浅析中职学校档案管理人员职业素养的提升

赖栩鋆

摘要：中职学校的管理档案工作既有普遍性又有特殊性，日常的档案管理工作内容相对繁琐和复杂，档案管理工作人员要处理好日常档案工作，面对多样繁杂的档案归档工作，在一定程度上存在着精神与工作的双重压力，心理上也存在一定的波动或负面情绪，档案管理人员长期反复持续的工作状态，在一定层面上也会產生职业倦怠感。在如何做好档案管理工作的同时，不断加强提升档案管理工作人员职业素养，已是中职学校档案管理工作面临的重要课题，基于中职学校档案管理人员的现状进行分析，并对中职学校档案管理人员综合素养的提升，提出具有针对性的有效路径，为中职学校档案管理工作开展提供理论依据与重要参考。

关键词：中职学校;档案管理;职业素养

中职学校的档案工作既有普遍性又有特殊性，对档案管理人员具有一定的要求，档案材料专业性强，任务量大，主要有文书档案、人事档案、党群工作档案和学生就业档案等。档案管理人员的职业素养高低，关系到中职学校档案管理工作发展能否取得秩序化、规范化、技术化的高质量管理。从管理档案工作人员角度出发，除自身掌握一定的专业管理、专业知识及专业业务能力外，还需要具有较强的责任意识，过硬的心理素质，一定的抗压能力等。高素质的档案管理人员不仅要遵纪守法，自身也具有较强的保密管理意识，较好的综合能力与职业素养，对学校档案管理工作的发展具有重要积极作用，能确保档案管理工作有序进行，提高学校档案的管理水平，也为档案管理工作贴实际、高效率、促发展具有重要推动作用。

一、中职学校档案管理人员职业素养现状分析

1.档案管理人员专业针对性不强

中职学校档案管理人员中，有相当一部分的工作人员身兼数职，或从其他管理科室岗位上转入，这也是中职学校档案管理工作中存在的普遍现象。因他们工作任务繁重，并非档案管理专业毕业，易导致在档案管理工作中，对档案管理工作具体流程不熟悉，档案管理工作不细致，档案管理工作经验不丰富，档案管理实际工作中存在不足。例如：对档案业务不了解，工作责任当担不够，专业意识较薄弱;对工作投入度不高，工作效率低等，会对档案管理工作进一步发展造成一定影响。部分兼职管理人员因管理工作经验不足，未经过系统化专业培训，业务能力不强、综合素养不高，工作管理仍然沿用传统的管理模式，收集档案方式方法不规范，档案资料容易造成积压、损坏、乱堆放、归档不及时的情况时有发生，严重影响档案管理工作高质量管理和发展。

2.档案管理人员综合素养不强

从档案管理工作日趋信息化高标准、高要求情况看，中职学校档案管理人员存在部分能力素养不高的问题。第一，管理人员在日常档案管理工作中不重视、不及时、不规范收集档案资料，未能将资料按时归档。第二，管理人员工作管理责任意识缺失，工作积极性不高，思想上缺乏全局观，团队协助精神欠缺。第三，其自身缺乏职业发展规划，缺乏扎实的专业基础功底，缺乏提升高效管理档案工作的方法和思路，极易造成档案管理工作出现疏漏;加之自身在专业知识、心理素质、职业素养上提升感不强烈，易出现一定的应付状态或消极心理，导致个人职业发展没有明确方向，没有归宿感。第四，自我认同感低，专业知识相对匮乏，管理工作不够严谨，不注意提升工作效率，缺少系统化、规范化的专业培训，对管理档案工作方面不够重视等，档案管理工作人员整体综合素养亟待提高。

3.档案管理人员自我提升空间不足

中职学校普遍注重教师队伍的能力提升，给予档案管理人员的提升空间相对不足，提升自我能力的欲望不强。第一，从自身原因出发，对所在岗位的职业定位不明确，自我提升期望值不高，对自身的专业职称提升，岗位晋升重视不够，相对安于现状。第二，缺乏专业学习的积极动力，工作积极性不高，自我提升能力不强;思想认知程度不够，专业技能更新滞后，未及时跟上现代电子信息化技术步伐，未及时吸收新的专业管理知识。第三，档案管理岗位长期未变动或仅有个别调动，职务提升空间狭窄、专业上升空间不高、提供职称评定岗位少等原因，导致档案管理人员追求上进的动力不足。

4.档案管理人员心理调节能力不够

因少部分档案管理人员工作上易寻求安稳，习惯按部就班的工作方式，对未来缺乏长远规划。在面对学校重大活动档案或大量档案急需录入归档时，心理容易产生抗拒或厌恶，导致自我责任意识变弱，精力不集中，抗压能力不足，不善于从自身上找原因进行自我调节。在管理档案岗位上缺乏丰富经验与专业知识，不敢面对与承认自身的不足，整理材料缺乏方向，精神抗压能力不强，自我心理调节能力差，易产生负面情绪，导致工作效率低下等。

二、提升中职学校档案管理人员职业素养的有效路径

1.加强档案管理人员专业人才建设

中职学校大部分档案管理人员配备不均衡，缺乏创新性的专业管理人才，管理人员综合能力不足等。第一，中职学校需加强对管理档案工作的重视，加强专业人才建设，积极引进高学历、高素质的双高档案管理专业人才。逐步加强档案管理师资队伍建设，提高档案管理人员工作方式方法，完善档案管理工作流程，确保学校日常档案管理工作有条不紊。第二，学校加强档案管理人员专业与业务能力的培训学习，尤其是非专业档案管理人员的业务培训，需要组织安排专业系统化学习，学习与借鉴更先进的管理档案技术，提高管理人员自身管理素质和综合能力。安排经验丰富、职业素养高、德才兼备的资深专家到校进行业务指导，积极开展兄弟院校档案管理工作联合会议或经验分享活动，进行多方沟通交流。第三，学校积极推广线上专业学习，为档案管理人员提供优质广阔的学习渠道，提升档案管理人员学习能力及综合业务能力。

2.提升档案管理人员专业综合素养

中职学校档案管理人员应结合实际工作，以强化自身专业学习为契机，提升档案管理人员专业能力。第一，安排管理人员学习现代化信息技术，加强档案管理人员专业知识学习，提高档案管理人员工作时效性。第二，定期对档案管理人员开展校内职业素养提高强化培训，提升自身责任意识，提高管理能力和当担意识，提升专业技能等。使档案管理人员从中收获更多个人价值，提高自身责任感，做到工作无小事，全面了解档案管理的具体流程和工作块面，对负责管理的机密档案、重要档案、人事档案、党群档案等资料负责到底，确保资料档案归档的真实性和完整性。第三，开展档案管理人员职业素养综合能力培训，提升管理人员职业道德素养、综合管理能力、职业道德风貌。创造积极的工作氛围，激发工作热情，增加档案管理人员的成就感和获得感，有效提升档案管理人员的综合能力和整体素质。

3.扩宽档案管理人员专业晋升渠道

学校层面对档案管理工作人员予以重视，积极拓宽档案管理人员专业晋升渠道。第一，组织开展校内档案管理工作交流会，可以让档案管理工作与图书馆业务服务对接，积极组建校史馆，将学校的历史发展及相关成果共同展现，拓宽档案管理人员专业领域。第二，针对专业档案管理人员、兼职档案管理人员、非专业档案管理人员进行能力分类考核评估，突显专业与非专业的业务成绩，对工作能力较强、综合能力突出或职业素养较高的档案管理人员，学校应予以重点培养或提拔重用。第三，打造档案管理人员能力提升平台，有计划的安排档案管理人员组织培训，如技术方面、职业素养等方面。制定相应的岗位晋升渠道，制定考核评定标准，完善档案管理人员上升机制，给档案管理人员提供成长平台。第四，安排已获高级职称教授或具备管理影响力的重要代表，给予档案管理人员開展培训学习、经验分享，让优秀者树立学习标杆，促进档案管理人员汲取业内专家的有效经验提升职称和科研创新能力。

4.强化档案管理人员专业心理辅导

中职学校档案管理人员从事的是一项特殊、繁琐、极具保密性的管理工作。需要学校及领导层面给予一定的关注与重视，以便减轻或消除档案管理人员的职业倦怠感。第一，学校积极开展趣味性、形式多样化的校园活动，营造舒适的工作环境，丰富档案管理人员业余生活;加强人文关怀，关爱档案管理人员身心健康。第二，档案管理人员要及时进行自我调节，准确把握职业定位，充分管理时间，做到劳逸结合，适当放松心情，适时调整工作状态，减轻心理压力，不断提高工作投入度。第三，建立多种沟通渠道，搭建多种沟通交流平台。如开展心理疏导关爱活动或开设教职员工职业生涯规划课程，多下基层调研，了解档案管理人员心声和诉求，提高工作满意度，充分调动档案管理人员工作积极性，提升档案管理人员工作幸福指数。

5.健全档案管理人员专业工作机制

健全档案管理人员专业工作机制，有利于推进中职学校档案管理工作取得实效。第一，学校应将档案管理制度落到实处，量化指标，明确职责，健全管理体系。加强学校各部门间紧密合作，打破部门壁垒，将学校档案统一优化管理。有效安排各部门各处室开展细化档案管理工作会议，规范日常档案管理，完善归档流程，形成统一管理机制，在档案收集和归档上做到高效率高质量归档工作。第二，档案室与图书馆、校史馆形成联合机制，出台相关制度和政策，加强档案管理系统维护，做到归档分类登记，形成校内重要档案联动联防工作机制，提升管理质量，提高工作效率。第三，建立健全各部门各处室档案管理主要负责人工作负责制，统一部门档案管理要求，规范各项管理制度，明确管理岗位工作职责，将责任落实到人，增强档案管理人员责任意识，提高工作管理方式。

三、结语

中等职业学校档案管理工作也是助力学校长足发展的重要组成部分，档案管理工作人员日常的管理水平、工作态度和良好的职业素养等，能体现出学校的整体办学成果与管理工作质量的实际成效。中职学校在档案管理工作中，通过不断加强档案管理专业人才建设，提升档案管理人员综合素养，拓宽档案管理人员晋升渠道，强化档案管理人员心理疏导，健全档案管理工作机制，不断明确档案管理人员的工作目标和职业定位，加强对档案管理人员的高素质培养，促进提升自身综合能力，为全面促使中职学校档案管理工作可持续性发展提供重要保障。

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