新形势下档案利用与管理人员素质提升思考

魏文君

（北京市工贸技师学院 北京 100097）

我国是档案管理工作开始较早的国家之一，也是档案文献量最大的国家。在长期的发展中，管理比较规范。进入新时代，传统的管理方式已经无法有效地满足社会对于档案管理的需求，因此需要档案事业创新发展，采用各种先进技术，实现档案全面管理。

一、影响档案管理人员的素质问题

1.思想落后

当下，很多档案管理工作人员的思想观念落后，无法满足当下信息化时代对于档案管理工作的需求。很多工作人员认为，档案工作就是将档案妥善保管而已，并不需要开发和利用，因此即使有档案管理办公软件，也无法使其充分发挥作用，工作效率不高，信息资源始终无法被充分利用。例如，档案管理工作人员只有掌握计算机、光盘等诸多信息技术，才能高效率地利用众多信息数据，让档案信息资料得到全面的整合和处理。

2.知识范围狭窄

档案人员只有具备较宽的知识面，才能达到档案管理工作的准确和高效。信息时代对档案人员在重视结构、文化素质方面提出了更高的要求。但是，当下工作人员大多是通过调岗或兼职的方式来从事档案管理工作，这样的工作队伍会对档案工作本身造成一定的影响。只有充分保障档案工作人员有较高的工作能力、政治性及安全意识，才能很好地提升档案管理的效果。[1]

二、档案管理工作人员的基本素质要求

伴随着科学技术的高速发展，档案管理人员需要具备以下基本素质：

1.恪尽职守的工作态度

《中华人民共和国档案法》明确指出，档案工作人员在日常工作中，要严格遵守工作规定，遵纪守法，有着较高的专业能力。工作人员的职责不仅是整理档案信息，而且还要保护档案，这直接影响档案的安全性和完整性，甚至与国家、人民的切身利益息息相关。因此，恪尽职守是档案管理工作人员最基本的职业素质。[2]在日常工作中，首先要保持较高的政治觉悟。档案管理工作需要坚持社会主义发展思路，对党的方针、政策等落实到位，坚持并贯彻以经济建设为中心的指导思想。其次要具备较高的事业心与责任感。档案管理是一种需要工作人员埋头苦干、默默奉献的工作。最后要具备较高的职业道德。档案管理本质上是一个服务性的工作，工作人员要从工作需求出发，不能违反相关规定。

2.工作素质

档案工作涉及内容比较复杂，因此对工作人员素质要求较高。档案管理人员要掌握基本的档案管理方法，也要具备较高的管理技术。首先，要具备较高的政治理论水平，按照党的领导和要求，在新形势下顺利开展档案管理工作。其次，具备较高的档案管理能力，档案的收集、整理、鉴定及统计多个环节，都需要一整套完整的理论及方法，工作会涉及文学、档案管理、科技档案管理及档案保护技术学等很多领域。档案管理本质上是一种服务性工作，因此档案管理人员不仅要具备较高水平的服务能力，还要不断创新。档案管理人员要有主动服务意识，只有充分了解各单位实际情况，才能有针对性地管理档案。最后，管理理念要创新发展，只有及时了解各种信息的需求方向，才能有针对性地提供准确的档案信息，帮助群众了解档案信息的价值。[3]

三、新形势下档案的利用

1.提升对档案工作的认识

档案与管理工作共同发展，是体现在档案的设计作用上。档案是人类社会实践活动的真实记录，可以很好地为人类的活动积累经验，并且为日后的各种社会活动予以指导。档案信息的利用，成为经济社会发展、科学研究等领域重要的数据。只有充分提升档案的利用效率，才能很好地推动社会发展，因此需要对档案利用工作详细分析。中华人民共和国成立后，不同时期，档案管理特征都不同。近年来，是基于服务与服从的宗旨开展工作，与经济建设联系更加紧密。在与市场经济接轨过程中，档案管理工作扩展了未来发展的途径。当下，要让档案工作顺应新形势，成为市场经济链中的一环，服务社会发展。

2.突出服务意识

改革开放后，社会主义档案事业初步完善，档案管理工作受到各个部门的重视，工作人员的办公条件得到了有效改善。为了进一步服务经济建设，档案工作要提升参与意识，提供更多的信息数据。制定档案管理计划，要摒弃传统档案利用工作的封闭特征，采用开放的工作模式，在全社会突出服务意识。[4]

3.转换工作视角

档案工作人员要转换工作视角，接受新的管理理念，科学合理地利用档案，为市场经济提供完善的服务。在服务大局或在一些重点档案利用过程中，要避免无为或观望，要不断增强主动性及创造性，让档案利用成为社会发展和建设的重要环节。

4.调整档案结构

档案工作与经济建设有着紧密的联系，因此要重视市场信息。当下能够反映经济建设的档案较少，基本上都是一些行政事务信息，这样就会导致档案室的使用价值较低。市场经济体制下，对于档案室的价值，往往是以档案信息能够为经济建设所提供的服务能力来判断的，档案室的构建需要起到推动经济建设的作用。当下，要对档案结构进行调整，加大对与经济建设紧密联系的信息的收集和整合，提升档案室价值，助力社会经济建设和发展，提供更加高水平的服务。[5]

5.调整发展模式

当下，要从宏观上调整和优化档案工作，改革行政管理模式，与新形势下的经济发展接轨。例如，近年来很多地方部门都格外重视档案的利用率，开展了档案达标升级及评优创效活动，有效推动了档案工作的模式创新，实现了更高水平的档案利用率，提升了档案的组织规模。对档案工作人员而言，基于市场需求，让本职工作有效开展，高效率地利用档案，会让档案工作上升到全新水平。

6.档案利用方式的多元化

当下档案利用需要呈现方式多元化。随着信息技术的发展和普及，应进一步提升档案室对外借档案、资料处理效率。结合档案工作实际情况，让系统很好地利用信息技术，对档案信息有效进行分类、整理，极大地降低工作人员的工作量。[6]

信息系统的构建，也应顺应信息化时代发展的档案发展方向。从工作人员的角度说，传统工作模式已经无法满足当下的使用需求，因此就需要积极掌握先进的信息技术，实现档案信息的高效率利用，为社会提供较高水平的服务。因此，基于新理念与新思维，对当下的档案信息资源的利用与开发进行思考，有助于提升档案工作的活力。要基于各地方党委及政府的领导，构建效率较高的档案工作模式。

7.有偿服务

在经济时代档案利用将成为未来各个行业发展的重要趋势。信息已经成为一种有着较高价值的商品，信息的拥有者往往可以提供准确的信息，来获取到一定的经济利益。信息具有经济属性，符合市场经济要求，逐渐受到人们的重视。当下档案工作人员可以提供有偿服务，以让用户更加方便快捷地获取信息。

8.个性化服务的提供

档案信息定制化的服务，主要涉及三个方面：首先，服务时间个性化。用户信息获取不再受时间与地点的限制，可随时随地享受信息服务。其次，服务方式的个性化。这是针对用户的实际需求及爱好提供的档案信息服务。最后，服务内容个性化。用户可以从自身需求出发，获取各种不同的信息内容，让档案信息发挥最大化的作用。

9.完善档案利用工作的法律保障

首先，协调档案的开放性与保密性之间的关系。对严重影响档案利用与管理的原因主要是档案的资源开放性较低，无法顺应当下社会对档案信息的使用需求，特别是政务信息的公开，对档案的开放合法性提出了挑战。一旦过分地重视档案法规保护，就会无法很好地利用档案信息，就必然与社会的实际需求产生矛盾。但是对开放性处理不当，就会使档案的保密性受到挑战。因此，需要完善法律保障体系，确定一个合理的开放时间，逐渐细化档案利用的具体规定。其次，完善档案宣传体系。要同市场机制进行深度融合，将一些市场营销的先进理论应用其中，让档案管理和利用发挥最大的作用。档案开放与档案利用相结合，创造出最大的经济效益和社会效益，有效激发人们对于档案的兴趣，加深对档案的认识程度。在未来的发展中，自觉地进行档案信息的整理和利用，为经济发展贡献出应用的价值。档案信息只有这样发展，才能提升自身的价值。

四、结语

新经济形势对档案管理工作提出了新要求。只有顺应时代发展，有效提升档案管理人员的素质、才能提高档案的利用效率，推动我国档案事业的发展，创造更大的社会效益和经济效益。