浅析铁路企业档案管理的现状和对策

文/刘庆文

铁路企业在发展过程中形成的大量有价值的档案资料，是反映企业发展的重要历史凭证，是企业的宝贵财富。本文在分析铁路企业档案管理现状的基础上，探讨了如何做好档案管理工作的对策

档案工作是企业管理中一项重要的基础工作，又具有一定服务作用。档案管理人员对各门类资料数据收集整理后形成的档案，对企业持续发展有深远影响。可以为生产生活提供参考依据，是科学研究的基础，也是企业发展历史的见证和教材。当前，部分铁路企业存在对档案管理工作不够重视、专业技术人员缺失、基础硬件设施不够完善、档案数字化建设相对滞后等问题，制约了档案管理质量。如何做好档案工作，需要从认知、人才、设施、管理方式等多方面入手。

一、当前铁路企业档案管理工作现状

当前铁路企业档案管理工作总体看好，但也存在一些值得注意的问题，特别是一些铁路企业档案管理的现状确实不尽如人意，诸如：

1.对档案工作重视不够

当前，铁路档案管理在某些企业内部没有得到真正的关注，各项基础工作没有得到企业全体成员的充分重视，缺乏广泛参与意识。由于重视不够，最基本的档案管理资金以及人力资源不能得到保障，进而导致档案管理工作局限于表面的层次。

2.档案管理专业技术人员缺失

作为铁路企业档案管理的操作者与参与者，档案管理人员业务能力高低直接关乎着档案管理工作的质量和效率。然而，现阶段铁路企业档案管理人员大多为非档案专业人才，同时兼职其他岗位工作，在日常工作中，由于其他事务影响，精力旁顾，导致业务钻研不够，档案业务素质较为薄弱。表现在对档案材料的鉴别、整理和利用的专业能力不强。因企业改革，机构整合等原因造成档案管理人员变动频繁，也影响档案工作的持续性。随着档案数字化建设需要和铁路建设的快速发展，缺乏兼具丰富档案管理经验与先进信息技术的复合型人才。档案管理人员的创新意识、业务能力、综合素质达不到要求，直接影响了档案管理质量。

3.档案管理的基础硬件设施不够完善

档案完整安全的保管才能提供更好的利用。当前很多铁路基层站段的基础硬件设施有所欠缺，存在一定的安全隐患，遇到突发事件，档案安全不能得到有效保障。比如档案库房规划不合要求，由于历史原因以及单位搬迁造成有些单位库房设立在顶楼或办公楼两侧。库房布局、建筑结构这些问题短期内都难以彻底解决。由于基层站段机构合并，接收单位档案资源数量大增，造成档案库房难以满足需求，只能存放于现有各式各样的铁皮柜中，无法进行分门别类规范化存放。同时现有档案库房安防设施设备配备也不够齐全，有些单位未安装门禁、报警、监控系统。为保证档案安全，只能采取强化库房日常巡查的人工方式。

4.档案电子化建设相对滞后

铁路企业档案数字化建设进程相对缓慢，档案收集、整理还处于手工阶段，基层单位未普及电子化的档案管理信息系统，电子公文系统未设置归档管理接口、未与档案系统做好衔接，无法实现信息共享，致使档案归档效率低。随着利用次数日渐增多，在库房里翻阅的传统方式，耗费大量的时间和精力，对于年代久远的文件，更是加大了查找的难度。数字化建设相对滞后，制约了档案管理现代化、规范化建设。

二、提升铁路企业档案管理水平的对策

1.提高档案管理认知度

要使档案工作得到重视，档案管理人员必须要采用多种手段，加大宣传力度，获得单位领导和职工对档案工作的支持。可充分发挥新媒体方便快捷的优势，运用企业微信公众号、局域网等，普及档案法律法规及相关政策，提高职工的档案参与意识。档案工作人员更要积极拓展档案利用领域，同宣传等相关部门协同合作，选取珍贵历史档案，通过制作微视频、美篇等方式，进行铁路发展、重大项目建设的宣传，展示企业发展成就，从档案的视角传播企业文化，使大家了解档案的意义和价值。还可以区分对象有针对性地组织学习，使各级领导能带头增强档案意识，业务人员能认识到档案集中统一管理的重要性，从而使业务人员变被动为主动，按时完整地移交归档资料，避免归档资料的不完整，这样才能更好地完成档案资料的收集工作。

2.加强档案专业技术人才队伍建设

档案管理人员必须政治素质过硬、业务能力过硬，才能保证档案工作的质量与效率。首先企业要选配责任心强、政治素质过硬的档案管理人员，档案资源较多的应安排专职档案人员，同时保持人员相对稳定，保证档案规范化得以持续发展。其次要提升档案管理人员的业务素质。创造条件定期组织档案学术活动，总结、交流档案工作经验，拓宽管理人员的知识视野。可以针对铁路点多线长的行业特点，结合实际，依托互联网通过钉钉群等线上形式针对各个单位实际对档案管理人员进行业务指导。目前结合专业、地域特点建立的片区协作组，要加强对新任职人员的业务指导，发挥好“传、帮、带”的作用。

同时，档案管理人员要有危机意识和责任意识，要主动适应新形势新要求，善于充实自身的业务能力，不断更新知识，积极学习电子化管理手段，创新工作方法，从业务素质向综合素质转变。在实际工作过程中积极探索电子化手段与档案管理的衔接，进而结合铁路企业的实际制定出信息化的档案管理模式。有了专业技术人才队伍支撑，才能有效提高档案工作现代化、规范化水平。

3.完善基础硬件设施建设确保档案安全

加强基础硬件建设投入，保障开展档案工作的必要条件。首先要满足存储需求，增加档案库房，优化设施，库房承载能力达到要求的，安装现代化的密集柜，取代老式铁皮柜，对档案实行分门别类集中统一管理。第二，优化库房布局，满足功能合理、流程便捷、设施完善，使各类档案资料既保管安全又调阅方便。第三，配备现代化的档案保护设备，比如设置门禁、报警、监控设施等现代化的安防系统。使档案库房具备“八防”功能，满足档案保护和安全的必需。对于短期内难以解决的建筑问题，为确保档案安全，应加强库房巡查频率，定期排查安全隐患情况，完善应急预案并定期组织演练。第四，为电子档案管理提供硬件支持。更新档案管理机构的信息设备，比如配置高速度、大容量的微机，用以提高档案信息处理速度。随着电子档案的增多，为防止磁介质退磁，需配置防磁柜等相关设备，满足存放光盘等介质需要。

4.加快档案电子化管理进程

信息化时代，电子化管理模式已经被运用于各种类型的管理过程，铁路企业应该积极推动档案管理电子化管理进程。首先积极进行试点，对存量档案逐步进行数字化转化，取得成功经验后，稳步推广。其次对增量档案进行电子化管理，在基层单位全面推行档案管理信息化平台，为档案电子化管理提供软件支持，保证档案系统和办公系统及相关业务系统有效衔接和兼容。制定出技术与管理标准，保证电子档案的完整性、准确性和可用性，规范电子文件归档工作。在电子化建设过程中，可实行并行，实体档案和与之对应的电子档案同时接收，并保持电子档案的顺序、保管期限等与实体档案一致，逐步建立起档案数据库。把电子化的管理手段运用到档案收集及整理过程，不仅能提高效率，也节约了企业管理成本。档案数据库将会给档案资料的保存过程与调取过程带来更多的方便，从而提高利用效率，推动资源共享。

综上所述，铁路企业对档案工作必须高度重视，增强档案工作的政治意识和责任意识，从制度建设、专业人员配备、基础设备、信息化建设等方面提供保障，使档案管理工作标准、规范、科学有序地进行，实现铁路企业档案管理高质量地提升，为铁路企业的加快发展提供有力的支撑。