档案并不能独立完成相应管理工作，合作模式的推出能够实现对档案管理社会效益的有效提升。虽然电子档案具有一定优势，传奇无法取代纸质档案的地位与价值。一方面，電子档案对于信息技术过度依赖，如果在网络或者电力出现问题时，会直接造成整体系统出现故障的状况，无法获得更多的数据信息;另一方面，电子档案存在着一定的使用风险性，可能会因为病毒或恶意攻击而出现内容被恶意篡改的状况。鉴于电子档案所存在的各项问题，需要通过与纸质档案进行有效互补的方式，保证档案的合法性以及原始性。档案管理工作开展的主要目标，是对档案信息数据进行深度挖掘与利用，两种档案管理的统一与规范性操作，能够达到两种档案和谐共处的效果，可以保证档案管理共赢质量，从而更好地为单位进行服务。

三、档案管理问题分析

1.现阶段存在着对档案信息资源开发利用效果没有达到预期目标的状况，信息资源利用率相对较低，在档案信息资源保管方面，也存在着参差不齐的问题。应考虑到信息资源采集方面的问题，需要按照相关的制度内容展开内容总结工作，但因为受到信息化资源制度等因素的限制，在档案收集整理方面存在着和立卷编目不符合的状况，没有对共享机制形成有效把控，信息化资源质量也存在着有待提高之处。综合而言，管理数据库的建设与应用，还存在着和数据档案存储具体要求不符的状况，档案管理空间有待进行开发。

2.档案信息内容安全保护不到位、普通资料与重要机密资料混合在一起等方面的问题，也增加了档案信息泄露风险。按管理信息化处理存在着充分度不足的状况，并没有展开较高水平的档案信息安全建设工作。对于重要档案与普通档案资料分析不足的问题，会直接增加机密信息被篡改的风险。同时，档案信息的查阅审核以及利用等操作规范性不足问题，也会对档案管理工作形成直接影响，在档案管理规范性以及安全性方面还需要进一步提升。

3.档案管理与检索效率有着密切关联，但部分单位并没有认识到这一点，在进行档案检索功能优化过程中，极为注重对检索工具的升级以及管控，对于档案管理工作却有所忽视，导致存在着检索设备工具过于精密，但档案管理工作效率相对较低的状况。此种状态不仅会很容易引发档案重叠的问题，同时也会对档案管理效率产生不良影响，需要进一步进行改进。

四、电子档案与纸质档案的统一规范化管理

（一）拓宽统一管理渠道

需要进一步提升档案管理信息资源的利用效率，要对档案的管理途径进行拓宽处理，可以从以下几点入手完成这一目标：①通过对数字加密技术的应用，保证档案资料的管理形式转变质量，实现对典型数字化技术的升级与优化处理，通过构建数据加密库的方式，提供管理人员身份扫描等各项功能，保证档案信息资料能够与数字化档案信息有机结合在一起，能够通过创造相应条件的方式，科学展开数字化档案管理效益统计，通过对各种相关技术的有效应用，实现对档案的高质量收集与处理;②通过对单位档案管理改革情况的分析以及研究，在数码扫描识别等技术的支持之下，对纸质档案进行扫描以及识别处理，将其设置为数码电子标签，利用OCR识别，推行档案自动化管理模式，通过做好基础设施建设的方式，对档案自动化的建设与管理工作开展奠定良好基础;③通过设置数据信息自动化管理以及收集等功能的方式，科学展开检索信息数据关键词以及各项因素设置，通过构建档案管理基础设施，推行自动化管理模式的方式，保证整体档案管理工作的开展先进性以及智能性，确保能够按照档案管理的具体情况展开信息数据分析与利用。要通过对自动化建设基础设施的运用，展开自动化管理单位的建设工作，完成更多档案管理模式的设置;④对传统档案管理模式进行调整，通过和档案互动率较低部分进行联动的方式，实施多对一的互动管理模式，通过对档案管理平台的改革，增加档案借阅功能以及其他方面功能，保证能够为档案信息使用者提供更加全面的服务，保证整体服务的个性化以及人性化水平。需要通过对档案分类以及管控工作的不断强化，保证档案检索功能的不断提升，确保人员能够在短时间内获得自己想要的数据信息，增加相关工作的开展效率。