智慧校园背景下民办高校档案信息化建设研究

曲菁菁

摘 要：近几年是信息科技快速发展的时代，越来越多的高校朝着智慧校园的方向逐渐建设和发展，社会校园的发展背景之下，运用了较多云计算、互联网、互联网技术，打破了传统的档案管理模式。采用信息化的档案管理建设方案，推动了高校信息资源和实体资源的有效衔接，为高校档案管理现代化、智慧化发展奠定了良好的基础。文章基于智慧校园的建设背景，讨论高校档案管理信息化建设的规划与设计思路，希望提出的优化策略可给高校档案信息化建设提供参考价值。

关键词：智慧校园;高校;档案信息化建设

引言

智慧校园的管理模式主要采用计算机、互联网技术，将高校的管理工作和计算机技术深度融合起来，提出了智慧校园的构建概念。在智慧校园的背景下，校档案管理结合信息化的管理模式，体现出现代化档案管理的发展特点，将多样化档案信息资源作为管理的重要内容，进行智慧档案资料的划分。建立数据管理中心，做好资料备份工作，保障档案资料的安全性，拓展了档案管理的业务领域。

一、高校档案信息化建设的基本条件内容

智慧校园环境下的档案信息化建设是一个系统、全局的工程，规划与设计工作涉及了多层次的工作内容，在规划中，需重点考虑这些基础条件，才能进一步完善档案管理建设工作。

在设备层方面，主要是支持网络的服务器配置、计算机软硬件、存储设备等。针对高校档案工作的特点和业务需求，应当自行选用面向前端的仪器。与一般的档案信息化建设不同，在智慧校园的背景下，“智慧校园”的设备层不再是单纯的购买计算机和软件，它要把信息服务的客体和主体联系在一起，使设备层能够为企业的创新和发展创造一个网络环境，为云计算、物联网、大数据等方面的技术支持。

在感应层方面，主要是利用物聯网的功能，它的具体操作就是将各种身份信息和信息采集装置安装到云端档案室和离线档案室中，通过传感器、二维码、摄像头等手段，可以对整个档案室进行实时监控，同时还可以对各种数据和事件进行更大范围的采集。感知层遍布智慧档案库的每一个角落，渗透到整个档案管理的各个环节，以确保所有资料的安全、稳定地传递。大学档案工作是一个数据密集型的环境，而在智慧校园中，这种特性更加凸显。

二、高校档案信息化建设的问题

档案信息化管理是一个涉及多学科、多部门、多方面资料的综合管理的系统工程。同时，随着我国档案事业的飞速发展，我国高等学校的档案事业也得到了飞速的发展，从而推动了我国高校档案管理的现代化。随着我国高等教育事业的迅速发展，我国高校的档案管理工作已基本实现了计算机管理，并逐步实现了对档案信息的数字化处理，并不断探索了新的电子文档管理方式，取得了明显的效果。

同时，我们也要清醒地认识到，当前一些大学的档案信息化建设还面临着一些亟待解决的问题：第一，档案管理的基本工作没有标准和规范。档案工作规范化、规范化是档案信息化建设的先决条件。但是，目前许多大学对各种类型的文件都存在着不同程度的不兼容，而且档案管理的基本工作也没有一个统一的规范。二是由于数字化信息资源有限，没有形成良好的档案归档意识。大学的档案信息化建设倾向于以传统的方式进行数字化管理，只关注于纸质档案的扫描，很少注意到电子文档的存档与高效的管理。三是由于档案技术规范、组织工作流程等方面的技术规范，没有考虑到计算机信息处理技术的特点和发展，所建立的数据库多为条目型数据库，全文资料所占比重较小，仅能进行单一的检索和查询，不能满足不同的用户需要。四是档案从业人员的素质不满足要求。要实现档案信息化，必须具备一定的专业技术和高素质的人才。当前，我国高校档案工作存在着安全、保密意识不强、安全防范能力差等问题。只有在服务器上安装杀毒软件，定期备份或设定存取权限，才能预防病毒感染，避免被入侵。而一旦出现故障或数据丢失，将会带来无法估计的后果。从当前大学的情况来看，档案管理部门缺少专业的档案工作者，尤其是档案资料处理方面的复合型人才，即使引进了一些现代化的设备，却没有得到很好的利用。

三、高校档案信息化建设路径

1.深入现代化档案体制改革

在现代档案管理体制下，实现档案工作数字化、信息化、智能化的发展，是高校发展和档案管理工作能够持续提升的必然要求。为此，高校要从档案信息化入手，进行综合、规划。从技术层面来说，要充分研究物联网、云计算、大数据等技术在档案管理中的应用，并根据高校管理、师生和社会的实际需要，根据档案管理的实际需要，将先进技术运用到档案管理中去，从而使智能档案在建设的过程中逐步向系统化发展。形成一种整合的资源，从而使档案的采集、管理和使用更加智能化。在构建数据资源的过程中，不仅要激活数字化的档案资源，更要深入挖掘其价值，并进行深入的内容剖析。要推进档案资源的共享，实现各类档案信息的共享，实现档案信息的有效利用，真正为智能档案的建设提供有力的支持。

2.将智慧校园与档案管理融合起来

目前，高校正在稳步推进“智慧校园”建设，建设“信息化”档案管理平台。在资金和技术保障等方面，学校的发展受到了社会各界的广泛关注。档案信息化是智慧校园建设的一个重要环节，利用智慧校园的各项便利加速智慧档案馆建设，同时还可获得相应的资金和政策红利。要把档案管理、服务共享平台与校园信息门户、自主传播平台等整合到智慧校园系统，比如在校园信息门户、自主传播平台等方面，进一步扩大高校档案的服务对象。

3.引入全新的信息档案管理模式

目前，各地高校虽然大都已实现了档案资源的数字化传输和网络化，但是在综合业务的应用以及档案服务与利用的开发上，仍然缺乏相关的经验。在这一点上，国外的档案馆也有类似的情况。为此，我国高校档案馆必须积极探索、创新档案管理方法和管理思想，积极与各有关单位进行交流，借鉴国外先进的经验、理论，促进我国档案事业的持续健康发展。要加强对智能图书馆、智能档案馆的基础理论和相关学科的研究，逐步完善其理论支持;而在实际工作中，要充分借鉴智慧校园、智慧城市建设中的先进经验，利用智慧校园的便利，获取师生的档案需求。

结束语

综上，在智慧校园的发展背景之下，高校档案信息画建设已经是目前的一个重要发展趋势。为了提高档案管理的效率和质量，需要了解档案信息化建设过程中存在的问题，并且不断优化建设的方案和思路，创新现有的信息化建设模式，推动学校持续性发展。

参考文献

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[2]邓雪娟.智慧校园建设背景下的高职院校档案信息化研究[J].城建档案，2021（08）：28-30.

[3]张莉.基于智慧校园背景下的高校档案信息化建设研究[J].城建档案，2021（08）：24-25.

本文系黑龙江东方学院一般项目《民办高校档案信息化与智慧校园建设研究》（项目批准号：HDFKY200205）及黑龙江省高等院校档案学会研究项目《高校档案与校园文化建设》（项目批准号：HGDK2020-21）阶段性成果。