产业变革背景下企业档案管理能力提升探索

文/山东省临清市人力资源社会保障综合服务中心 郝兵

企业的长远发展离不开档案管理能力的提升，企业可以从“人”和“技术”两个方面入手提升档案管理能力：从人的角度来讲，企业需要组织档案管理人员定期进行业务培训、技能学习，进而不断提升档案管理人员的业务素质。另外，企业借助有效的监管机制对档案管理工作进行有效监督，可以推动企业的档案建设与管理趋向科学化，满足企业发展需要的同时，应符合国家的法律制度。从技术角度来讲，企业可以利用大数据，推动档案内容数据化，持续优化档案管理的整个流程，而人工智能技术在企业档案管理中的逐步渗透，也能有效提升企业档案管理的能力。新型技术手段的有效运用，对优化企业档案管理起到了显著的作用。

一、产业变革背景下的企业档案管理发展现状

“十四五”以来，我国产业结构得到了进一步的优化，国内经济发展进入了高质量发展阶段。受现代科技的影响，国内的企业档案管理正发生着前所未有的变化。大数据技术和人工智能技术对企业档案管理的影响持续加深。因此，产业变革背景下的企业档案管理出现以下特征：

（一）档案管理相关岗位锐减。企业的档案管理对企业建设和发展发挥着重要的作用。重视档案管理的企业，发展态势会更好，员工招聘、人事管理、人才引进，事实上都离不开档案管理的有效支持。互联网技术的进一步发展，促使企业档案管理趋向于智能化，数据安全成为档案管理智能化的需求。成熟的企业档案管理系统，使得企业内部的档案数据开始变得安全可靠，推动企业档案管理朝着智能化迈进，显著减少了企业档案管理工作人员的工作量，进而导致档案管理相关岗位锐减。

（二）大数据技术对企业档案管理发挥出数据支撑作用。在大数据技术应用之前，企业档案管理难度大，使用效率低。而大数据技术在企业档案管理中的有效使用，推动了档案管理的变革，档案从录入、整理、调用到修正整个流程变得更加便捷高效，实现了动态管理，满足了企业对档案管理的多样化需求。

（三）人工智能技术受到企业档案管理的青睐。党的十九大以来，人工智能上升为国家战略，人工智能技术成为新时代经济发展的新引擎。而人工智能技术在企业档案管理中的运用，使得企业档案管理的模式再次发生变革，为集团企业的档案管理提供了更加人性化的智能服务，帮助企业实现档案管理精准化，减少了不必要的纸质办公。

二、产业变革背景下企业档案管理发展整体趋势走向

产业变革背景下，国内催生了大量的新兴产业。现阶段的企业档案管理迎来了全新的发展环境，企业档案管理的整体发展趋势有以下方面：

（一）注重相关岗位人员素质的持续提升。产业变革背景下，国内的企业类型经历了大规模的洗牌，而优势企业的档案管理发生了很大变化。档案管理智能化为企业带来了显著效益，而企业更加注重档案管理人员素质的持续提升。

（二）纸质办公将与线上办公有效密切融合。纸质办公一直是档案管理工作中重要的办公模式，也是相当一部分机密文件的存储方式。伴随着智能化办公的进一步发展，纸质办公大幅缩减的同时，与线上办公有效融合，为企业的健康发展发挥更加关键的作用。

（三）注重档案管理的数据安全与灵活运用。“大数据技术”在企业档案管理中的运用，使得海量的档案内容以数据的形式进行存储，为档案管理提供基本的数据支持。因此，企业档案管理应更加注重数据安全与灵活运用，以满足企业对档案管理的动态需求。

三、产业变革背景下企业档案管理能力提升的有效举措

（一）借助培训及督导提升企业档案管理能力。产业变革背景下，企业的档案管理需求朝着即时性、多元化和智能化的方向发展。但是，部分企业档案管理模式较为落后，档案管理模式单一，管理难度较大，档案的使用效率低，甚至还存在违规操作的情况。目前，档案管理工作主要存在三点问题：其一，档案管理人员的责任意识薄弱，导致档案管理工作存在漏洞，影响档案管理质量，而部分档案的丢失与泄露，严重威胁到了企业的生存。其二，档案管理工作人员业务模式较为落后，档案管理效率有待进一步提升。其三，企业的档案管理工作人员的整体素质偏低，使得档案无法发挥其应有的作用。

因此，企业可以借助培训提升档案管理能力，可借助档案相关法律制度对员工进行针对性的培训，强化档案管理工作人员的责任意识，利用《档案法》的相关内容保障企业档案管理工作的质量。同时，需要定期开展档案管理业务技能培训，促使档案管理的工作人员在业务能力方面得到提升。档案管理工作包括制作、收集、整理、保管、鉴定、检索、编研、利用及补充等多项流程。档案管理工作注重细节处理，业务能力欠缺，不利于档案管理质量的提升。另外，企业需要通过档案培训提升档案管理工作人员的综合素质。企业在发展过程中，人才引进与流失、生产技术的革新、业务的拓展与缩减、工作流程的优化过程等重要信息，都需要直接反映在档案当中。借助档案培训，持续提升档案管理工作人员的综合素质，有利于自身档案资源的灵活调用，对开展企业改革起到积极的数据支撑作用。此外，企业需要逐步优化和改革档案管理的督导检查工作。帮助档案管理者及时发现问题，并且制定有效举措完善档案管理的流程，促使企业的档案管理工作得到进一步优化，提升企业档案管理能力。

（二）利用大数据技术有效提升企业档案管理能力。大数据运用到企业的档案管理过程中，推动了档案信息数据的精准录入和分类保存，提升了档案数据的实时调用。大数据技术支撑下的档案管理发展将出现以下特征：一是档案内容数据化。在大数据技术的支持下，大部分档案内容以数据的形式进行存储、录入、调用和管理，档案管理者批量化录入和管理海量数据信息，极大便利了档案管理工作。现代的企业在发展过程中，档案信息变化较以往更加频繁，档案信息的积累也会更加迅速。企业利用数据化档案内容开展档案管理工作，可以实现档案信息的智能化处理，在短时间内解决问题。二是实现档案信息的动态化管理。大数据技术的有效运用，减少了纸质档案的存量，几乎不占实质性的空间，使得档案信息数据可以实现动态化管理。三是档案管理可视化。信息系统技术的进一步发展，使得信息模型也更加丰富，档案可视化处理手段得到了持续性的创新发展。如PPT、Word和Excel是常见的档案类型，在技术的加持下，可以实现可视化动态演示，极大方便了档案信息的分析工作。

（三）利用人工智能技术有效提升企业档案管理能力。依托人工智能技术的档案智慧服务系统，使得档案管理进入了发展新纪元。对于体量较大、技术能力突出的集团化企业来讲，可以根据自身对档案管理的需求，研发人工智能技术，实现对档案管理能力的提升。传统的档案管理手段效率低，难以满足企业的发展需求。在处理集团化企业的档案管理当中，需要将档案信息进行分类，进而实现档案的管理与有效运用。人工智能技术在档案管理实践中的运用，可以促使档案信息数据实现结构化，根据信息的关键词进行分级保密和管理，对使用权限也进行了系统化操作。首先，企业需要推动档案内容数据化。对于体量较大的集团化企业，企业档案管理工作是整个企业平稳运作的重要保障。但是，传统的纸质档案无法适应高频率的档案使用，更无法满足集团化企业频繁且复杂的档案管理需求。而人工智能技术在档案管理领域的有效运用，需要企业档案的内容实现数据结构化存储，可以有效打破档案内容的孤立壁垒，为检索引擎提供数据基础，进而为档案管理人员带来便利。档案管理工作者可以根据开放权限在相应的数据库，通过分类检索关键词，快速找到相应的数据，使得档案管理办公实现智能化，更好地为企业提供档案管理服务。其次，企业需要提升在岗人员的素质。人工智能技术支持下的档案管理环境与传统档案管理岗位的环境差异很大，企业需要对在岗的档案管理工作者进行持续性的岗位技能培训，使其能够顺利适应岗位需求。最后，利用人工智能技术要有稳定的环境及相关技术人员的长期维护。注重科技创新、财力较为稳定的集团化企业，需要强化对技术人员的培养，当企业有足够的实力持续研发人工智能技术时，就可以考虑引入人工智能管理技术，将其应用在档案管理领域，由此来保障企业档案管理水平得到进一步的提升。

四、结语

在产业化改革背景下，注重科技创新的企业正在崛起，而这些企业应当针对档案管理实际情况，采取相应的举措来进一步优化档案管理工作。对于小微企业而言，可以采取档案培训及督导制度来完善企业内部的档案管理工作，而对于体量比较大的集团化企业来讲，可以通过大数据技术和人工智能技术来优化档案管理系统，推动档案管理能力的进一步提升。