浅析知信行模式在人事档案管理实践中的应用

文/玉林市卫生学校 彭辉

人事档案管理是将人事档案材料进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用的活动总称。人事档案材料是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风、专业技术能力、奖惩情况和健康体检等方面，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料；人事档案材料与个人职称评审、岗位变动、工资待遇、年度考核、职务任用选拔等密切相关，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，是永久保存的档案资料。

一、人事档案管理存在的问题

（一）知识缺乏，认知不到位。在实际工作中，大部分事业单位人事档案管理人员均为“半路出家”而且“身兼多职”，没有经过专业的人事档案知识培训，也没有足够的人事档案管理工作精力，对人事档案的重要性认识不足，对档案管理制度要求不够了解，对档案材料的甄别分类、收集整理、归档装订及查阅转档等业务知识学习了解不够。

（二）意识淡薄，制度不完善。有些单位领导对人事档案管理的重要性认识不够，对人事档案管理专项工作不够重视，意识淡薄，认为档案管理不是单位的主要工作，不能创造经济效益，导致管理制度不完善，存在着人事档案管理工作马虎、不负责任的现象，甚至丢失档案资料、篡改档案内容的现象，导致档案材料来源不规范不真实。

（三）方法不当，效果不理想。人事档案管理方法不当，影响管理效率，管理效果不理想。例如对档案材料鉴别有误，导致应归档的材料不归档；对调动人员的人事档案不及时转档，导致人档分离现象；对人事档案“三龄两历”审核不严，影响干部选拔任用流程；对档案布置摆放不合理存放混乱导致档案查阅困难等情况。

二、知信行模式的理论基础

知信行模式是改变人类相关行为的模式之一，是一种行为干预理论。“知”指知识，是对人事档案相关理论知识的认识和理解，“信”即信念，是对人事档案具有正确的理念和积极的态度，“行”即行为，是具有人事档案正确的管理行为。人们通过学习获得了人事档案管理的有关知识，了解人事档案的重要性，结合自己的学习晋升经历或管理工作中遇到的问题进行积极的思考，增强人事档案管理意识，端正管理理念，坚定管理信念，改变管理的行为，继而最大限度地实现科学有序管理、高效利用档案、正确选拔人才的终极目标。

三、知信行模式在人事档案管理实践中的应用

（一）学习有关的人事档案理论知识。知信行模式首先是“知”，需要学习掌握人事档案管理的理论知识，夯实人事档案管理工作的理论基础，可以采用归纳整理法、图例解析法、诗歌朗诵法等多种学习记忆方法。比如笔者在学习过程中，为了方便记忆，将人事档案材料的十大类内容，通过“七言句”进行记忆：一履二传三鉴定，四学五政六党团；七奖八罚九审批，十体病残与其他；将人事档案管理的五大制度归纳为“归、查、转、保、用”五字制度：一“归”指材料归档制度，二“查”指检查核对制度，三“转”指转移投递制度，四“保”指保卫保密制度，五“用”指统计利用制度。

（二）树立正确的人事档案管理理念。知信行模式其次是“信”，就是要引导树立正确的人事档案管理理念，只有内心有了正确而坚定的信念，才能有强大而持久精神力量的指引，才能根据心里已建立的理想和信念进行正确的管理行动，对自己的人事档案管理行为产生强烈的责任感。

一要有“法制管档”理念。人事档案管理工作需要用法律和职业道德来约束和规范，强化“法制管档”理念，必须严格执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《党政领导干部选拔任用工作条例》等有关法律法规，只有依法管档，依法办事，才能成为合格的人事档案管理人员。

二要有“服务至上”理念。职工晋升职称、职务聘任、干部培养，甚至个人历史信息查阅等很多事情的处理都离不开人事档案，职工们对人事档案信息资料的依赖日益增强。档案管理工作者服务意识的强化，对于提升档案管理工作水平具有重要意义，为职工提供及时、准确、周到的服务，才能更好地提高人事档案的利用效能，充分体现人事档案的凭证价值。

三要有“严谨细致”理念。人事档案是职工个人信息的储存库，它概括地反映职工个人全貌，具有动态性而需要随时补充新材料，具有机密性而需要严格管理，具有真实性而经常利用于干部任免、招聘考试、职称晋升和人员调动等事件的查档审验，因此，需要树立“严谨细致”的工作理念，才能把繁杂的人事档案管理工作做好。

四要有“改革创新”理念。在“万众创新”及“智能化社会”的背景下，人事档案管理工作应及时抓住有利时机，加强学习，不断改革创新，不断更新完善管理理念与管理方法，建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。

（三）落实到人事档案管理实践的具体行动措施中。知信行模式第三是“行”，需要将人事档案管理的理论知识和上述的人事档案管理理念落实到的具体的管理实践行动措施中。笔者在人事档案管理实践工作的过程中，总结并采用“5S”的模式，“5S”是指：整理（seiri），整顿（seiton），清扫（seiso），清洁（seiketsu），流程（stream on）。

1.“5S”之一是整理。“整理”是指对材料区分有必要和没有必要的，保留有必要的材料，去除没有必要的材料。首先，对人事档案材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，对档案材料进行归类，按照材料的性质、内容，确定其归档的具体位置；再次，对材料进行整理，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案盒装订，并将档案盒放入对应的档案柜位置中。

2.“5S”之二是整顿。“整顿”是指将档案材料依规定位置摆放，且放置整齐加以标识。首先，要对人事档案材料进行科学合理的布置和摆放，便于查找，消除因混放而造成差错；其次，是定期检查与核对人事档案材料，这是保证人事档案完整、安全的重要手段，检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

3.“5S”之三是清扫。“清扫”就是使档案室环境处于无垃圾、无灰尘的整洁状态。首先，将档案室内地面、墙面、门窗和物品（档案柜、档案盒、装订台等）打扫干净，保持清洁；其次，及时清理档案室内无关物品，无关人员不得进入库房，档案室备有必要的防火、防潮器材，严禁吸烟，离开时关灯关窗，锁门。

4.“5S”之四是清洁。“清洁”是将上述的整理、整顿、清扫实施的做法进一步制度化、规范化，并能够长期维持其成果，能最大限度地保证人事档案材料完整，保证室内物品摆放井然有序、环境整洁，才能使人事档案管理者拥有一个干净有序、安全高效的工作环境。

5.“5S”之五是流程。是指根据人事档案管理的五大制度，制定规范的人事档案管理工作流程，如人事档案接收流程、人事档案转出流程、人事档案查阅流程。在日常工作中将工作流程严格贯彻落到实处，严格规范人事档案的接收、查阅、借阅与转递制度，做到规范化、制度化管理，这是做好人事档案管理工作的基础和保障。

四、知信行模式在人事档案管理实践中应用的原则

（一）遵循发展性原则。是指个人的人事档案材料不是一成不变的，随着其学历提升、职称晋升、年度考核、工资审批等均发生变化。因此，要遵循发展性原则，用睿智的心态、发展的目光看待，需要耐心、细心、责任心实施“知信行模式”在人事档案管理应用的行动策略。

（二）遵循联合性原则。是指人事档案管理工作不完全是人事部门的事情。在笔者单位中，还与党办、教务科、工会、财务科、审计监察等部门相关，必须动员联合多方面的力量，才可能更好完成人事档案管理工作，需要遵循联合性原则，发挥团结协作精神。

（三）遵循差异性原则。知识的理解、信念的树立、行为的转变都是因人而异的，所需要的时间和难度具有个体差异，造成人事档案管理者工作能力的差异性。同时，每个人的成长轨迹、学历层次、职称晋升等也各不相同，造成个人的人事档案材料也具有个体差异。因此。要遵循差异性原则，用求真务实、严谨审慎的工作态度做好人事档案管理工作。

总之，笔者在实际工作中，将“知信行模式”应用在人事档案管理实践中，提高了理论知识水平，培养积极正确的理念与态度，主动落实行为措施，最终提升了人事档案管理效率。