高校办公室管理存在的问题及对策

高校在发展中涉及科研项目申报、专家实地考察和人才交流引进等事宜，而这些事宜基本上是由办公室进行协调和服务的，可以说高校的运行与发展离不开办公室管理工作的开展。在很多人的观念中，办公室的工作是缺少核心工作内容的、轻松的，这导致办公室管理工作的开展始终得不到具体问题的分析与完善。

一、高校办公室管理现状

（一）人员配置与服务观念的欠缺。高校办公室管理主要是负责高校各项活动的沟通协调与服务工作。办公室人员除了在管理方面具有很强专业性，同时还要具备沟通、协调与服务等各种相关的技能。现在个别高校配备的办公室人员不够专业化，近些年教育部对于高校办公室管理在编人数的限制使得办公室的可用人力不能够满足冗杂、细致与繁重的办公室服务工作，这让办公室管理工作的开展缺乏系统性和时效性。另外，如今外界对于高校办公室的管理工作不甚了解，个别办公室人员也不清楚自身工作的职责，在工作岗位上，这些办公室工作人员多是抱有“混日子”的心态，缺少工作的激情和服务的意识，在配合学校设定计划时，往往缺少大局观念，如此，反而增加了工作的范围和难度。

（二）管理流程与管理机制不完善。高校办公室管理机制是决定管理工作质量的关键。如今教学管理和其他的管理都在时刻更新，管理机制存在许多欠缺。首先，办公室工作的开展缺少科学的流程与分配，很多办公室工作人员每天基本上等到领导的命令后才展开工作，缺少工作上的主动意识；有时多个部门一起发来工作任务，导致工作人员手忙脚乱，需要加班加点才能做完，这往往是协调上出现了问题。另外，管理机制中缺乏奖罚制度，办公室的员工缺少明确的分工，长期处在有任务时缺少科学的工作流程，用加班加点来补救效率不高的问题；无任务时缺少工作热情，呈现混日子的状态。这样不但大大降低了管理工作的效率，使其失去时效性，更是对工作质量的提升和办公室管理的发展造成了阻碍。因此，高校办公室管理的开展一定要在管理机制上多做改进，从管理流程、方法和工作人员工作态度方面入手，进一步提升管理工作的效率和质量。

（三）职能与地位从属之间的矛盾。虽然高校办公室管理工作的本质属性是服务，但其主要职责包括监督各部门对学校各项规章制度的执行，督促各部门对学校下达任务的完成，协助学校活动的开展和过程中各项事宜的沟通等事宜，因而其中产生了监督执行任务与服务本质间的矛盾。办公室管理工作本身是有监督和督促职能的，但不论其在政务的参与中还是对事务的管理，始终都扮演着协作服务的角色。很多时候，学校办公室工作人员需要参与学校制定的计划并提出相应的对策，却没有决策和实施对策的权利，这使得办公室工作人员的辅助性工作具有一定的被动性，很难得到全面的开展。目前，办公室管理工作的被动性主要表现是，其工作的开展要根据领导的意图去处理，其工作节奏不受工作人员自身掌控，使得工作人员往往在一个又一个紧急任务中疲于应对。

二、高校办公室管理对策

高校办公室作为学校管理的信息中心、指挥中心以及服务中心，不仅要发挥着上传下达的作用，更是连接教学管理和行政管理的枢纽。高校办公室工作水平的提升将对提高整体管理水平发挥重要的作用，作者认为应该从以下四个方面加大工作力度，推动高校办公室管理水平的提升。

（一）牢固树立正确的工作理念，不断注重提升办公室工作的主动性和积极性。高校办公室工作人员要牢固树立正确的工作理念，要更新自己的工作观念，以与时俱进的工作方法来破除以往低效化的工作模式，要充分认识到办公室工作在行政管理和教学管理方面的重要价值。高校办公室管理始终是和学校的发展相一致的，这就需要高校办公室工作人员不断提升自己工作的主动性和积极性。第一，高校办公室人员要注重强化学习，对于先进的管理方式和理念要加大学习力度，运用与高校新时期发展相适应的管理工作模式；第二，在高校办公室工作中要增强主动意识和进取意识，在办公室服务工作中要做到热情周到；第三，要提升自身的服务意识和服务能力。高校办公室服务的主体除了师生之外，还要做到日常教学管理、行政事务处理等工作，这就需要高校办公室管理人员及时了解有关工作信息，参与到教学管理工作中去，协助领导做好工作方案的制定，及时掌握学校管理动态，以此来推动工作效率的提升。

（二）提升管理队伍的专业化。高校办公室工作人员的上班时间是固定的，不像任课教师，有很多自我提升的学习时间，因此，其自身专业技能和其他应用技能的发展在工作过程中很难进一步提升。长此以往，对于办公室管理工作的效率和质量都没有好处。因此学校应当定期组织开展办公室工作人员的培训活动，集中多样课程提升工作人员的业务能力；同时还要引入互联网大数据的智能办公课程，以转变工作人员原本落后的办公手段。此外，对于工作人员服务意识提升也是十分有必要的。办公室管理工作本身就是围绕协调、沟通、宣导和督促所展开的服务性工作，本质是服务，要求其工作人员必须具有较强的服务意识和大局意识，学校应针对办公室工作人员平时的被动性工作、工作态度不积极、得过且过等不良的工作习性进行严格的监督，并对其展开服务意识的宣讲与灌输，让这些找不到工作方法、思想态度不积极的工作人员转变全新的工作理念，从而进一步达到优化管理队伍的效果。

（三）完善管理流程与制度。管理机制的完善是做好管理工作的基础。第一，高校办公室管理机制的完善要着眼于时代的发展变化和学校的发展需求，对于落后的管理制度条例和不合理的规定应果断废除；第二，要对工作人员的工作状态加以调整。为保证办公室工作人员的工作态度有所提升，学校应制定奖罚激励制度，以促进工作人员的工作激情和服务意识，而对于工作完成质量不佳和完成效率低，经常需要加班的工作人员则实行考核抽查的方法，以此促进其工作方法的转变和效率的提升；第三，关于办公室管理工作的流程，应通过对工作人员的能力侧重进行具体分析，将繁杂的工作内容划分类别并派分给各项能力较强的工作人员，而派分完毕的工作要将责任具体落实到个人，防止中间出现差错而不能及时修正的状况发生；第四，要根据实际情况对工作任务进行合理分配，并对于个人完成的进度作好记录，避免一人兼多岗和工作环节“搭便车”的问题出现。

（四）加强信息化办公建设。高校办公室还没有将智能化的管理有效地运用到工作当中，这导致各部门在下达普通任务和紧急任务时无法和其他部门进行沟通，而办公室工作人员没有途径区分事务的轻重缓急，时常被积压的工作任务搞得狼狈不堪。加强信息化管理建设可以第一时间将各类信息通过平台分享给各个部门，方便了部门之间工作的协调，使得办公室工作人员可以通过分工设定工作开展的先后顺序。同时，办公室管理作为一个服务性工作，既可以通过信息化技术更好地完成服务，又可以在服务当中完成其他职能，例如在数据信息的分享和搜集中，更好地实现监督与督促的职能，并进一步推进决策的实施。

三、结语

综上所述，高校的办公室管理作为高校管理的重要环节，其在工作中的观念、制度和方法的欠缺会对高校的发展和运转产生不利的影响。因而高校需正视办公室管理的功能，进而重视办公室管理的工作内容，从与时俱进提升办公室管理观念、严格完善办公室管理体制与解决办公室管理工作开展中的协调矛盾入手，加强办公室管理的建设，促使其在高校发展中发挥更大作用。