医疗设备档案的建立与利用探究

文/广西医科大学第一附属医院 钟张庆

医院在进行医疗设备采购、使用、维修以及管理的过程中均会产生大量的档案资料，对这些资料进行开发和利用可以助推医院的发展提升。建立医疗设备档案，持续补充完善其内容并对其中的数据资料进行合理利用是做好医疗设备管理工作的基础条件。

一、医疗设备档案的分类

根据医院的日常工作以及医疗设备的使用过程，医疗设备档案主要包括三类：一是商务档案，即医疗设备购置过程中产生的档案资料，包括的购置申请、审批文件、招标文件、商检证明、合同等。从医疗设备审批通过开始，医院要为医疗设备分类建立档案编号。其中需要特别注意的是订货合同，其中必须包含设备型号、价值、厂家、经销公司、保质期限、培训要求、联系人等诸多方面的信息。商务档案的主要应用价值是作为解决纠纷的法律依据。二是技术档案，即医疗设备到货验收时涉及的相关资料，包括设备操作手册、备用零部件、设备验收报告、厂家提供的培训记录以及预维护方案等。此类档案主要用作医疗设备维修和保养的依据。三是使用和维护档案，包含有医疗设备的日常使用数据、计量报告、日常维修保养记录数据以及厂家的派工维修单等。这类档案主要用于医疗设备的动态管理，可以帮助维护人员快速地了解设备使用情况，进而对设备存在故障的部位进行锁定，提高维护效率。此外也可以用作培训学习的资料，帮助新工程人员积累经验和提高技术水平。

二、医疗设备档案管理的意义

医院医疗设备档案形成于设备购置和运行的过程中，做好医疗设备档案管理是档案数据资料开发利用的前提条件，其意义主要体现在以下几个方面：

首先，医疗设备档案管理可以为医疗设备的购置提供指导参考。在当前技术背景下，互联网和物联网的广泛覆盖使得医院的绝大部分医疗设备的引进、使用以及报废都实现了全程“留痕”，如此一来，在进行新设备购置的过程中，可以充分参考以往积累的档案资料，提高设备购置的合理性和科学性，既能够满足医院的实际需求，又可以避免资源浪费、成本过高的问题。

其次，有助于医疗设备功能的最大化发挥。近些年来，随着我国居民健康意识的提升，医院的业务量也呈现出大幅度增长的趋势，医疗设备使用频率的提升使得故障发生的概率也变得越来越高，不可避免的会在使用过程中出现一些突发故障，威胁到设备使用的安全性，严重时甚至会损害病患的身体健康。而医疗设备档案则可以为设备检修、保养提供依据，促进医疗设备应用价值的发挥。例如根据医疗设备的维修记录，可以对频繁出现故障的设备进行预防性维修，相较于故障后的维修将节省大量的成本。而且已有的维修经历可以为后续维修工作的开展提供有利参考，缩短维修时间。

再次，医疗设备档案管理可以为医院管理提供服务。我国在2014年颁布了《医疗器械监督管理条例》，其中新增添的内容包括医疗设备不良事件监测制度和产品召回制度。医院做好医疗设备的档案管理工作可以实现对医疗设备市场前沿信息的动态掌握，可以基于医院在用的设备资源对相关技术发展动态进行了解，更好地服务于医院设备的引入和使用。

三、医疗设备档案的建立与利用策略

（一）健全医院医疗设备档案管理制度、强化管理意识。医院医疗设备档案管理工作的主要内容包括医疗设备信息的记录、整理以及维护，是档案建立和利用的关键性环节，其周期涵盖了从医院临床科室提出设备需求申请到设备达到使用年限或因其他原因报废的整个历程，是一项庞大且复杂的工作，为了保障这项工作的高效有序开展，必须要建立一套完善的管理制度体系，而这则需要医院设备科、使用科室以及经销公司多方面的协调配合。医院医疗设备档案管理制度应该与医疗设备的采购管理制度、维护管理制度、使用管理制度以及报废管理制度形成联动，进一步从医院运行层面形成管理制度体系。在制度建构的基础上，还要对医疗设备档案管理的流程进行明确，并组织管理岗位工作人员定期进行培训学习，保障管理工作的规范性。需要特别注意的一点是，在信息化社会背景下，医院必须要对医疗设备档案开发利用的数字化规章制度进行完善，促进档案管理水平的提高。例如，对设备档案归档的范围进行明确。以医疗设备采购为分界点，可以将档案归档的范围分为采购前、采购中、运行以及后期报废等环节，每个环节所涉及的档案资料各有不同，其中：采购前的包括申购表、调研考察报告等；采购中的包括招标文件、合同、合格证、提货单、发票等；运行环节的包括维修记录、故障检修表等；报废环节的包括报废申请、技术鉴定表等。

（二）充分认识医疗设备档案开发利用的重要性、提供专业化保障。医院医疗设备档案的开发与利用贯穿于医院运营的整个过程中，是一项长期的基础性工作，各医院必须要基于自身实际情况组建由业务能力高、责任意识强的人员构成的专业化管理团队，同时医院各个医疗设备的使用部门也要设置专门的设备联络人，负责配合档案管理人员做好档案资料的采集、整理以及上报等工作。除了人员配置之外，医院医疗设备档案管理工作的开展还需要其他专业化的保障，其中最主要的就是软硬件设施。这要求医院进一步加大医疗设备档案管理的资金投入，加快推动档案管理信息化建设，基于医院需求开发专门的档案管理软件，为医院设备信息资源的开发利用提供专业化的外在条件保障。而且，对于所有档案管理人员，必须做好信息技术培训工作，使其能够更好地满足新时期医疗设备档案管理岗位对复合型人才的要求。

（三）做好以医疗设备档案信息化编研，提高档案开发利用的数字化水平。在信息时代下，我国医院应该积极引入现代化信息技术，优化档案信息化编研，为医疗设备的高效利用奠定基础。在具体实施的过程中，医院应该基于当前我国医疗卫生事业的发展趋势，对医疗设备档案中具有潜在价值的信息进行分析挖掘。简单来讲，就是依托医疗科研动态，利用医院医疗设备档案数字化进行大数据分析，进一步完善数据库以及医疗设备档案信息共享平台的建构，为档案检索、查阅、分析、使用等操作提供便利，将档案所具有的价值充分发挥出来。我国医院必须充分认识到，在数据时代，医院卫生事业蓬勃发挥发展的趋势必然会伴随着医疗设备投入量的增加，因之产生的医疗设备档案资料也会越来越多。在此背景下，做好医疗设备的建立和利用可以为设备采购、使用的整个生命周期提供服务，因此医疗设备档案的质量就显得至关重要。对此，医院应该根据我国医疗卫生事业的发展状况，对设备资料进行科学的筛选和整理，为后续的开发利用打好基础。在前端控制方面，医疗设备档案人员必须从设备采购申请环节开始介入，做好全过程档案资料数字化信息的采集、录入和归档，实现全过程的质量控制，避免出现档案缺失的现象。除此之外，医院还需要对档案信息的存储格式进行统一明确，并做好备份工作，保障档案资料的安全。

（四）完善网络建设、构建多渠道信息化管理体系。目前我国很多医院都已经引入医疗设备档案信息化管理手段，一方面是技术条件已经成熟，另一方面随着医院业务量的增加，医疗设备档案的规模也变得更加庞大，传统管理模式在效率和质量方面都已经展现出弊端，因此有必要引入信息化管理提高工作效率。而医疗设备档案资料的形成不仅局限在医院内部，还涉及了经销商和生产厂家，因此应借助互联网打造覆盖内、外网的医疗设备管理平台，构建面向医疗设备信息的多渠道管理模式。

首先，建立涵盖医院各个科室以及销售公司的互联网管理平台，授权经销公司通过管理平台进行医疗设备商务档案资料的上传，提高医院档案采集整理的效率。此外，检修维护人员也可以通过智能终端随时将档案资料上传到管理平台上。

其次，将大型医疗设备进行联网。大型医疗设备工作站可以和医院内网HIS对接，档案人员可直接从HIS提取档案信息数据，数据完整性和精确度均能够得到保障。

四、结语

综上所述，在现代医院经营发展中，医疗设备档案的建立和利用对于医院医疗业务的开展以及管理水平的提升均具有积极促进作用，因此医院必须积极采用现代化技术建构科学化档案管理体系，充分发挥医疗设备档案的价值，服务于医院运营。