新时期下文书档案管理面临的问题及解决对策

文/张彦宗

面对新时期，现代化技术与思维在单位发展中运用，促进单位内外部发展环境的变革，凸显文书档案管理重要性的同时，也体现文书档案管理的不足。对此，从增强文书档案运用效率、提升文书档案管理能力的维度，分析新时期下文书档案管理实践的价值，从管理方法单一、管理制度不健全、管理人员业务能力有待提升的维度，论述新时期下文书档案管理面临的问题，从转变管理思维、提升文书档案管理的重视度、落实文书档案管理信息化思维、完善文书档案管理机制、提升管理人员业务能力的维度，提出新时期下文书档案管理问题的解决路径与实施对策，实为本文的旨意所在

文书档案管理具有技巧性、综合性、多元性的特点，是企事业单位发展中的主要构成部分。完整、真实、准确的文书档案信息，可作为单位战略发展依据，通过对文书档案信息分析、运用、处理、管理，可促进单位健康全面地发展。因此，新时期下，单位重视文书档案管理工作实施，依据当前文书档案管理不足问题，树立创新发展理念，优化文书档案管理模式，提升文书档案管理实效性，从而提升文书档案管理在单位发展中的地位与价值，这些方为解决存在问题的良策。

一、新时期下文书档案管理的实践价值

（一）增强文书档案运用效率

文书档案是单位宝贵的文献资源，是单位日常工作的综合体现，通过对文书档案资源的整合、收集、汇总、分类、归档、编码，实现文书档案良好存储，便于日后运用文书档案。而进一步加强文书档案管理能力，可提升文书档案管理重视度，使职工明确文书档案运用的价值，良好地存储、管理档案，促进文书档案管理部门与其他部门工作合作，为他们提供针对性的文书档案资源，增强文书档案管理及服务成果，既提升文书档案资源运用效率，又可为单位整体工作的科学化实施提供支撑。同时，新时期下，文书档案管理上升到单位战略发展层面中，通过良好地运用文书档案资源，包含文书档案分析、运用、研究等，为企业战略方案构建提供依据，从而促进企业的科学化发展。

（二）提升文书档案管理成果

文书档案管理是单位整体工作的重点，与多项工作关联密切，凸显文书档案资源运用的价值性。通过进一步解决文书档案管理的问题，可提升文书档案管理效率，优化当前管理不当问题，达到文书档案管理有效性模式。例如：通过建设文书档案管理信息化体系，以精细化管理为目标，运用现代化技术，既创新文书档案管理模式，也提升文书档案资源整合、规定、分析、运用的能力。单位依托于网络信息化平台，提取、运用、分析文书档案资源，从文书档案中获取价值信息，使单位更好地发展。

二、新时期下文书档案管理面临的问题

（一）文书档案管理方法单一

新时期下，文书档案管理的水平普遍有所提升，但在一些单位具体工作实际也面临一定的问题，使文书档案管理作用得不到发挥，影响到单位多部门对文书档案的运用。首先，部分单位不注重文书档案的运用，文书档案管理重视度不高，影响到文书档案管理的科学化实施。其次，文书档案管理的方法单一，还是以传统的方法为主，缺乏现代化思维的运用，使文书档案管理方法与模式陈旧，不能够满足单位市场化的发展需求。最后，精细化管理思维落地到文书档案管理力度不强，使文书档案管理成果不高，影响到文书档案管理在单位发展中的地位。

（二）管理制度不完善

新时期下，文书档案管理的具体实践，需要相关的管理机制为依托，以文书档案的管理特性，根据管理机制的要求，管理人员开展文书档案的管理工作事项，增强文书档案的管理系统性、针对性。但从当前文书档案的管理现状看，相关的文书档案管理机制实用性不强，制度体系与实际工作衔接不足，文书档案的管理流程与程序混乱，不利于文书档案管理成果的提升。缺乏强有力的文书档案管理制度，部分档案管理人员工作存在盲目，使单位文书档案的管理实效性成果不高。

（三）管理人员业务能力有待提升

新时期下，人力资源管理的重要性在单位发展中得到凸显，管理人员业务能力是文书档案管理工作有效性开展的支撑。但从当前文书档案管理实践来看，存在管理人员业务能力不高的问题，部分管理人员缺乏专业化文书档案的管理能力，未能够根据文书档案管理流程开展文书档案资源整合、分析、运用、保存工作，急需提升管理人员业务能力，从而促进他们更好地为文书档案管理服务。

三、新时期下文书档案管理水平提升的对策

（一）提升管理重视度

新时期下，为单位现代化发展提供支撑，更为凸显文书档案信息运用的价值，体现文书档案管理的重要性。基于此，单位应重视文书档案的管理工作实施，根据文书档案运用及保存、存储实际情况，开展针对性的管理工作。同时，加强对文书档案管理的宣传力度，转变职工思维，重视文书档案信息运用，积极主动融入到文书档案管理体系建设中，协同提升文书档案的管理服务质量，满足单位多部门文书档案的运用需求。此外，单位加强对文书档案的管理投入，尤其在单位现代化发展中，促进现代化技术运用到文书档案中，加强文书档案管理系统的建设，从而促进文书档案管理的转型，增强文书档案的管理实效性。例如：在人力、物力、资金等维度，加强文书档案管理的投入，加强软硬件设备的建设，促进文书档案管理的创新化。同时，也重视纸质的文书档案资源的保护，优化办公室场地，对纸质文书档案进行良好的存储，开展电子与纸质文书档案融合管理工作，满足多部门对文书档案资源多元运用需求。

（二）加快管理信息化建设

新时期下，针对当前文书档案管理的问题，应落实管理信息化理念，优化与创新文书档案的管理方法与理念，从而提升文书档案管理的信息化成果。首先，单位在现代化发展中，运用大数据、人工智能、网络技术，构建单位网络工作平台，促进以往办公室工作模式的转变，增强工作信息化的能力，使办公室工作在信息技术的支撑下提升工作效率，文书档案管理也不例外，促进文书档案管理与多部门工作合作，以此增强单位文书档案资源运用成果。其次，运用大数据技术，根据文书档案的管理特性，构建文书档案资源库，以资源库管理文书档案信息。在大数据技术的支撑下，可提升文书档案存储、计算、分类、整合、归档能力，并且这些工作都可自动化完成，以此提升文书档案管理的水平。同时，相比较传统纸质文书档案信息存储模式，大数据存储文书档案面更为宽阔。最后，在单位网络管理系统中，构建文书档案分析、交流、分享的平台，促进管理人员与多部门工作交流，以此获取、传递、分享文书档案资源。

（三）进一步完善管理制度体系

新时期下，文书档案的管理实践，重视完善管理机制，增强文书档案管理的规范化。一方面，依据文书档案管理的具体模式及特性，在传统文书档案管理制度体系的基础上，增添及删减管理条款，做到管理条款与管理实际工作的衔接，以此为基点，增强管理机制构建与完善的针对性及可操作性。例如：根据信息化技术在文书档案管理中的运用情况，构建相关的管理机制，以此为导向，引领管理人员明确网络管理工作流程，开展针对性的文书档案管理工作模式；另一方面，在管理机制中融入激励机制，增强职工对文书档案管理重视度的同时，也提升文书档案管理工作能力，激发文书档案工作积极性，从而为文书档案管理有效性实施助力。

（四）不断提升管理人员业务能力

新时期下，单位根据文书档案的管理重要性，重视人力资源管理，为文书档案管理提供优秀的管理人员，以他们的业务能力，开展文书档案的管理工作，并根据时代的发展与变迁，促进文书档案管理的创新，提升文书档案管理实践成果。一方面，招聘专业的管理人员，通过网络招聘、线下招聘的模式，吸引优秀管理人员参与到单位中，构建优秀文书档案管理队伍；另一方面，针对以往管理人员的工作模式，构建文书档案管理培训方案，加强文书档案管理制度体系的宣传及新式文书档案管理模式的传递，重视他们创新思维的培养，使他们在具体的工作实践中进行创新，依据文书档案保存、管理的流程，提升文书档案管理实效性，进而使管理人员更好地为单位文书档案管理服务。

上述分析研究表明，新时期下文书档案管理工作的实践，依据文书档案管理的重要性，促进先进思维理念融入到文书档案管理中，提升文书档案管理成果，使文书档案管理上升到单位战略发展层面，增强文书档案信息运用效率，彰显单位文书档案管理创新发展的价值与有效的服务功能，从而促进单位全面发展。