信息化环境下企业档案管理与服务模式创新探究

文/解文娟

随着信息化的不断深入，企业在进行档案管理与服务工作时也要结合信息化进行创新，才能够在社会发展过程中脱颖而出，成为龙头企业。企业的档案管理涉及到企业中的每一个部门，是企业发展过程中重要的一环，只有将信息化和档案管理与服务模式进行完全的融合，才能够促进企业又好又快地发展[1]。

一、信息化环境下企业档案管理与服务模式创新的意义

（一）有助于推动企业的信息化进程，提高企业的竞争力

将信息化和企业档案管理与服务模式创新融合，对企业发展有很大的促进作用。一方面，信息化档案管理可以提升员工的工作效率，使其在遇到问题时能够很快地找到相关的信息，从而提供解决问题的思路；另一方面，信息化档案管理能够在很大程度上促进企业的信息化进程，企业只有跟上时代的发展，才能够在众多企业中脱颖而出，不至于被社会所淘汰。

（二）为企业制定正确的决策提供依据

企业在发展过程中，避免不了对每一件事情的决策，这些大大小小的决策，都可能关乎着企业的生死存亡。对于企业来说，有一些决策是针对相同的问题，例如，如何促进企业的管理、打造和谐的工作氛围等，当需要再次对相同的问题做决策时，企业管理者就可以通过查找档案管理中的相关资料，借鉴之前的决策经验，然后完成此次的决策，这就体现出企业档案管理工作可以为企业在制定正确决策时提供依据。

（三）为企业建设发展提供知识服务

企业档案管理部门相当于企业的知识顾问，因为它储存了和所有部门相关的资料，当部门发展过程中遇到问题时，可以为部门的发展提供知识服务。这就要求企业在进行档案管理工作时，要让资料“活”起来，真正地将资料用到企业发展过程中。

（四）提高工作效率，避免重复性的工作

传统的档案管理工作任务繁重，资料查找非常麻烦。对于企业来说，为了提高资料查阅效率，在信息化环境下进行档案管理与服务模式创新，对于企业建设来说十分必要。这样，不仅能够提高档案管理人员的工作满意度，提升员工的素质，而且能够促进企业又好又快地发展[2]。

（五）有助于促进各部门之间的交流与合作

对于企业来说，进行档案管理与服务模式的创新工作，能够促进档案管理部门与其他部门之间的交流合作。在现阶段的档案管理工作中，与各部门员工的沟通是非常重要的一个环节，我们在信息化环境下创新企业档案管理与服务模式，就能够提升各部门员工对档案管理与服务的认识，拓展了各部门员工之间沟通交流的渠道，促进各部门之间的交流合作。

（六）有助于强化企业文化

企业文化对企业的发展至关重要，企业文化能够在潜移默化中促进企业的发展。在信息化环境下创新档案管理与服务模式，一方面，有助于促进企业形成团结和谐的工作氛围，提升员工的素质；另一方面，有助于企业文化的形成与发展，为企业的加速发展提供动能与活力要素。

二、信息化环境下企业档案管理与服务模式创新的策略

（一）健全体制机制，加强档案管理与服务制度建设

企业在进行档案管理与服务模式创新时，最关键的一步是要健全管理体制机制，加强在档案管理方面的制度建设。通过一系列制度建设，让员工明确档案管理与服务工作的重要性。例如，通过设立严格的考评考核制度，来提高员工的业务能力及工作积极性。在档案管理的资料中，不仅有各部门之前的工作资料，也有与企业相关的商业机密，这就要求在进行创新工作时，需要格外注意管理制度的建立，不能将企业机密泄露出去。例如，在进行档案管理工作时，资料的整理、归档等都需要专门的人进行审核，在借阅资料时，也要进行签字，如若出现事故也能有线索可查。

（二）建立企业档案管理的信息化系统

对于传统的档案管理工作来说，长时间存储或保管易丢失、损坏占地、环境、人力等投入成本高、最繁重、也是最常见的工作就是资料的查找以及调取，这不仅需要管理人员有很强的工作耐性，而且还需要进行大量的脑力工作，对于管理部门的工作人员来说，这是一个很大的挑战。因此，进行档案管理与服务模式的创新，无纸化存储降本增效，多重备份确保档案安全，支持OFD格式文件。建立与此相关的信息化系统，能够很好地解决传统模式效率低下的问题。我们可以通过以下两个方面进行创新：一是将纸质版资料进行数据录入，变成电子版资料，在之后的工作中也要注重使用电子版资料；二是加强信息化系统的建设与管理，形成模式化的工作流程，方便进行管理。在使用信息化系统时，要注意权限的开放问题，防止资料的丢失；同时要加强核心机密的保管工作。

（三）不断提高档案管理工作人员的素质

在现阶段的档案管理工作中，经常会发现一部分档案管理人员的态度有待于进一步端正，这是由两方面的原因造成的：一方面，在进行资料收集工作时，很多部门没有在第一时间将资料上缴，导致管理人员在整理资料时的时效性不高；另一方面，档案管理工作量大，内容枯燥，发展前景有限，致使档案管理人员工作积极性不高。在进行档案管理与服务模式的创新时，我们可以通过三个方面来解决这一问题：一是在招聘档案管理人员时，一定要招聘那些既符合企业的发展理念，又具备档案管理能力的人员；二是加强对现有档案管理工作人员的培训，以增强其工作能力和积极性；三是修订完善晋升机制，使档案管理人员有明确的奋斗目标。

（四）加强档案管理部门与其他部门的交流合作

企业可以通过加强档案管理部门与其他部门的合作交流来进行档案管理与服务模式创新。档案管理的资料来自于各部门，档案管理部门加强与各部门交流合作，不仅有利于提高工作效率，而且有利于企业文化的形成与发展。一方面，建立共享机制，加强各部门之间的沟通协调，让各部门参与到档案管理工作中，实时共享信息，以此来解决在档案资料整理过程中，资料收集不同步的问题；另一方面，组织经常性的交流活动，搭建平台使档案管理人员与各部门员工、不同部门员工之间相互熟知，以此来促进档案管理与服务的效率。

（五）加强现代化档案管理人才队伍建设

档案管理人才队伍建设对于档案管理与服务模式的创新至关重要。加强现代化档案管理人才队伍建设，可从以下几个方面着手：一是引进信息化素养高的档案管理人才，为档案管理团队注入新鲜血液；二是对所聘用的档案管理人员进行岗前培训，严格落实考核合格上岗的规范要求；三是加强对档案管理现职人员的培训，不断提升其信息化素养和工作能力；四是设立奖惩制度，提高员工对管理工作的重视程度。

总而言之，随着经济社会的不断发展以及信息化程度的不断提升，企业进行档案管理与服务模式的创新势在必行。在信息化环境下，企业要创新档案管理与服务模式需要在健全体制机制、加强档案管理与服务制度建设上下功夫；在建立企业档案管理信息化系统上想办法；在提高企业档案管理工作人员素质上求突破；在加强档案管理部门与其他部门交流合作上做文章；在加强现代化档案管理人才队伍建设上求实效，以此来不断推进档案管理与服务工作的高效开展，确保企业加快步伐高质量发展。