核电厂文档管理系统建设实践

文/阳江核电有限公司 吴元伟

阳江公司自2012年开始建设文档信息系统，管理文档的数量从40万上升至2019年的300余万。文档系统经受住了海量文档移交、流通、存储和利用的考验，实现了文档业务的信息化、自动化，保障了生产准备期间文档业务的高效运转。

一、文档系统设计与需求分析

为了满足海量文件的编写、生效、分发、归档、保管、销毁、保密以及文档过程管理和案卷加工制作入库的需要，文档系统对数据的加工、呈现、检索、标识和存储的要求很高。特别是当数据量大时，如果没有提前设计好，数据逻辑和流程的调整切换会非常的麻烦，因此系统功能的设计非常重要。在开始文档系统功能设计前先要考虑几个问题，即：

1.如何保障不同文件档案类型的统一处理和运转。

2.如何适应生产准备期和商运期的不同文档需求。

3.如何保障文件的真实有效。

4.怎样提升文档处理的效率。

5.如何开展文档信息的加工和利用。

为了解决以上问题，并提高用户使用体验，文档信息系统需要经过有组织的需求分析，统筹规划，分步实施。阳江核电在文档信息系统功能设计与需求分析方面采取了以下措施：

首先，设置专门的文档信息化岗位，由了解计算机技术并且熟悉文档业务的人员担任。所有从业务线收集上来的需求都经过这一岗位的梳理和转化，保证能够融入体系中，不破坏整体的系统逻辑。

其次，实施统一的标准化的管理，包括统一的入口、统一的文档元数据标准、统一的流程引擎、统一的文件库和档案库。不同文件档案的集中管理，非常有利于文档集中处理、跟踪和质量管控，底层元数据标准的统一也使得集中查询利用和文件间的交互成为可能。

再次，按照文件全生命周期的理念来设计文档系统。阳江核电的文件全生命周期包括了文件的反馈-申请-建立-编写-校核-审查-（其他校验环节）-批准-生效分发-归档-数字化-入库-利用-销毁的全部过程。这不仅客观反映了文件的形成过程，也将前端的信息保留到了后端，减少了重复著录。

最后，要吸取行业内外的先进技术和经验反馈，使系统的设计具备可扩展性和一定的前瞻性。核电企业的文档管理有一个从文件管理到内容管理再到知识管理的发展趋势，对系统功能的要求也是逐步深入，范围越来越广。可扩展性意味着模块化，例如在线编辑组件、流程引擎、部门文档库卫星库等都可以单独替换。

（一）文档系统开发与实施。在开发实施阶段需要注意的事项很多，首先是对即将上线的功能模块要有充分的测试。

文档系统投产前的测试包括开发人员测试、内部测试、关键用户测试以及压力测试等。对于较大规模的投产，还可增加试运行阶段。

阳江核电文档系统配置了专门的测试环境，所有新功能及BUG都要在投产前经过测试系统验证。由于测试环境并没有正式环境那样的数据量，在早期系统投产时没有进行充分的压力测试，我们获得不少经验教训。特别是文件审批流、业务跟踪、数据导入、数据接口等很容易导致系统运行速度变慢、异常增加。对此我们做了一些改进，比如在开发工程档案移交接口、SAP数据传输接口时都进行了一万条以上的数据验证；将文件审批流中的数据引用操作分摊到各个节点以避免生效时的负荷；根据需求的层次和频度将业务跟踪模块分解为普通跟踪和高级跟踪；数据导入操作和数据接口设计为预校验，到晚间才进行数据导入操作，有效地避免了挤占白天用户的带宽。

（二）要有最坏打算，做好突发状况的应对措施。系统投产后出现无法立即解决的BUG时，应能够立即回滚以免影响系统正常使用。

为了保证文件格式的标准化，同时减少用户的录入工作，文档系统通常采用常见的在线编辑的方式。在B/S架构下，用户在在线编辑插件中编写文件，如遇到网络波动、浏览器崩溃或数据流阻塞，会导致在线编辑崩溃，用户正在编写的文件无法保存。这个问题会带来文件丢失的风险和非常不好的用户体验。另外，用户意外关闭浏览器窗口或多个选项卡交叉也会导致文件未保存。基于此，阳江核电文档系统一方面提升在线编辑插件的兼容性能，一方面限制在线编辑文件的大小，避免占用较多的资源。同时还对浏览器进行限制，在关闭在线编辑页面时弹出要求先保存的按钮。

我们也研究了一些方案，试图从本机调用OFFICE软件来替代在线编辑组件，从而根本上解决这一问题，已经可以投入使用。

（三）针对用户要有充分的培训与宣传。针对不同用户、不同文件类型和不同模块，我们编制了很多培训材料、操作指南。另外通过门户网页发布、参加部门宣讲、组织专项培训等方式宣传和培养用户习惯，收到了很好的效果。

（四）发挥配置管理的作用。配置管理可以将一些基础工作放在日常维护中而不需要系统投产解决。阳江核电文档系统在配置管理方面的主要亮点有：

1.文件类型配置。文件类型配置包括了基本属性、编码规则、字段、字段关系、模板、流程和模块配置。阳江核电文档系统遵照行业标准《EJT1224-2008核电电子文件元数据》规范元数据，在此基础上才能将各种文件类型的元数据统一起来。元数据可以根据检索、显示、著录和采集的需要进行配置以达到需要的效果。

2.业务常量配置。常量即使用系统过程中常用到的输入值。阳江核电文档系统提供多种常量配置的功能，包括常量的名称、值、编码、内部码等。对于特殊的如系统码、通信渠道有专门的常量配置模块。常量的使用可以规范用户的输入值，使数据准确、统一，为后期开展数据分类标识和检索提供了准确的信息，也减少一定的输入工作量。

3.流程配置。文档系统使用文件流引擎来支持文件的流转审批。首先，不同文件的审批要求各不相同，我们可以通过流程配置的方式新增或调整流程节点、响应方式及其他关联操作。其次，规定流程节点中的处理人的操作权限、人员选择的范围和方式以及动作触发的事件等。这样就可以灵活应对诸如密级文件的审批、归口审批人员设置、人员校验以及流程中对文件进行加工等要求。

4.授权配置。文档系统管理着海量的文件，其中有不少是限制使用范围的。另外，用户的职责分工不同也要求系统在能够使用功能上要有所区分，特别是对于涉及数据安全的操作。文档系统一般通过三种授权方式来进行授权管理，即文件授权、规则授权和功能点授权。文件授权是针对一个或多个文件（一般无固定规律或不能全部包含某一文件类型）单独授权，规则授权是针对文件类型、保密级别、产生单位进行批量授权，功能点授权是针对系统功能模块的访问和操作权限。

二、文档系统运行维护

文档系统用户访问量较大，文件流多，对系统性能有很高的要求。除了系统开发初期所设计的基础功能和架构外，我们还在日常巡检、系统改进控制和可用性三个方面采取了一些手段，保障了系统平稳运行。

（一）日常运维巡检。文档系统的日常巡检目的是确保系统的稳定和可靠，及时发现问题并响应解决。阳江公司目前巡检内容主要包括三部分：

1.记录并对比库存文件及流程中文件的数据量，目的是避免后台服务器故障或人为删除导致数据的大量丢失。

2.异常数据的巡检。流程重复提交数据、异常分发数据、文件丢失数据，出现频率较高，发现即处理。

3.超时日志巡检。系统架构及硬件原因导致超时或无法登录频发，目的在于能及时反馈后台介入，在线查找原因，后续优化代码。

（二）系统功能改进。系统运维过程需要不断优化功能，总体原则是按需开展，尽量不影响系统架构。运维人员处于用户和开发者中间，主要负责贴合业务场景并根据系统功能和架构设计开发方式、功能测试及验证。在系统功能改进的过程中，需要注意的事项有：

1.采取最优开发方式，避免高耗时进程，同时对后台开发人员所需工时进行把控，避免虚高的运维费用。

2.功能测试是开发流程的关键步骤，充分的测试才能一次把事情做好，避免投产后的问题反馈、验证以及二次投产等一系列工作。

3.投产时运维人员需留下验证。代码投入正式库服务器后，及时对功能进行验证，同时检查系统正常功能不受影响。

4.功能开发后注意收集用户的问题反馈，及时响应，信息传达到位，若影响到正常业务或改变了操作方式，及时通知用户尤其是关键用户。

（三）可用性保障。为保障系统高可用性，我们采取了以下几个方面的措施，取得了比较好的效果。

1.建立数据库服务器集群，确保数据库高可用。

2.前端建立备用站点，主站异常时可以随时启用备用站点。

3.建立关键功能巡检机制、操作细则。

4.数据库每周全备，每天差异备份，备份记录保留三个月。

5.将文档系统纳入监控平台，确保服务器资源不足或系统异常时运维人员及时介入。

6.实施文档异质异地备份制度，保障系统故障时关键重要文件可用。

三、结语

实施文档信息化，必须要做好系统核心架构设计和实施规划，才能应对文档管理在不同阶段的不同任务。

这种演变是随着文档数据和业务复杂程度的逐步增加而发展的，我们也建议文档信息系统的开发按照分步实施的原则来执行，既有效节约了成本，又可以根据实际情况做出适应性调整。