关于加强医院重要事件档案管理的思考

文/江苏省南通市肿瘤医院 陈娜

重要事件档案是经济社会发展中发生的涉及面较为广泛、影响较为深远的典型事件所形成的真实记录，是档案资源的重要组成部分，能对将来关键时刻关键事件的重要决策部署提供有益参考价值。2019年12月爆发的新冠肺炎疫情是中国经济社会中的一个重要事件，同时也是对中国公共卫生事业影响深远的节点性事件，为全面展现新冠肺炎疫情防控的真实场景及以后突发公共安全事件提供了有价值依据，加强新冠肺炎疫情下的档案管理势在必行、意义非凡。2020年2月7日，国家档案局印发《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，要求各地各部门做好疫情期间防控档案工作，重视疫情防控档案的收集积累和管理利用，全面“记·疫”。医院作为抗击疫情的前沿阵地，见证了防疫一线的历史过程，医院系统有责任和义务做好疫情档案建设工作，将档案工作纳入疫情防控总体部署。

一、留住历史记“疫”的重要价值

（一）构筑共同记忆。“一个国家如果没有档案。它将失去历史而变成传说”。重要事件档案作为国家机构和社会组织活动的重要原始记录，在国家记忆建构中有其重要的能量和价值。对新冠肺炎疫情期间档案进行管理的过程，就是构筑大众对这一重要事件的记忆过程。作为这次重大事件档案管理的重要一环，医院系统应着重记录和保存防疫一线医护人员尽责担当、救死扶伤的历史过程，全面记录和保存众志成城、共克困难的感人画面，凝练中国防疫人在历史进程中的担当精神，发挥档案在民族记忆中的正能量。

（二）优化决策参考。此次新冠肺炎疫情是一件典型的公共卫生突发事件，它在防控组织、应急响应、医疗救治、交通运输、民生保障等方面积累的经验教训对未来公共卫生突发事件有重要的参考价值。因此，医院档案管理人员增强历史责任感和使命感，精准详尽记录和保存防疫期间的重要档案资料，让政府和各级单位在处理重大公共卫生突发事件时，可以获得精准、全面、系统的档案资源支持，从历史重要事件中寻求有益助力，从而不断优化决策参考。

（三）提供技术支撑。与其他重要事件档案不同，疫情防控产生的资料中含有公共卫生管理、医疗应急响应、疫苗及药品研发等重要方面资料，对疫情防控档案的管理与开发，可以为医护人员的科研攻关提供技术支撑。科研工作者可以通过档案资料全流程回顾总结疫情防控，分析病毒的传播渠道和周期，精准研发疫苗与药品，为当前疫情的防控和公共卫生突发事件综合应急能力提升提供基础支撑。

二、留住历史记“疫”存在的问题和难点

尽管类似新冠肺炎疫情档案管理工作等重要事件档案日益受到关注和重视，但是，当前的重大疫情防控过程中，档案的保存、收集、管理和利用仍存在一定的问题。

（一）档案难以齐全。由于疫情防控期间各档案管理单位对重要事件档案管理重视程度不一，因此档案收集会出现参差不齐的情况；同时，新冠肺炎疫情档案形成具有阶段性、来源的广泛性、载体的多样性等特点，大量存放于部门或个人手中的档案材料不能及时有效进行统一收集。此外，相关档案管理人员自身档案管理及疫情资料重要性认知有限，缺乏一定能力对档案进行集中管理。

（二）管理难以集中。疫情防控期间档案是由参与其中的单位各自收集、归档，分散保管于各单位，档案收集没有较为明确的牵头单位，这在一定程度上影响了特定档案的完整性。与此同时，由于档案实体的管理分散，在后续对疫情防控档案开发利用的过程中，难以对其档案进行较为集中的信息化处理，建立专题档案数据库的设想也较难实现。

（三）资源难以利用。习近平总书记在中央政治局常委会上强调：“疫情防控不只是医药卫生问题，而是全方位的工作，各项工作都要为打赢疫情防控阻击战提供支持”。因为疫情防控资料保存分散、未建立专题数据库等问题，当各级政府部门需要开展研究做决策部署的时候，档案管理部门可能会出现应接不暇的情况，难以提供较为精准的档案信息服务，在关键时刻不能起到协同发力的作用。

三、加强新冠肺炎疫情档案管理的思考

医院系统应高度重视，将疫情防控档案收集管理工作纳入疫情防控总体工作安排部署，纳入疫情防控指导督查范围。通过加强领导、明确责任，建章立制、完善措施，切实做好疫情防控档案资料收集管理工作，并督促指导所属单位做好相关工作。

（一）加强组织领导，思想上高度重视。疫情防控是党委、政府直接领导并且高度重视的大事、要事，其档案管理质量高低直接影响到未来党委、政府疫情管理决策，并且与民众的生命安全息息相关，各级领导干部和各部门必须高度重视，尤其是防疫第一线的医卫系统。主办或者承办单位应当第一时间与档案部门沟通，通过召开相关档案管理人员会议，研究确定档案管理方案，及时将防疫档案归档到位；档案管理部门要围绕中心工作，积极主动作为，争取领导支持，全力宣传，监督、检查、指导疫情防控档案管理工作。

（二）压实工作责任，健全工作机制。建立档案部门归口管理、主办部门牵头负责、各方共同参与的工作机制。一方面，明确综合档案、人事档案、病历档案、财务档案等相关科室及各工作人员的工作职责，确保每项具体的档案都有对应的档案人员负责。在遵照医院的档案工作方案的基础上，结合新冠疫情具体工作，建立考核机制，压实每个档案人员的工作职责。另一方面，考虑到医院档案工作的特殊性，医院档案工作人员一般为兼职，结合一线工作的具体情况，统筹安排，做到“两手抓”“两手硬”。

（三）明确归档范围，做到应收尽收。医院在开展新冠肺炎疫情防控工作的过程中形成的一系列纸质与电子的文字、图表、照片、音像、实物均是医院抗疫的重要档案材料。通过明确归档范围和要求，进一步完善疫情档案资料。医院抗“疫”档案的归档范围主要有以下十个方面：1.上级部门发布的重要报告、简报、信息、专报、快报、大事记、总结、决策、重要批示、指示和会议纪要等。2.医院形成的系列相关发文：如组织构建、工作方案、防控方案、救治方案、应急流程、物资捐赠管理办法等。3.医院领导（班子成员、中层干部等）在疫情防控期间的工作表现、所受奖惩情况等。4.医院党委、纪委组织、跟踪监管疫情防控责任落实工作情况所形成的材料。5.医院开展防控工作（体温检测、流行病学调查、健康码查验、疫情监测等）形成的文件材料。6.医院收治新冠肺炎疑似病例、开展核酸检测工作形成的文件材料。7.医院职工每日体温检测，疫区接触史、外出情况等相关文件。8.医院援鄂、援外医疗队伍、医疗人员及支援车站、机场等医务人员抗疫工作情况，所做的事迹报告、宣讲，所获荣誉等文件材料（文字、图像、实物等）。9.医院组织药品、防疫用品等物资保障工作情况。10.医院宣传报道抗疫先进人物、典型事迹所形成的文字、图像，在新闻媒体、医院公众微信号上所做的宣传报道等。

（四）加强集中管理，提高有效利用。档案的价值在于利用，无论是医院管理者，还是具体的医院档案从业者，都应高度重视档案服务与利用工作。在全面收集、应收尽收的同时，还要放眼长远，将疫情档案的收集与利用、编研相结合，提高有效利用率，使“死档案”变成“活资源”。比如，可以精心组织专题活动，通过地方各单位的巡回展览展现抗疫故事和抗疫精神；或者通过组织专业力量开展专题研究，组织专家团队结合档案资料对防疫知识进行专题宣讲，提高民众防疫意识和能力；还可以在一定范围内提供在线查询、检索服务，助力相关领域工作人员提升业务能力和水平。

四、结语

医院在做到应收尽收、全面“记疫”的同时，还应主动适应新形势、新需求，做好疫情档案的开发利用工作。档案管理部门要在对医院抗疫档案进行分类整理、精细加工的基础上，联合党办等宣传科室，借助广播、电视、报纸、微信公众号等多媒体平台，宣传报道，讲好医院抗疫故事，宣传医护人员尽职尽责、救死扶伤的英雄壮举，提高疫情档案的实用性、使用率，为打赢疫情防控阻击战营造良好的舆论环境，展现新冠疫情防控中的正能量。