关于企业档案管理体制改革的探讨

陈浩菲

（青岛市交通规划设计院有限公司，青岛 266100）

引 言

在经济体制不断改革的大环境下，企业只有在自身管理方面不断创新及开拓，才能够发展壮大，向可持续发展的目标前行。同时，在档案管理体制改革方面，务必要与时俱进、开拓创新，为企业的快速健康发展发挥有力的促进作用。本文通过对企业档案管理体制改革的探讨，促使人们对企业档案管理有新的认知，只有以知促行、以行促知，档案管理工作才能够拥有新的突破和起色。

一、企业档案管理体制改革的必要性

（一）是新型档案管理理念形成的基础

在经济社会不断提升及快速发展的态势下，企业所发挥出的贡献作用是巨大的。同时，企业要想发展壮大，就必须在管理方面有所建树。只有取得优异的成就后，才能够在市场竞争中拥有自身最为核心的竞争力，进而达到取胜的目的。在此过程中，企业档案管理作为企业管理的一部分，发挥着举足轻重的作用，务必要切实性地重视及关注。此外，在不同的发展阶段及时期，企业只有不断调整变化自身理念，才能够适应发展所需。

为此，企业档案管理改革势在必行，通过改革促使新型档案管理理念深入人心，促使新型管理方式、管理方法等发挥自身应有的效力作用，为企业档案管理注入新的血液，使其获得新的发展成果，在满足现代化企业发展需求的同时，进一步为企业的整体发展打下坚实的基础。

（二）是档案信息资源安全性的有力保障

企业档案将是企业商业机密、企业发展前景的有力见证，具有珍贵的保存价值，因此务必要切实地重视，不能够出现一丝波动及异常。在此过程中，促使档案管理信息化与办公自动化系统的结合，将是新时期下档案管理改革过程中的又一次全新突破，通过网络化办公系统对档案资料进行有效监控、归档后，各类档案得以分类别存放，档案得到有效梳理，档案管理井然有序，加之保密工作的有力执行，档案的安全性及保密性才能够得到有力保障。

此外，对于各大企业而言，人员离职、入职等情形较为频繁。因此，纸质档案易产生信息泄露、保存及查询工作量重等方面的劣势逐渐凸显。而实现档案管理信息化后，不仅能够有效保护员工隐私，还能够进一步避免档案损坏。在实际应用过程中，档案的所有调动信息、查询记录等，都可以在档案管理信息建设的平台上快速获得。在管理工作压力减小的同时，档案的价值才能够得到有效发挥。

（三）有利于企业的可持续发展

在市场竞争日益激烈的大背景之下，企业档案体制改革与管理信息化建设将是大势所趋。同时，企业要想在市场竞争之中突出自身的优势，务必要加快企业档案管理的信息化建设步伐。实现资源共享，提高企业的档案利用率，将进一步对企业的可持续发展产生积极的推动作用。在此过程中，通过企业档案数据资料的汇总，企业未来发展的规划、期望等才能够有理有据，进一步为企业各项建设工作起到夯实作用。

二、现行企业档案管理体制的问题所在

（一）企业档案管理思想认知落后

在经济快速发展的态势下，各企业经历各种风雨洗礼，得以坚持自身的发展理念、实现自身的使命及价值，进而一步步成长壮大，成为独立的经济实体。然而，在发展过程中，大多数企业都对企业档案管理工作有所轻视。大多数企业管理者都错误地认为档案管理仅是一项服务保障性工作，可有可无，对企业的运营起不到任何实质性的作用。此种短浅、较为片面化的认知背后，是他们对于档案管理工作处于盲区的表现。殊不知，一个企业所有的发展规划，都离不开档案资料所发挥的助力作用。只有以档案资料为基础，才能够促使规划的科学性、合理性得到提升，才能够避免走更多弯路的情形产生，对企业的发展极为有利。而企业经营者未结合自身实况制定完善的企业档案管理制度，致使建档、归档、查档等环节存在各种漏洞，出现档案数据信息不全、缺失等问题，产生的影响将是巨大的。如果在岗员工无档案或档案信息不全，不仅会影响员工的薪资、工龄等一系列待遇，而且企业的持续发展也将受到极大的阻力。员工作为企业的主体，在企业发展过程中产生的影响是巨大的。

（二）人员素质问题

在企业的档案管理工作中，档案管理人员作为第一责任人，身负重任，务必要对档案管理改革进行深入了解和分析，懂得改革的重要性、紧迫性，以认真、严谨的态度对待档案管理改革工作，使档案管理工作拥有新的突破及发展。同时，任何改革都将遇到种种挑战及困难，相应的档案管理人员务必要拥有不怕挫折、不怕失败的信心，坚持不懈地在改革上下功夫，最终取得改革工作的胜利。通过改革的举措，档案管理工作的效率能够得到有力提升。在企业的竞争能力增强后，企业的发展才能够迈上新的台阶，进一步实现创造更多价值的目标。

然而，就目前的状况而言，大多数档案管理人员的素质参差不齐，欠缺先进理念和专业性档案管理技能，这必将对档案管理工作的长远化发展产生不利影响。档案管理工作表面看似轻松简单，殊不知，要想做好做精，必须具备一定的业务素质。如果业务知识不熟练，将无法满足档案管理改革的实际需求。同时，一些企业没有专业的档案管理人员，大多数情况下，由非专业的档案管理人员负责档案管理工作，档案管理工作表面化问题处于扩大发展的态势，企业档案资源在资源优化配置方面处于不利的发展态势中。

（三）私营企业数量剧增

新时期下，私营企业数量剧增的局面将对经济的发展产生深远的促进作用。然而，目前大多数私营企业档案管理工作滞后、管理不规范的情况较为突出，这必将对企业的可持续发展产生极大的不利影响。在实际档案管理过程中，工作制度不健全的现象不仅会给企业的档案管理带来极大的挑战与压力，而且对于企业的成长、规避风险等都将产生不利的影响。

三、企业档案管理体制改革策略

（一）依法开展档案工作

档案管理部门必须根据企业档案管理制度的要求，对企业档案工作实行监督、检查等一系列工作。同时，企业档案管理部门务必要依法服从上级管理部门的监督及指导，积极发挥自身的优势及潜能，从不同角度出发，在健全企业档案管理制度方面下深功，进一步依发挥制度的引导及制约作用，才能够使档案管理工作取得新的成就。

在实际管理工作中，档案管理部门应运用法律手段治理档案工作，自觉接受行政部门的检查、监督。同时，在档案管理过程中，因失职、渎职等原因致使档案损毁、丢失时，应采取相应行政处罚的举措。这样不仅能将档案管理人员的责任心调动起来，而且能促使员工拥有较强的危机感，在工作中积极发现存在的隐患，发挥自身的潜能，及时采取有效的措施处置。只有这样，档案管理工作才能不断发展壮大，进一步取得有力的发展成果。

此外，档案管理部门在做好切实性的宣传工作，加强与企业各个部门之间的沟通与协调后，才能促进档案管理工作得以有序、稳定地开展及实施。在此过程中，应改善档案管理不规范的现状，制定切实可行的档案管理举措，促使企业档案管理工作进一步朝向科学化、规范化的方向前行，达到产生更多价值及影响力的目的。

（二）优化利用各种新技术

在市场竞争越来越激烈的局面下，企业只有以市场为导向去发展，才能够所向披靡，进而取得更大的发展优势，取得更多的发展成就。为此，企业务必要在现有的基础上，注重自身转型与改革，促使自身的实力增强，在激烈的市场竞争中更好地生存及发展。为此，企业档案管理体制改革将是大势所趋，务必要切实关注及严控，利用各种新技术，通过计算机网络技术的应用，建立档案信息一体化模式，在档案管理方面取得新的成效。

在此过程中，实现企业档案信息联网、档案信息资源共享，不仅可促进档案管理工作的规范化程度得以提升，而且查档、调档等环节工作的便利性提升后，能够进一步达到节约资源与成本的目的，为企业各项工作的科学决策提供助力。

同时，应简化档案管理程序，以促使档案管理人员的工作效率得到提升，避免人力资源浪费的情形出现，有效防止企业档案信息丢失等问题发生，这对企业内部各项工作的顺利开展能够起到极大的促进作用。

（三）加强信息资源的开发和利用

在企业的档案管理工作中，信息收集和归类工作是重中之重，需要切实关注。在此过程中，应收集各种与企业运营发展相关的信息数据，确保数据的完善度、准确度，以取得企业档案管理工作的发展成果。同时，运用网络技术建立电子档案库，将对提升档案信息数据的利用效率产生巨大的影响作用，此种模式受到人们的青睐，应大范围地推广应用。

此外，持续性针对档案管理人员进行实时培训，切不可有一丝懈怠。通过培训工作不断提升档案管理者的综合素质，促使人员管理能力提升，使各管理人员的责任心、工作态度等能够符合工作需求。同时，管理人员的潜能发挥出来后，档案管理工作才能够取得新的成果。

与此同时，根据管理人员的实际情况及所需，通过理论知识与实践技能相结合的培训方式，促使档案管理人员深刻认识到档案管理的重要性，进一步结合自己的经验所得，掌握深层的管理内容及方法，积极开拓适合自身发展的道路，企业档案管理工作才能够拥有新的起色和突破性发展。

此外，可以通过优秀人员现场进行经验介绍的方式，促使大家相互学习，避免走弯路的情形发生。在此过程中，应促使档案管理人员提升综合素质，培养更多优秀的管理人才，适应档案管理改革的需求，使其担负起改革的使命，提升档案信息利用价值。

（四）依靠企业档案协会的力量

企业档案协会能够承担起业务指导、经验交流等方面的工作。在此过程中，企业档案管理工作获得有效的指导后，能够促使各企业发现自身的不足，进一步通过可行性措施的执行，井然有序地开展档案管理工作，并进一步取得丰硕的成果。

通过档案服务咨询的中介组织的力量，提供档案人才培训、业务咨询等事项，企业档案管理中遇到棘手问题时，才不至于慌乱无措。可通过咨询、交流的方式，获得问题的有效解决方案，这有利于档案管理工作的巩固及质量的提升。同时，档案管理人员在工作中不断积累经验，不断成长，管理工作的完善性、成熟度等才能够取得有力的成果。

（五）企业档案管理业务外包模式的推行

企业档案管理业务外包模式，对企业档案管理的进一步发展能够起到积极的推动作用。在此过程中，通过档案管理专业机构发挥出来的效力作用，提供各种贴心、专业化的服务工作，企业档案管理环节才能够取得理想化的成果。

同时，此种模式可对企业实现资源整合、提升企业核心竞争力等方面发挥出极大的助力影响作用。此外，企业将档案管理工作从自身业务板块中剥离出来，交由专业机构管理后，不仅能够获得高质量、专业化的服务，而且能达到减轻企业管理成本的目的。企业管理工作方面的压力减小后，可以集中精力在其他管理方面下深功，这对于企业优化内部资源的配置、实现利润最大化等，能够起到有力的促进及推动作用，因此该模式获得了更多企业的青睐。

结 语

企业档案管理工作在任何时候都将不能有一丝马虎懈怠。企业档案管理工作具有周期长、工作烦琐等特征，相应的管理部门必须积极推行改革，在专业化、现代化的管理方式下促使档案管理工作取得成效，只有这样，企业才能够实现大阔步式的发展，进而取得更大的发展成就。