文书档案整理归档流程及注意事项探究

闫海燕

（中国宝原投资有限公司，北京 100143）

引言

电子文件是一种以代码形式记录的文件，其以磁盘、光盘、磁带等为载体。在计算机使用时，计算机可以读取，并通在网络上进行传输，生成相关文件。在电子文件的工作领域，根据工作模式可以对电子文件所工作的内容进行区分。其一，电子文件可以在处理事务或工作问题中，其根据工作需求产生的电子文件。此类电子文件以图像、文本、影像储存；其二，可以记录我国居民生产或科研活动的电子文件。此类电子文件具有明显的技术性，电子文件作为一种有效且新型的技术载体，对我国居民的生活工作带来了较大的帮助。转变了我国居民以往的办公模式，电子文件可以实现“无纸化办公”，与我国绿色发展的目标高度吻合。

一、归档方法

对于具体的归档操作，要先编好文件的顺序，明确具体的保管期限，之后按规定和程序进行移交操作。就目前来说，电子文件的归档方法有两种，软盘归档和网络置换归档，前者是借助打字机中的文件软盘或没有联网的软盘，编号之后，录入文件信息，方便查询。后者是提前告知管理部门做好相应的置换工作，然后在移交操作中由文件管理部门利用网络向档案部门传送档案文件以及移交相应的管理权，其间所有的电子文件归档需要打印出目录进行备份，如果是特别重要的电子文件，还要打印备份，复制到软盘中储存。最后交接方按规定进行交接手续并签字负责。……