信息化背景下文书档案管理工作创新微探

高海翔

（山东港口航运集团烟台集装箱海运有限公司，烟台 264000）

引 言

文书档案是各个单位对活动发展进行记录的资料集合。文书档案的完整准确性和生产与发展有着直接的关系。因此，各个单位需要认真对待文书档案的管理工作。目前，以往的文书档案管理方法已经无法满足单位在发展过程中提出的各项需求，所以各个单位需要在信息技术飞速发展的环境中寻找新型的工作方式，让文书档案管理工作的质量有效提高。

一、文书档案管理信息化的优势

（一）办公效率显著提高

对已有的文档资料进行进一步的归纳和整理是文书档案管理工作的重要内容，此外还需要对没有却需要进行收集和归纳整理的文书资料进行整合。传统的文书档案管理工作分门别类地管理种类存在差异性的文档。一些大型单位内部设置的部门较多，而且各个分支下面所包含的文档资料种类五花八门，更需要对其进行分门别类的管理。为了有效解决这一问题，使得工作开展更加有方向性，保障这项工作能够完美完成，以往会采用投入大量资源的方式解决。但是较为繁重的工作，会促使一些人为失误的出现，如错误地分类文档资料或者是文档资料在移动的过程中遭受到二次破坏。由于人为失误的原因，在分门别类地过程中，文书资料出现标注错误、文书资料涂写痕迹严重的问题，这些都会让管理工作的实际效率大大降低。实现文书管理工作信息化可以让办公的效率得到提高，通过信息技术的处理方式，让每一件文档资料都能够得到归档整理，通过一次整理，可以保证这些信息一直都能够合理化地管理，为以后文档资料的借阅和查询提供较大的便利，同时也减少了人力和资源的浪费。

（二）提供更方便的检索资源的方式，实现资源共享

如果仍然采用落后的人工处理文书档案的方法，当查阅资料或者文件的时候，需要登记相应的信息，在已经整理完毕的资料中毫无头绪地翻找。这种查询方式不仅浪费人力，而且耽误了大量时间，不利于工作效率的提高。让文书档案管理工作实现信息化，便可以进一步方便对资源的整合和查询。借助信息技术可以将纸质文档资料变成电子版的文件。既方便人们查询，又保护了纸质文件不会在反复被查询中遭到破坏，通过对归档资料进行整理，建立一个科学完善的管理体系，使得每一种文档都能够对应一个检索，让查阅者在查询资料的时候能够快捷地找到自己所需的内容，大幅度提高了查询效率，让工作时间得到有效的节省。

（三）快捷储存文件，持久保存文档

纸质文件或者是图片影像等内容是传统文档归纳的载体。这些纸质文件在保存的过程中，容易受到周围环境温度和湿度的影响，使得文件在保存过程中遭受破损，出现字迹模糊等情况，最后会给文件的借阅和使用带来很大的麻烦。随着电子科技化发展信息技术的不断成熟，在对文件进行储存和管理的过程中，可以突破传统纸张的限制，将纸质文件转化为能够在计算机上阅读储存的电子文件，不仅方便了办公，而且让文件的保存更加快捷稳定。

（四）提高文件传输的有效速度，保障文件传输过程的安全稳定

以往在借阅所需要的资料的时候，需要先翻找出档案盒并根据查询索引查询自己所需求的资料。如果资料管理制度出现问题，就容易导致资料丢失的情况发生，有一些人为了得到资料甚至会私自保存不上交，让文件不再完整，所以传统的文书档案管理制度在资料传递方面有着很大的缺陷。一些大企业总公司和分公司之间需要传递一些文件资料，如果只是依靠快递运输的方式对这些文件进行传递，无法确保办公的时效性，这对文档资料以后的归档储存也会带来较大的麻烦，所以推进文书档案管理信息化可以保证文档资料传输的安全快捷性。即使是远距离的文件资料共享也能够借助信息技术实现，使得工作可以高效地完成，也保证了文档资料在传输过程中的安全性，进一步提高了办公的效率。

二、信息化技术给文书档案管理工作带来的积极影响

在计算机技术的发展和大规模普及的背景下，大量的电子文件得以出现，信息化时代使得档案管理工作需要进行改革，以适应信息时代的发展。信息化技术对档案管理工作造成的影响主要体现在以下几个方面：首先，信息化技术使得文件生成和档案归纳整合更为便捷。在信息技术的帮助下，电子文件和以往其他形式文件最基本的区别是借助二进制数字代码进行记录和表示，所以电子文件对计算机的依赖性较强。在对文件进行归纳整理时，电子文件的归档载体不再是纸质文件，还应包括计算机的硬盘、磁盘等储存器。其次，计算机信息化技术对档案归档的内容和方式也带来了一定的影响，电子文件在归档的过程中涉及电子文件的生成、收集、保管等内容，需要借助科学规范的管理制度并且严格按照相应的技术展开工作，确保电子文件的完整性、真实性和有效性。在对电子文件进行整理归纳的阶段，需要全程对其进行监控以保证能够记录下电子管理连续性工作内容。如果归档的文件除了电子文件之外，还存在其他形式载体的资料，需要采用双轨制进行归档，保证二者的归档在内容和描述方面保持一致。最后，信息化技术也会对档案本质的属性造成影响，传统的档案归纳本质是进行原始的历史记录，而且具备法律凭证的作用。但是电子文件的生成使用都是在计算机上进行，不能体现出档案原始记录性的内容和形式特征，所以想要电子文件具有法律凭证的作用，需要增加原始的记录性。

三、文书档案管理工作实现信息化的具体措施

（一）增设信息化档案管理工作所需设施，加大相关软件开发力度

为了促进档案规范化管理，需要配置信息化档案管理的基础设施，并且对促进档案管理工具高效率运行的软件进行开发，使得这些软件能够具备查阅、浏览、归档、借阅等功能。为了让信息化档案管理设施得到进一步的升级，需要投入一定资金建设数据库和阅览室，确保档案管理和查阅能够规范化的展开。除此之外，企业内部要建立起规范化的制度，保证文书档案的查阅管理有序开展。

（二）改变档案管理人员的工作理念

档案管理人员的管理思想和整个部门管理的工作如何开展有着密切的关系，而且起着决定性的影响作用，所以需要改变文书档案管理工作人员的工作理念，提高档案管理部门领导的认知水平和意识觉悟。如此才能够让部门中更多的工作人员在作业中改变自身的思想观念。领导需要对档案管理工作提起重视，加强档案管理的信息化建设，抓住信息化建设的机遇，合理统筹文书档案管理工作。在信息化建设的过程中，针对一些能力较弱、思想觉悟较低的工作人员需要采取培训的方式，提升他们的工作能力和意识水平。除此之外，领导还要发挥自身的模范带头作用，以身作则，不断学习文书管理信息化的知识，树立起全新的档案管理理念，并且将这些理念有效应用到实际的工作当中。

结 语

综上所述，在信息化时代的背景中，档案管理工作也要由传统的方式向信息化管理方式过渡。工作人员需要对档案工作信息化有足够的认识和了解，全面推进当前管理信息化的建设，才能够保证企业在社会竞争中拥有自身的优势。在对档案管理信息化建设的过程中，不仅要落实基础设施的建设工作，还需要制定相应的标准，开展规范化的管理，机构领导要发挥出自身的带头作用，提升管理人员的综合素质。