医院科研经费支出信息化管理路径优化探讨

陈仁国 臧 欢 刘启睿 杜月娥 张沈阳

医院科研经费支出信息化管理路径优化探讨

陈仁国 臧 欢 刘启睿 杜月娥 张沈阳

（徐州医科大学附属医院，江苏 徐州 221000）

目的：通过优化徐州医科大学附属医院科研经费支出管理路径，建立全流程信息化管理。方法：分析医院既往科研经费支出管理过程中存在的问题，优化审批流程及实施线上审批。结果：与线下审批相比，线上审批提高了科研人员和管理人员办事效率。结论：优化科研经费支出管理路径不仅减轻了科研人员负担，而且提高了科研经费支出管理效率，同时减少了人员聚集带来疾病传播风险，最终提升医院科技水平。

科研经费支出；信息化管理；线上审批

引言

目前科技创新水平已经作为新时代医院核心竞争力评价的重要参考指标[1-3]。近年来，医院获资助的课题数量以及科研经费资助额度也在不断增长，但是与之相对应的医院科研管理水平却不能同步提升[4,5]。那么如何改进医院科研管理方式、提高医院科技创新水平已经成为医院科研管理部门急需解决的问题之一[6,7]。而科研经费管理是科研管理中的重要内容之一[8-10]。科学、合理、规范地管理好科研经费，既可以提高科研管理人员办公效率，又可以提高科研人员的积极性，从而提高医院科技水平[11,12]。徐州医科大学附属医院是一所集医疗、教学、科研、急救、保健、康复等功能任务为一体的大型省属三级甲等综合性公立医院，近几年医院科研项目和科研经费数额不断增长，与之相对应的是科研经费支出审批数量也在不断增加，科研经费审批过程中存在的问题也日益突出。本文以徐州医科大学附属医院为例，分析医院既往科研经费支出管理存在的问题，探讨优化科研经费支出管理的相关路径，为减轻科研人员负担和提升医院科研经费支出管理效率提供参考。

1 存在问题

医院科研经费支出最早是使用人工账本进行登记核算。随着信息化技术的发展，医院于2011年自主研发并启用了科研基金管理系统，与之前的人工账本核算相比，具有系统登记和查询等优点，但是距离科技管理“放管服”改革要求[13-15]还存在一些不足。

1.1 科研经费支出审批流程繁琐

科研经费支出审批模式为线下审批，主要管理模式为科技处为主、多部门协同，涉及的审批部门包括科技处、财务处、院领导等多个部门，具体审批流程如图1所示。科研人员从到科技处填写科研经费审批单到最后去财务处办理报销需要经过科技处、财务处、院领导等部门审批，各审批部门为批量审批且不能越级审批，审批时间长，一般需2周至4周才能完成整个流程审批。此外，有时候科研人员往往需要在同一部门跑2次～3次才能解决一项审批问题。因此，科研人员光在科研经费支出审批上就花费了大量的时间和精力，同时管理部门审批效率低下也是值得关注的问题。

图1 科研经费支出线下审批流程

1.2 科研经费支出类别及执行情况与合同预算不一致

由于科研基金管理系统未设置按预算支出模块，同时科研人员预算编制有时也缺乏一定的合理性，因此科技处经办人每次审核科研经费支出报销时需对照合同书及手动统计既往支出情况后综合判断能否进行审批签字。这种人工核对较为繁琐，容易造成实际支出类别与合同预算类别不一致的情况，且实际支出执行情况与合同预算执行情况存在较大出入。目前普遍存在部分经费实际支出金额超过合同经费预算金额及实际支出类别与合同预算类别不一致的问题，对后续科研项目结题时经费决算及审计会产生一定的影响。

1.3 审批进度及报销凭证查阅不便

项目负责人在科技处填完科研经费审批单后往往会等待科技处电话或者短信告知审批情况，无法及时查阅目前的审批进度，会给项目负责人的科技工作带来一些不便。此外，科研经费支出流程审批结束后，所有的纸质材料会送至财务处归档。在科研经费报销未采用线上审批之前，如遇项目结题、经费审计抽查报销凭证或者项目负责人想调阅之前报销的发票等情况，科研人员需要先到科技处查阅具体的支出明细，然后到财务处已归档的记账本中人工寻找、人工复印，查询和翻阅均较为不便。

1.4 经费决算统计不便

课题负责人在科研项目结题时需要填写课题经费决算表，课题经费决算表涉及项目整个实施期间科研经费支出具体的明细情况，科研经费支出统计的正确与否将影响到课题能否顺利结题及科研诚信问题。由于科研经费支出审批是线下审批，因此，课题负责人需要到科技处查阅每笔科研经费支出情况并进行人工核算，这种方式较为费时、费力，给课题负责人结题时增加了一些不便。

2 解决措施

2.1 以移动办公为抓手，优化审批流程

2016年中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》，2018年中共江苏省委、江苏省人民政府联合印发《关于深化科技体制机制改革推动高质量发展若干政策》，相关文件中均指出要完善科技管理政策，优化科技管理流程，改进科技管理方式。2018年恰逢医院高质量转型发展，医院信息建设的步伐也在不断推进。2019年医院正式启用了移动办公系统。以此为契机，科技处与医院信息中心联合启动科研经费支出流程再造，通过不断沟通交流、优化、试运行等，确定了科研经费支出线上审批流程，具体流程见图2所示。课题负责人可以随时随地登录移动办公系统，通过点击科研经费审批单模块，上传需要报销的票据，选择报销课题编号，填写金额等内容，点击提交后会依次提交到科技处、财务处、院领导等相关部门进行线上审核，待办人会收到系统推送的待处理消息，如有问题会线上退回，项目负责人只需要登录移动办公系统科研管理“待发事项”模块就可以查阅具体退回原因，待线上处理后提交即可，无需往返于各个审批部门。待院领导线上审批结束后，系统会发消息及时通知课题负责人携带相关票据到财务处办理报销即可。

2.2 按合同签订预算编制支出报销类别和金额

在课题负责人签订合同之前，科技处会依据国家、省、市、院等相关部门印发的经费管理办法和文件对课题负责人提交的合同予以审核，确保合同经费类别和预算金额符合相关文件和上级主管部门要求。课题负责人签订合同后，科技处会根据合同预算在科研经费支出管理系统中维护可报销经费类别和金额，整个科研经费都会按照合同编制的预算进行报销，如果报销费用超过可用费用，系统会提示“预算超支”无法提交。同时，课题负责人也可以通过登录移动办公系统的科研经费模块，及时查看科研经费支出及剩余情况，避免出现“预算超支”现象。

2.3 添加已发、待发、已办、待办事项查询

为方便课题负责人及审批部门及时查阅科研经费审批情况，移动办公系统的科研经费管理模块添加了“已发事项”“待发事项”“已办事项”“待办事项”四个查询功能。课题负责人提交科研经费审批单后，可以在“已发事项”中查看已经提交的科研经费单及审批处理情况。同时，课题负责人可以在“待发事项”中查阅是否有被退回的科研经费审批单以及有没有及时处理。此外，审批部门可以在“已办事项”中查阅经手的科研经费审批单情况，在“待办事项”中会查看有无待处理的科研经费审批单。

3 结果

3.1 线上审批提高审批效率

经过不断优化，医院于2020年正式启用了科研经费支出线上审批流程，项目负责人只需要用手机或者电脑就可以登录移动办公系统，完善并发送科研经费审批单，就可以及时查看处理状态，待审批流程结束后，项目负责人可以将科研经费审批单打印出来并携带好相关票据后直接到财务办理报销，整个报销过程项目负责人只需要去一次财务处即可。此外，由于各审批部门随时随地都可以登录移动办公系统查看并处理相关文件，不需要在固定地点审批，也不需要登录其他报销系统审批。因此，整个审批时间也会大大缩减。根据目前审批结果显示，从项目负责人提交科研经费审批单到审批流程结束，平均审批时间为2天～4天。科研经费支出实施线上审批后不仅避免了科研人员多次往返各个部门，实现了“最多跑一次”，线上审批还大大缩短了审批时间，为科研人员节省了时间，而且提高了管理部门的审批效率。

3.2 避免超预算报销

由于科技处严格按照签订的合同经费预算编制报销费用类别和金额，因此，项目负责人只能按照科合同签订的费用类别和金额进行报销。项目负责人如需变更经费预算，可以提交变更经费预算费用表格，科技处审批签字后即可在系统维护，方便项目负责人及时报销。此外，项目负责人在提交科研经费审批单后系统会自动进行累计扣款，项目报销费用超过可用金额时系统会显示无法提交。这样科技处经办人就不用人工核对，并且不会存在超预算报销的情况，不仅提高了科技处审批效率，还为项目结题经费决算及审计提供了保证。

3.3 报销凭证查询及经费决算统计更加便捷

科研经费支出采用线上审批后，项目负责人可以直接登录移动办公系统，通过点击“已发事项”就可以查询每笔科研经费支出具体明细情况，项目负责人无需到科技处和财务处进行人工查询。此外，由于线上审批系统会自动计算，无需人工进行核算费用。因此，线上审批为项目负责人结题节省了时间和精力。

4 讨论

4.1 优化科研经费支出审批是医院科技创新管理的重要组成部分

为充分激发科研人员的创造性和积极性，党的十八大、十九大以来，党中央、国务院、各省市均出台了一系列优化科技管理的政策文件和改革措施，其中科研经费管理多次被提及。科研经费支出是科技管理的重要组成部分，针对科研经费支出审批繁琐、时间长等问题，医院以推进移动办公系统为契机，建立并优化科研经费支出线上审批流程，有效解决了审批流程过于繁琐、审批时间长、超预算支出等问题，不仅给科研人员节省了大量时间和精力，同时也提高了科研管理部门的审批效率，实现了医院新形势下的科技管理创新。下一步医院将聚焦科研经费报销数字化、无纸化，以此来进一步为科研人员“松绑”。

4.2 “包干制”科研经费支出管理

2019年《政府工作报告》中提出“开展项目经费使用‘包干制’改革试点，不设科目比例限制，由科研团队自主决定使用”。此后，国家自然科学基金委、部分省市陆续开展了此项改革试点工作。纳入“包干制”试点项目经费支出主要特点是项目负责人不再编制项目预算，而是根据实际需要自主决定、统筹使用与科研项目相关支出。

笔者认为项目负责人是科研经费使用的直接责任人，对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。在“包干制”经费使用前，项目负责人应需签署承诺书，项目负责人承诺科研经费全部用于本项目科学研究工作，对经费使用的合规性、合理性、真实性负责。此外，改革试点单位根据自身特点可以建立“负面清单”，明确哪些经费不予以报销。在经费使用过程中，项目负责人须按照合同书和相关管理制度使用经费，据实记录科研项目及经费使用相关内容，项目结束后统一归档至科技处。

4.3 完善科研经费绩效考核机制

医院在优化科研经费支出管理路径为科研人员减负及赋予科研人员经费使用更多的自主权的同时，应该加强对科研经费进行绩效评价。建议医院科技管理部门应该要进一步加强和完善科研经费绩效考核体系建设，要从重实施过程向重项目研究结果不断转变，从重项目短期效益向重中长期创新绩效转变。不断探索建立与基础研究、临床科技成果转化、技术应用推广等不同类型分类评价制度。医院要强化绩效评价结果运用，将项目绩效评价结果作为项目调整、后续支持、经费分配的重要依据。对于绩效考核优秀的项目要给予适当奖励，对于绩效考核不达标的项目要给予一定的惩罚措施。

科研诚信是科技创新的重要基础，是广大科研工作者应该遵循的基本的行为准则，是人类社会诚信准则在科研活动中的具体体现[17]。因此，医院要加强科研人员科研诚信管理，同时将科研诚信作为科研经费绩效考核的重要内容之一，医院要引导科研人员遵守科研伦理道德和作风学风诚信要求，对于科研经费使用过程中严重失信行为实行追责和惩戒，确保科研经费支出合法、合规、合理。

5 结束语

近年来，国家对于科技经费投入不断增加，科技体制改革也在不断深入，其中科研经费管理是科技体制改革重点工作，只有管理好和用好科研经费，才能更好地激发科研人员的积极性和创造力。在互联网技术和新媒体快速发展的当下，医院以信息化建设为抓手，实施科研经费线上审批，有效解决了医院既往科研经费管理中存在的报销流程繁琐、时间长、超预算等问题。不仅减轻了科研人员负担，使科研人员将更多的时间和精力花在科学研究上，而且提高了科研经费支出审批管理效率。此外，实施线上审批还可以减少新冠疫情下人员聚集带来疾病传播风险，从而进一步提升医院科技管理水平，最终提升医院科技水平。

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Discussion on Optimization of Information Management Path of Hospital Scientific Research Expenditure

Objective: To optimize the scientific research expenditure management path of the Affiliated Hospital of Xuzhou Medical University and establish the whole process information management. Methods: To analyze the problems existing in the management of scientific research expenditure in the past, optimize the approval process and implement online approval. Results: Compared with offline approval, Online approval improved the efficiency of scientific research personnel and management personnel. Conclusions: Optimizing the management path of scientific research expenditure not only reduces the burden of scientific research personnel, but also improves the efficiency of scientific research expenditure management, reduces the risk of disease transmission caused by personnel gathering, and ultimately improves the scientific and technological level of the hospital.

scientific research expenditure; information management; Online approval

R197; TP391

A

1008-1151(2022)10-0182-04

2022-07-24

陈仁国（1989－），男，江苏泰州人，徐州医科大学附属医院主管药师，硕士，从事科研项目管理和科研经费支出管理工作。

张沈阳（1986－），女，江苏徐州人，徐州医科大学附属医院科技处处长，在职博士，从事科技管理、成果转化和科研诚信工作。