事业单位档案管理工作的优化策略刍议

摘要：事业单位档案管理不仅是公共服务的主体，也是档案管理的整体优化，有利于事业单位在当前环境下的稳定发展，更好地满足人民群众的物质文化需求。分析了事业单位档案管理中存在的问题，提出了科学的优化策略，希望能为各方提供科学的参考，促进事业单位档案管理的可持续发展和进步。

关键词：事业单位;档案管理;

事业单位档案管理工作不仅可以为各单位当前的人事调动工作提供一定程度的信息支持，而且可以对各单位的档案进行科学管理，同时也可以促进相关机构在未来的可持续发展，然而，我国事业单位档案管理仍受到诸多因素的制约，因此，对新时期事业单位档案管理的研究显得尤为迫切。

1新时期档案管理工作优化的必然性

目前，我国事业单位档案管理制度还不完善，虽然一些事业单位对档案管理制度进行了多次调整，但实施效果有限，实施力度不够。部分档案工作人员的专业知识相对有限，不能有效解决当前档案工作中存在的一些问题，由于缺乏专门的管理培训服务，一些工作问题没有得到解决。目前，档案管理队伍的稳定性不佳，影响档案管理的整体效果。此外，虽然信息化建设是目前档案管理工作的主题，但在实际实施中仍存在一些缺陷，在多机构档案管理的发展过程中，信息基础设施不完善，办公环境落后，档案存储没有按照规范进行变更，不能保证档案管理的组织和维护满足基本要求。

2新时期下事业单位的档案管理工作出现的问题

2.1专业人员的欠缺，单位不够重视

有些事业单位一般不重视档案管理，缺乏相关性，这种现象直接导致了管理者的消极态度，降低了工作效率，从一些事业单位的现状来看，虽然事业单位的员工都受过高等教育，但很多人缺乏专业的管理能力，档案管理岗位没有得到有效的调动，导致很多新员工上岗，无法熟悉工作内容[1]。

2.2事业单位档案管理的制度不够科学完善

正确的档案管理往往需要一个完善的制度，它可以为监督事业单位的发展提供良好的支持。但是，很多事业单位没有把工作重点放在档案管理上，没有把工作重点放在实际管理上。在实际的档案管理过程中，没有明确的制度和标准，没有科学统一的方法来收集和处理各种档案信息。随着时间的推移，档案管理将变得更加混乱，不利于档案的未来使用和保存。

2.3事业单位不重视档案管理

事业单位对档案管理工作不热心，重视不够，档案资源的开发利用程度很低，导致事业单位在自身发展中未能有效发挥档案的作用，影响档案管理技术的更新。

2.4档案管理投入不足

除上述问题外，档案管理质量差、档案管理投入少、档案管理信息化水平低也是关键问题。随着我國互联网信息技术的快速发展，信息技术及其相关设施在许多领域逐渐发挥着重要作用。然而，我国事业单位档案管理的数据和信息种类较多，事业单位应加大对档案管理的投入，促进档案管理信息化的发展。但是，我国事业单位档案管理信息的发展还处于起步阶段，许多技术、设施、软硬件不足，导致档案管理质量差、效率低。

2.5没有高效的信息化手段

随着信息技术的不断发展和扩大，信息技术在事业单位中的应用是未来的趋势，对于新时代的事业单位来说，档案信息本身，涉及到各种数据，信息量也很大。只有合理有效地利用信息技术，才能促进档案管理工作的发展，然而，事实上，大多数事业单位仍然采用传统的管理方法，档案管理的信息化尚未实现，严重制约了档案管理的发展。

3优化事业单位档案管理策略

3.1档案管理人员培训

事业单位作为档案管理的主体，应加强档案管理人员的文化结构素质，减少人为因素对档案管理水平的影响，可以聘请专家教授档案管理知识，确保档案管理人员更好地利用计算机，提高档案管理的专业水平，指导员工使用计算机和信息系统，随时更新相关的档案信息，完善人力资源体系，重视档案管理人才的培养和引进。

3.2有效优化档案管理体系

要实现现阶段档案管理的整体优化，相关工作人员还必须对现有制度内的档案管理制度进行调整，加强对现有制度的科学管理，为进一步的档案管理提供全面的支持和保障。在相关工作中，事业单位档案工作人员要密切监督工作，为档案管理工作提供更好的保障。在事业单位内部管理中，也要加强档案管理部门的独立性，配置充足的资源。此外，档案管理部门作为内部管理的一部分，还应在事业单位档案管理制度的建立中发挥监督和引导作用，在档案材料的编制、分类和归档工作中，要深入调研，不断履行各岗位的专业职责，建立科学的评价体系。此外，必须对档案进行排序，只有优化这些领域的工作内容，才能真正实现档案管理体系的科学保障，科学提高档案管理水平，因此，为了提高档案管理系统的科学水平，有必要由相关技术人员对各方面进行深入的研究和了解，以确保所开发的系统能够更加合理地实现和控制事业单位的实际管理和后续工作[2]。

3.3转变态度，树立发展理念

事业单位要转变对档案管理的态度，认识到发展档案管理的重要性，从发展和动态的角度看待档案管理，与时俱进，创新管理，以身作则，从自身做起。确保事业单位全体工作人员逐步形成重视档案管理的态度，通过奖惩机制，对档案管理工作进行抽查和不定期的考评、奖惩，逐步建立档案工作评价体系，使档案管理工作更加规范。

3.4投入成本增加

针对事业单位档案管理的现状，应进一步将，加强对事业单位档案管理的支持，提高保障水平，更好地开展档案管理工作。为了提高员工的积极性，企业还应该正确调整工资，提高管理者的福利，让员工有归属感，更好的管理档案。新时期事业单位还应重视档案管理部门人力资源建设，定期组织交流活动，促进事业单位在新时期的稳定发展。档案管理部有专门的仓库、出借室和良好的办公空间，并配备必要的设备和设施，确保房间的整洁。另外，防潮、防火、防盗设施必须齐全，档案必须存放在阳光充足、通风良好的地方，作为日常工作的一部分，员工必须确保将档案的温度控制在合理的范围内，以确保档案的安全。

3.5提高信息化水平

事业单位要了解档案管理信息的创新和发展，以促进更好的管理和效率。管理理念和技术需要不断更新，从分散管理到集中管理，加强信息化建设，及时更新管理内容，不断应用信息通信技术，创新档案管理方式，建立档案信息共享平台，大力保护档案安全;在培训教育方面，要加强对管理人员的指导，利用先进的信息技术和信息系统，及时更新重要档案信息，促进档案的收集、分类和应用。

3.6优化档案安全防控体系

为了完善数据安全体系，提高事业单位档案管理的质量和效率，需要特别重视数据安全控制，加强档案管理的规范化。此外，各机构应加强档案管理者在档案安全防控中的可视性，建立相应的檔案安全制度。最后，事业单位还应加强IT网络管控系统的安全，定期检查病毒，确保所有不利情况及时发现，确保所有文件在安全的环境下运行。

3.7有效优化档案管理基础设施

为落实具体行动，事业单位应优化现有的档案管理基础设施，建立专门的档案管理空间，保证资料室的清洁，安装必要的设备，并采取防火、防水、防盗措施，还应指出的是，有关人员必须保证档案的温度、湿度和通风。在日常档案管理中，档案的温度应在14-24度之间。，关键是要优化档案管理的空间和基础设施，保证档案管理的充分条件[3]。

结束语

总之，随着我国经济的快速发展，事业单位的档案管理逐渐受到人们的影响，不仅可以合理的配置和部署事业单位的所有工作人员，而且可以保证事业单位今后的良好发展。然而，在事业单位档案管理的实际过程中，仍存在一些问题制约着事业单位档案管理的发展。深入分析潜在问题，采取有效措施，提高档案管理的质量和效率。确保有效的文件管理，这将有助于相关机构今后的可持续发展。

参考文献：

[1] 许霞. 新时期事业单位档案管理工作的优化策略探究[J]. 发明与创新·职业教育，2021（7）：218，220.

[2] 侯玲玲. 新时期事业单位档案管理工作的优化策略[J]. 文存阅刊，2020（50）：41.

[3] 关颖. "互联网+"时代事业单位档案管理工作的优化策略分析[J]. 现代经济信息，2019（8）：50.

作者简介：姓名：敬佩;出生年月： 198908;性别： 女;民族：汉;籍贯：湖南桃源;学历： 本科;职称：（现目前的职称）初级;研究方向：档案;单位名称： 常德市人社局培训中心;省市： 湖南省常德市;邮编： 415000