浅谈高校档案微信公众号发展对策

文/华南师范大学附属中学 徐榕励

微信公众号又称为“微信公众平台”，主要作用是进行一对多的媒体性行为活动。具体细分为订阅号、服务号、企业号和小程序等4种类型。自2012年以来，微信公众号发展迅猛，到2020年，微信公众平台数量已经超3000万。《全国档案事业发展 “十三五”规划纲要》中明确指出：“应加快档案信息资源共享服务平台建设，拓宽通过档案网站和移动终端开展档案服务的渠道”。在此背景下，作为新兴媒体的高校档案微信公众号，是有效传播优秀档案文化、扩大档案工作社会影响力的生力军。本文就档案微信公众号发展现状进行分析，并提出发展对策。

一、高校档案微信公众号发展现状

（一）微信公众号在普通高校中尚未普及，微信公众号间的差距明显。根据档案微平台发布的榜单（以下榜单皆是来自此微信平台），2019全国档案微信公众号年榜Top100中，高校类占13个，档案局馆类微信公众号82个，企业类5个。说明档案局馆类微信公众号是发展最快的主力军，高校微信公众号次之。谢怡、韩伟在《基于微信平台的高校档案微服务创新策略》中提道：“截至2019年6月，全国2688所普通高校档案机构开通档案微信公众平台的共105家，开通率仅为3.91%”。对比2017年-2019年高校类档案微信号排名榜单，三年连续上榜的有：“档案那些事儿”“国际档案理事会ICA”“四川省档案学校”“上海交大档案馆”“上海大学图书情报档案系”“时光特攻”。“浙大档案馆”“华东交通大学档案馆”首次入榜。其中“档案那些事儿”一直遥遥领先，根据2020年5月高校微信号榜单(TOP20)排名第一的“档案那些事儿”（WCI月均值481.34），与第二名的“国际档案理事会ICA”（WCI月均值384.28）有近百点的差距。而往后排名的WCI值差距急速拉大，到第20名的“温州大学案馆”WCI月均值只161.98。

（二）缺乏对微信公众号的宣传。目前高校档案公众号名字各异，并非机构名+档案的格式。令人很难联想到公众号所从属的机构和服务的内容。在微信上输入“档案”和机构名称，未必能搜索到相关的公众号。

（三）公众号更新缓慢。高校已开通的平台内容更新频率较低，更新间隔时间较长。以“档案微平台研究”公布的2020年5月份高校微信号榜单（TOP20）更新发文次数最多的18次，最少的1次，平均每个账号发文7.95篇；日均发文间隔最短的1.67天，最长的30天。

（四）以单向发布信息为中心，缺乏用户参与度与凝聚力。目前多数档案微信公众号属于订阅号，每天可发布一次信息。少数为服务号，可以为用户提供更多在线服务，但每个月只能发布4次信息。各高校档案微信公众平台大都局限于向用户推送各类档案信息，很少与用户交流，所推送的信息与用户切身利益的相关度较低，难以引起用户的关注。

二、高校档案微信公众号发展对策

（一）微信公众号的宣传对策。高校微信公众号的宣传方法有以下几种。一是做广告。通过网站发布档案公众号的链接和二维码；在校园公告栏、图书馆、体育馆、饭堂、学生宿舍宣传栏等公众场所，放置档案馆微信公众号的宣传广告；在教职员工名片、学校招生招聘宣传折页、学校各类办公用品和校庆、院庆礼品上加印微信公众号二维码。二是在高校档案馆提供查档服务的过程中要求客户关注微信公众号。三是鼓励在校师生将档案公众号的信息转发到自己的朋友圈。而要做到这点，必须定期发布在校师生所关心的话题内容，吸引他们进行浏览打卡和点赞。比如定时统计公布各种成绩排行榜，运动会比赛结果，优秀学生在外参赛获奖榜单，设立相关的投稿专栏，结合高校校庆、校内大事、热点问题等定期发布师生原创的文章、图片、视频、音频等。三是送礼和抽奖。比如关注有礼、推荐有礼、转发有礼等。奖品可以是精装校史图册，档案馆编研成品，既激发师生的扩散热情，又推广了档案文化。

（二）丰富公众号的内容。可将公众号分为人物档案、珍档展览、工作动态、政策法规、档案照片展览、档案征集信息等几大板块，建立微展厅，在微信平台上展示特色馆藏档案、珍贵档案、编研成果等。将高校师生和公众普遍关心的话题、喜好与档案信息联系起来，吸引更多粉丝阅读。另外，丰富的档案信息内容形式，采用图片、动画、视频、音频等，提升公众的阅读兴趣，从而提供公众号的阅读量和点击率。

（三）保证公众号更新速度。对于微信公众号平台来说，只有在合理且适当的时间段内将档案的内容公布或者及时更新，才可以最大化实现档案信息价值，提高公众号信息的更新频率，让师生和公众了解最新的资讯。如建立微资讯栏，将档案馆的最新动态信息及时地发布给师生和公众，

（四）加强运营人才培养和资金投入。微信公众平台的运营和维护，需要大量专业人才。当前高校档案工作人员结构老化的问题突出，并且许多并非专业人才。在公众号的信息发布和互动交流中存在许多问题。因此，提升档案管理人员的素质是提供公众号管理和服务水平的关键。一方面，高校应加强在职人员的专业培训，使其能够掌握最新的知识。同时设立奖惩机制，提高从业者学习和探索实践运营档案公众号的工作积极性。

除了人才以外，档案公众号的发展还需要有大量资金的支持。其资金来源有三：一是来自政府和学校的拨款，二是通过和企业合作获得资金，三是公众号平台有偿服务的收入。只有充分利用现有的档案资源，发挥高校档案部门及馆藏档案的特色和价值，逐步提供服务水平，从而提高档案公众号的知名度和排名，才能在竞争中脱颖而出，争取到更多资金支持。

三、准确定位服务对象，提供针对需求的服务内容

高校公众号的使用者大致可以分为档案信息浏览者和档案信息查询者两类。对于信息浏览者来说，他们对知名人物档案介绍、档案新闻等信息或者工作动态信息更加感兴趣。因此，公众号应从师生和公众视角出发，围绕师生和公众的需求和热门话题，发挥档案馆特色，构建推送内容。笔者对2020年5月高校微信号榜单前20名的微信公众号进行浏览，发现TOP20的档案公众号都侧重于热点推文，将本馆或档案阶最新动态发布给大众。比如“档案那些事儿”发文《标准规范丨先睹为快：《国家档案局最新发布档案服务外包工作规范》系列标准》就上了5月全国档案微信号热文榜TOP50的第24名，这正说明热点推文是档案公众号吸引浏览者的重要来源。

对于档案信息查询者，他们使用公众号抱有特定目的。如做学术科研，需要查阅档案的用户。对于此类用户，公众号可以利用微信小程序，为用户提供一定的信息检索功能。比如通过关键字，就可以在公众号中检索到所需的档案信息，或者获取这些信息的渠道。如系统未能满足客户信息需求，应设立人工服务通道。

对于要访问实体档案或要开具凭证的用户，平台可以建立预约功能，告诉用户查档时间、地点、流程、手续以及提供的档案服务内容，引导这部分用户到档案馆获取他们需要的信息。

四、构建去中心化的档案网络社群

如果一个公众号只是单向地向公众发布自己的观点和信息，那么只会形成以公众号为中心的网络社群。网络社群成员缺乏参与度，对公众号的黏性缺失，进而影响公众号的生命力。去中心化，即是授予社群成员参与，表达自己观点的权利，从而构建起比单一的中心化关系模型，能使网络社群变得牢固的交织网关系。网络社群成员既可以成为公众号内容的接收者、传播者，也可以参与公众号的建设。比如建立评论区，提供给用户一个发表个人观点、共享知识的平台。设立精品文章专区，给公众一个投稿的渠道。同时，可以通过调查问卷征集用户的意见和建议，搜集和统计用户的喜好，持续完善公众号，去中心化能增强公众号的凝聚力。

五、公众号信息安全的保障

虽然微信公众号促进了档案信息的传递，但同时也增加了隐私信息泄露的风险。对于用户在公众号上发布的信息需要进行监管，防止有害信息传播，病毒入侵和网络攻击。《国家信息化领导小组关于加强信息安全保障工作的意见》中要求“建立信息安全等级保护制度、管理办法和技术指南，要重视信息安全风险评估，加强以密码技术为基础的信息保护和网络信任体系建设，建设和完善信息安全监控体系”。具体在公众号上实施，一是身份甄别：要求用户通过身份证号、手机号等实体信息进行注册，同时将两者进行匹配，核实用户真实身份。防止不法分子利用虚假信息进行非法注册。二是访问控制，在用户获取敏感信息前，需要对用户权限进行核实，比如面部识别、指纹识别、一次性密码短信等技术手段，防止泄露未经授权的信息。三是信息加密，防止信息在传输或存储过程中被盗取、篡改破坏或者监控。最后，要加强信息安全技术建设，防止黑客和木马病毒的入侵。

六、做好档案资料数字化和编研工作

各高校结合学校馆藏档案特色，把珍贵的、常用的、有特色的馆藏档案数字化，才能实现微信平台的在线检索，查阅和下载功能。做好馆藏信息的深度和特色化编研工作，是提升档案信息资源利用率和吸引力的必要条件。目前很多高校档案馆藏给人的感觉是古板缺乏活力，很难提起阅读的兴趣。可以把档案的编研工作与学校校园大事、校史、校园活动、校园文化建设等师生和社会大众关注的热点联系起来，让档案和图片、视频、动画、语音的元素结合起来，才能吸引更多人浏览、点赞档案微信公众号。