档案数字化管理应注意的问题

文·李鹏 于宝莲

计算机作为一种可以高效处理庞大复杂信息与数据的先进工具，需要以准确、科学的原始数据信息为基础，所以做好档案信息数据的整理、加工、著录，是档案数字化管理的前提条件。目前我国部分综合性档案馆实现档案数字化管理的前提条件还不是很理想，需要下大力气进行决定，通过实行档案标准化整理、规范化管理，来推进档案数字化管理的进程。

一、避免重复、精益求精

综合性档案馆由于档案进馆时间集中，档案数量庞大，无法做到对档案进行逐份核查，因此不可避免地保存许多重份或价值不大的文件，这给档案数字化前处理工作增加很多无效劳动，也会浪费很多数据存储空间，因此，档案馆应出台整理归档的科学、统一标准，加强对应进馆档案的业务指导。比如，将组卷过厚、内容混杂的案卷拆分重组，只把确实有相互联系的文件组合在一起。对无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工，确保案卷合理规范，优化档案数字化管理的基础，方便档案的查找利用，确保影响档案数字化管理的问题解决在档案进馆之前。

二、依据标准、规范著录

著录工作应以1986年国家颁布的《档案著录规则》为基本依据，结合档案馆的实际条件，制定出适合本馆的著录细则，促使著录到计算机中的档案数据，符合档案数字化管理的要求。比如，在著录时要统一规范题名。即在填写题名项时要规范机构简称，避免在检索时因机构名称含混不清、文不对题，而导致计算机无法识别。……