新时代高校档案管理工作探究

高校档案是指高等学校在各项活动中形成的具有保存价值的历史记录，具有原始性、凭证性和权威性，是最可靠、最真实、最具权威的信息资源，是衡量高校现代化程度和综合实力的重要标志。作为以记录承载高校招生、学籍、管理、就业以及各类相关工作中形成的以文字、图片等资料为中心内容和职责的高校档案管理工作，是高校工作中重要的一环，是高校历史发展进程的见证者。一直以来，在高校工作中有着不可忽视的地位。随着社会的不断发展，互联网的普及、物联网的开发以及计算机技术的不断深化，数字化、信息化势不可挡，传统的档案管理模式已经跟不上高校快速发展的步伐。新时代档案管理工作得到国家的重视，但原有档案体系的弊端日益显现，深化档案管理的改革势在必行[1]。

一、新时代高校档案管理工作存在的问题

（一）档案管理的观念很淡薄，总体上都对档案工作重视程度不够

高校档案管理工作作为档案管理的重要组成部分，问题尤其严重。新时代下，高校档案管理工作的重要性更加明显，但是高校对档案管理工作的重要性认识不够，很多高校都更多地关注教学科研等重点项目工作的进展，很容易忽略校内的档案管理工作，导致出现基础设施和经费不足不到位的情况，很难跟上新时代的步伐，不能满足和促进高校档案管理高质量发展的要求。现代社会发展要求建立完善的身份信息系统，而大部分人的个人信息中都有很多高校内学习生活活动等内容。因此高校档案管理工作无论是对高校的基础建设和各项管理，还是对校内生活学习的老师学生都有重大含义。对于教师来说，完善的档案管理制度对老师评职称、发表论文都有重要作用[2]。真实、有效、高效的档案管理模式有利于教师开展工作，了解学习情况，更有针对性地从各个学生不同特点出发去引导教育学习，促进学生更好成长。对学生而言，完善的档案管理制度可以让学生在参加奖学金屏蔽、日常工作评比中更加公开公正，有利于促进学风校风建设。另外，高校档案管理工作需要对校内档案的保护重视起来，注意保护校内教师学生以及高校的隐私。

（二）新时代高校档案管理工作体制机制不完善，缺乏保障制度

大多数高校档案管理工作的制度体系、考核体系、激励体系等建设都不完善。其一，新时代高校档案管理工作制度还不够完善，普遍存在着制度笼统、单一，落后等情况，制度缺失成为档案管理工作中的一大毒瘤。在高校档案管理工作中，承担高校档案管理主要责任的为校内档案管理部门，其他有档案管理职能的部门和下级院校等对档案的管理很随意，没有认真负责，导致各类档案材料不统一，分散，没有形成集合的功能，消弱了档案管理工作效能的发挥。其二，不少高校档案管理人员不足，能力又很有限，很多档案管理的工作人员都是没有系统学习计算机或者相关专业知识的，校内又缺乏工作相关的、必须的专业培训，高校内档案管理信息化、数字化、智能化都不懂，也不去学习掌握，而且高校档案管理工作相当辛苦，不像其他职业那么有魅力，加上所处环境没有竞争压力，也缺乏技术交流，档案管理工作者墨守成规，不愿更新自己的管理知识，拓展业务范围，很难推动高校档案管理现代化、数字化的建设和快速发展[3]。

（三）新时代高校档案管理工作缺乏数字化、智能化建设

近年来，数字化、智能化是时代的一大特点。无论是高校还是别的行业，数字化建设都在稳步推行和深入，很多高校在建设数字化校园上投入巨大，随之而来的是办公的自动化和网络水平的优化，但是大家恰恰忽略了高校档案管理的信息化，对档案管理资源的投入低，工作整合力度不够，大部分高校都没有建立完善的档案管理信息化网络系统，有些资金缺乏的高校甚至没有引进网络和数字化的管理手段，档案管理依旧停留在信息存储、录入层面，加上高校档案管理部门的设备十分落后，只能储存文字资料，不能储存音像或者图片。同时，存在信息孤岛的现象，各系统对接困难，难以实现电子档案的收集和归档。

工作单位在录取高校学生时，只需登录此学生毕业高校的信息网，就可以查阅到高校各个学科对学生培养的内容和计划。如果高校档案管理工作到位，甚至可以查询到学生在校内参与的工作和项目、获得的荣誉、主要活动、以及是否受到处罚等，该是何等的便捷和简单，这也充分说明档案管理工作的重要性。

但是目前高校档案管理工作的发展并不乐观，很不均衡，各高校档案管理的发展层次不齐，新时代下我们国家高校档案管理工作发展十分缓慢，加上档案管理工作部门的工作人员普遍专业化水平不高，大多数由非档案管理专业的老师或者老师家属担任，这就更阻碍了高校内档案管理数字化、智能化的发展。电子档案和纸质档案相比较，其实电子档案更容易出现丢失的情况，从我们日常使用的手机很容易丢失重要信息就可以知道，如果新时代高校不加強档案档案管理部门的设备建设，不提高档案管理工作人员的专业化水平，那么高校内的档案管理工作很难良性发展下去，甚至会拖慢高校档案管理工作的发展速度，进而影响整个高校的发展速度。

（四）新时代档案管理工作缺乏一套规范化的流程

目前，高校档案管理工作专业化和智能化程度不够，高校内具体到每个部门进行档案的收集和上交，缺乏一套规范化的流程，每个部门提交的格式都不一致。例如，图片的格式、文件的形式等这种档案信息的细节，都应该做出明确具体的规定。为了加强高校的档案管理工作，应该对其进行更加系统化和规范化的管理，制定统一的标准，对档案管理工作进行严格的监督和检查。

针对收集资料不完整的问题，比如外出参加会议的工作人员未能及时把会议记录文件及时归档，档案管理工作人员对外派会议人员工作内容不清楚没有归档，会导致没有记录存在的情况，还有就是有些校内教师认为自用材料没必要留档，有些工作人员不配合留档等，都给高校内档案管理工作带来了很大麻烦。

还有新时代高校的虚假档案管理的问题。对收到的档案资料，没有进行严格细致的审核检查，直接归档，就很容易出现虚假档案、伪造的档案等情况，这些都是新时代档案管理工作缺乏规范系统流程导致的。

（五）新时代档案管理工作信息载体结构单一

其实，很多高校的档案管理方式还处于很落后、陈旧的状态。有些甚至还是手工作业，机械的手工抄写，劳动工作量太大，时间又长，速度又慢，很大程度上限制了档案的管理和整理速度。查阅档案时，因为档案管理方式落后，案卷使用频繁等造成破损，检索速度慢，准确率等大大降低。

二、新时代加强高校档案管理工作的主要

发展策略

《“十四五”全国档案事业发展规划》系统总结了国家档案事业发展的历史经验，针对档案事业的发展现状，提出了纲领性的指导性意见，为新时代推进档案治理体系和治理能力现代化提供了理论支撑。我们国家的高校已经完成信息化的基本发展，“软实力”成为如今高校档案工作的一个主要方向和目标，重点将高校信息化档案的实力提上去，才是整个高校办学效率提高的重要指标。

（一）要加强对时代高校档案管理工作重要性的认识

高校如何加强对档案管理重要性的认识，主要体现在三个方面。

首先，要加强人才的培养。人是主要因素，提高高校档案管理工作人员的政治素质，加强其自身职业道德修养，增强自身责任心和事业感。要能吃苦，能抵制诱惑，一心一意做好本职工作，热心服务、勤奋进取、科学严谨，不断改善档案管理工作的服务态度，提高工作质量。提高新时代档案管理工作者的科学文化素质，在精通档案管理专业知识的基础上，努力学习新时代科学文化知识，增加自己的知识结构，借鉴相关专业知识技术，提升自己的工作能力，更好地完成档案管理工作。其次，加强对新时代高校档案管理工作的领导，高校领导重视起校内档案管理工作，开展档案管理工作座谈会，解决档案工作中现存的亟待解决的实际问题，这样高校档案管理工作才有可能跟得上新时代教育教学改革的步伐。按照国家档案管理相关部门的指示，建立相应的档案管理部门，集中管理校内的纸质资料、音像资料、设备、基建、学籍等各种类别和载体的档案，并指定负责其他职能部门的档案工作人员，处理好其负责职能部门内档案资料的收集和管理，以确保校内资料的完整性。

就目前的情况来看，高校内档案管理工作人员专业水平参差不齐，这就需要高校采取相应措施，加强人员的专业化培训，或者聘用档案管理专业的毕业生，优秀的人才是每个行业都需要的，高校档案管理工作更需要高学历、高素质的综合性档案管理人才，有了这些拥有综合素质的管理人才，才能更好地提高校内整个档案管理工作的能力和水平。或者定期安排档案管理工作人员学习专业书籍，通过自主学习完成相应培训和工作上的任务。通过多种形式来提高档案管理工作人员的理论水平和实践操作能力。

（二）加强高校档案管理工作机制的改革

建立健全高校档案管理部门制度体系。例如，考核体系、激励体系等，细化对档案的管理，用制度来约束档案管理工作者的工作，完善档案管理各职能部门和下级部门，明确职能部门和下级部门的工作职责。统一工作标准，便于高校档案管理工作最后的收档和管理。

（三）加强高校档案管理工作数字化、智能化的建设

新时代是数字化的时代，提高高校综合软实力，档案管理智能化建设是必不可少的组成部分，也是现代档案管理的重要手段，是档案管理现代化的必经之路。电子档案的重要性日益凸显出来。如何加强高校档案管理工作数字化，成了目前高校面临的课题。新时代的档案信息来源更多，信息愈加细致，学生参加了哪些活动，设立了什么社团，教师、学生发表了哪些文章等等，都是档案管理记录的内容。高校每天都会收集到大量的档案信息，只有通过智能化的档案信息管理平台，将收集到的信息整理归档，才能高效、快速地应对大量档案信息。因此，要增加对高校档案管理工作设备的投资，改善档案管理工作人员的办公环境、改善档案管理工作储藏环境以及改善档案管理工作数字化系统设施等，例如，电脑、硬盘、网络等等，这些工具可以极大地方便高校档案管理工作者处理收集到的档案，将档案电子化存档。纸质档案就需要改善储藏环境，注意防水、防火、防潮、防霉等等的预防措施。资金投入用于引进数字化、智能化的人才，配合档案专业工作人员，一起努力实现数字化智能化的档案管理。

（四）加强新时代档案管理工作的规范化流程

目前高校档案管理工作的规范化和系统化存在一定的问题，急需把档案管理工作的制度建设提上日程。都说无规矩不成方圆，任何事情都有自身的规律，遵循其内在规律，工作就可以事半功倍，档案工作也是如此。需要按照规范化、制度化、智能化的新时代要求，对高校档案管理工作进行改革，使其符合新时代高校档案管理工作的发展方向和趋势。例如，为了防止档案丢失，针对纸质档案和电子档案的不同特点，制定不同的储存措施。一种方式丢失，可以有另外一种方式弥补。对纸质版档案进行严谨的分类整理，这就容易避免出现纸质版档案存档后难以找到的问题。让专业数字化人才对高校内网络系统实施维护，保证电子版档案的网络安全，这样高校档案管理工作才能在规范化、系统化、智能化的道路上越走越远。

另外，通过规范化的制度来约束档案管理工作者，不断加强高校档案管理工作者的法律意识、管理意识和责任心，完善档案管理工作的奖罚制度。高校可以通过制定档案管理办法、档案管理工作条例、纸质版档案管理条例、电子版档案管理细则、保密协定等等一系列规章制度来制约档案管理工作者。

（五）更新新時代高校档案管理的载体结构

以前的档案管理载体过于单一，要配合提高新时代高校综合实力的建设，就要丰富档案管理的载体结构。淘汰陈旧的结构，启用新的载体，才能跟上高校改革的步伐。

三、结束语

新时代下，借着信息化和数字化的东风，高校在日新月异地推行新的发展，更上一层楼。高校档案管理工作也起着更加重要的作用，高校也认识到了档案管理工作的重要性，这给高校档案管理工作提出了新的目标和挑战，督促其不断完善和发展来适应新时代高校发展的步伐。这个过程中会有更多的问题涌现，再加上传统的档案管理和数字化、智能化档案管理的碰撞，这就要求高校正视这些问题，遇到问题，解决问题，问题越来越少，方法越来越多，档案管理工作的能力才能得到稳步提升，才能更好地发挥档案管理工作的价值，开创更加全面便捷的新局面。

参考文献：

[1]薛梅.新时代民办高校档案事业发展路径探究[J].档案与建设，2018（10）：86-89.

[2]马玉杰.本科教学评估与高校档案管理工作研究[J].档案学研究，2006（6）：22-26.

[3]贾英阁，新时期高校档案管理人员素质现状分析及建设对策[J]，科技情报开发与经济，2011（5）：25.

作者简介：叶雪莹，女，1994年3月8日，大学本科，助理馆员，研究方向：档案管理。