基层档案管理问题与对策探析

摘要：基层档案管理作为“折射历史的铜镜”，承载和记录着一个单位的发展，档案管理水平直接反映镇政府执政水平，体现为价值的充分利用，因此做好政府基层档案管理工作至关重要。然而实践中，受多重因素影响，当前基层档案管理还存在管理意识淡薄、档案资源开发不足、管理方式不到位等诸多问题，严重制约了档案管理作用发挥。本文将分析档案管理存在的问题和对策，旨在促进基层档案管理水平的提高。

关键词：基层档案管理;基层单位;档案资源。

一、基层档案管理的重要性及主要内容

（一）基层单位档案管理的重要性

习近平总书记关于基层治理工作的论述，彰显了做好政府基层档案管理工作的重要性，相关方面的课题研究备受社会关注和热议。

档案资料属于基层政府在发展方面不可或缺的重要内容，真实记录了基层政府的相关活动，为基层未来的发展提供第一手参考资料。档案管理工作是基层管理工作的一部分，是提高基层工作质量和工作效率的必要条件，是还原和维护历史真实面貌的一项重要工作。做好档案管理的工作，不仅可以提高基层工作质量，还能夯实基层单位的工作基础，更是衡量基层单位管理水平的重要尺度，意义十分重大。

（二）基层单位档案管理内容

尽管基层单位档案管理工作繁琐，并且管理对象在不断增加。档案管理内容主要包括收集、整理、保管、利用等4部分内容。

一是收集档案资料。这个环节主要工作包括：首先确定需要归档的资料并进行必要的整理;其次检查文件的规格、页数以及具体签章是否符合规定要求;再次理清档案资料逻辑关系，对档案形成质量进行综合检查，梳理归类音像资料、图片信息等特殊形式的档案，按照类别进行整理，如果档案信息不完整需要及时退档处理，待重新完善后归档。收集档案资料关键是确保档案资料完整性和真实性。

二是，整理档案资料。按照人事档案、文书档案及业务档等三类进行分类整理。人事档案在整理过程中可以按照政府统一编制、分类要求进行整理;文书档案信息通常按照逻辑、时间、类别进行整理;业务档案根据各单位业务内容、管理特点進行整理。

三是，保管档案资料。档案具有记录、借鉴、指导价值，保证档案资料安全十分重要。对于纸质档案资料保管要注意防潮、防火，避免调阅后丢失、损伤，未经授权不得随意修改、调阅档案内容;对于电子档案资料，要注意防止数据库丢失、损坏，应当多备份两份资料，并存放不同介质中，当然还要防止他人非法获得登录权限进入到数据库中。

四是，利用档案资料。一种是基础价值利用，借助于档案本身的直观数据 作为各项业务活动“证据”，价值主要体现在其本身记录性上。

二、基层档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理工作不够重视。单位领导没有认识到档案管理工作的重要性，对档案管理工作理解不到位，把档案管理边缘化，经费预算不足，认为只要不出现档案遗失、破损就做好了档案管理工作。档案管理人员长期不参加培训学习，对档案管理的法律法规并不精通，对于档案缺乏清晰认知，将文件与档案等同看待，，甚至出现档案管理混乱的情况，单位也缺乏对档案管理工作的考核要求，以上因素导致自然做不好档案管理工作。

（二）档案管理制度不够健全。随着信息化和科技化的发展，落后的传统档案管理制度已不能满足当前档案管理工作需要，但目前由于人员以及基础设施建设不足等多种因素制约，导致基层档案管理制度不健全，缺乏明确的档案信息收集、整理标准，档案规范性差影响档案的使用价值。基层单位人员之间协调存在困难，制度建设工作相互推诿扯皮，导致基层档案管理制度建设工作滞后。

（三）人员素质不能适应档案管理工作需要。由于在档案观念相对滞后，管理人员缺乏学习积极性，导致缺乏必要的职业素养和专业技术，档案管理工作缺乏创新、工作停滞不前，部分基层档案管理人员仅能够进行简单的建档、查阅、归档等基础工作。有些单位由于认识不足，基层档案管理岗位人员配备严重不足，甚至让某些部门的其他人员兼任档案管理人员，职业素养参差不齐，档案管理人员队伍不稳定。

（四）基层档案管理的现代化水平不足。一是档案管理安全系数较低。按照档案管理要求，基层单位中的档案室或是档案柜（箱）等需要有专人保管。但是由于经费投入不足，很多基层单位不具备这些基础条件，往往是一人多用。在管理档案管理过程中，常常几种档案堆放在一起管理，甚至档案散落到不同地方，既不安全，又不保密。在查阅调取档案时，缺乏必要的程序和约束，随意性强，存在较大的档案遗失风险。二是档案管理信息化水平较低。

三、加强档案管理工作的对策及建议

（一）加强领导，增强基层档案意识。基层单位领导应提高政治站位，充分认识到档案管理的重要性， 将档案管理纳入单位比较重要的工作，提高档案管理在基层单位工作中的地位，单位领导要从顶层建设加强管理工作，做好工作协调，让各个部门配合档案管理工作，扫清档案管理人员工作中的障碍。

（二）建立健全档案管理工作制度。基层档案种类多样、载体多元、数量众多，基层单位应当认真按照《档案法》，根据当前我国档案管理的有关法律法规文件内容及要求，制定符合本单位档案管理工作实际的规章制度，明确规定档案的装订方式、保存要求、保管期限、销毁流程等项目内容，同时加大对现代化档案管理制度与措施的推广应用，促进基层档案管理的现代化与标准化建设，建立健全档案管理制度和工作机制。

（三）加强基层档案管理人才队伍建设。人才队伍是基层档案管理工作开展重要支撑，基层档案管理部门应定期开展专业的岗位培训与专项教育活动，要求基层档案管理人员积极参与专业培训和学习，了解现代档案管理的形势与发展需求，促进基层档案管理人员的知识结构更新。

（四）加大经费投入，提升基层档案管理的现代化水平。在硬件方面，成立专门的档案管理室，并控制好室内温度和湿度，配备先进的档案管理设备，配备专门的档案管理柜，购买性能符合要求的电脑、软件，切实做好档案防火、防潮、防毁损工作，提高档案管理现代化程度。在软件方面，将档案进行影像信息化处理，对所有档案进行电子化备档，建立基层档案管理平台，对信息数据进行更好地收集，提高信息收集的效率和正确率。

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作者简介：温丽艳，19741219，女，汉族，山东省滨州市博兴县庞家镇，邮编256500，山东省滨州市博兴县兴福镇政府助理馆员，大专，档案管理。