公司合同管理中法律风险注意要点及防范措施

王 琳

河北鸿翔律师事务所，河北 唐山 063000

合同是公司在市场经济活动中参与的重要形式与内容，公司的大量业务与经济往来实现都是通过合同的形式呈现的，合同管理工作影响着公司经营发展。加强合同管理，对双方责任义务进行明确，有利于法律风险的规避，使经营风险降低、公司管理更加规范，推动着公司综合竞争力的提升。

一、公司合同法律风险概述

当前公司合同管理工作中还存在不少问题，例如合同文本不规范、签约率低、履约率差等，不合理的合同管理加大了公司面临的风险。合同制定未经过严格审核，其中存在不少风险隐患，以及具体执行中控制不到位、执行事后分析不合理等。在执行合同过程中，即便尽可能做好控制，也会引发各种类型问题。

公司合同管理涉及内容较多，主要围绕产、供和销三个环节。合同法律风险就是在合同订立、执行、生效、转让、变更和违约责任、合同管理中其中一方当事人或双方存在利益受损可能。风险主要体现在以下四方面：一是合同签约主体，合同承办部门未将对方主体资格和资信等材料完善保存。二是合同审核程序，一些合同是在法律审查流程结束前完成签署的，即存在倒签现象。三是合同内容不全面，例如存在空白条款、合同要素欠缺等。四是合同档案管理问题，例如档案管理要求不严格、资料不全、无法查找合同原件等［1］。

二、合同管理中存在的法律风险要点

（一）不同类型合同中法律风险

公司商业经济活动涉及面广，因此签订合同类型也比较多，不同类型合同其存在的法律风险也不同。

1.物资采购。当前物资采购合同常见问题为内容不合理、不明确和不全面，例如未具体、明确阐述物资设备的商标、型号和等级等，未详细全面写明双方名称、信息和证件信息等，或者未具体说明相关价款和酬金，对物资设备的产量、质量问题划分和介绍不明确，导致违约问题发生后无法明确具体责任。

2.分包合同。分包合同管理中也存在不少法律风险，首先是分包合同的签订，一些工程中存在不签订分包合同情况，或者其签订的合同法律效力不足。其次是分包与转包流程与法律规定不符，存在随意的分包行为，分包单位资质欠缺等。最后是验收计价、验算过程中缺乏规范流程，导致施工中责任不明确、工程款拖欠、工资拖欠等，存在相关法律风险［2］。

3.担保合同。公司合同中的担保合同在法律问题产生后，会涉及较大的金额，因此需加强对其管理的重视，避免影响到项目进行。常见问题就是担保合同自身法律效力不足、项目部随意对外担保、双方责任未予明确等。

4.劳动合同。合同管理中，劳动合同法律风险主要是与作业人员间的问题，例如企业短期内未签订雇佣协议、协议条款不规范和不合理、责任义务划分不明确、未详细解释说明每一项条款、内容与我国劳动法规定不符等。

（二）不同合同执行阶段法律风险

通常可以将合同管理分为合同签订、合同执行和合同终止三个阶段，在不同阶段均存在一定法律风险，会影响到项目实施。

1.合同签订阶段。在该阶段的问题主要就是前期准备不足导致招标中未充分了解对方资信、资质、履约能力等，同时存在审核不到位的情况。并且合同中相关条款不规范、内容不全面，例如未明确划分双方权利、责任和义务，基本条款内容法律效力不足，或者不符合我国相关法律内容，从而导致合同不具备相关法律效力。以及合同的签订公平性、公正性不足，暗箱操作、漏标等不良现象经常出现。

2.合同履行阶段。此阶段合同履行需要双方共同落实执行合同内容，主要存在问题就是业主违约施工方反应不及时利益受损、施工单位自身原因未落实到位合同约定责任、相关合同文件保管不仔细出现缺漏、不经债务人同意进行债务第三方转让等。

3.合同终止阶段。当前不少企业认为合同管理中，只有签订和履行阶段存在法律风险，而疏于防范合同终止阶段管理。而此阶段往往由于企业未妥善进行档案和合同资料管理，而导致其中相关约定义务未得到彻底执行，进而引发法律风险问题。

三、加强公司合同管理工作重要性与紧迫性

合同管理主要作用就是加强法律风险防范、减少和避免纠纷等，在企业商业经济活动中是不可或缺的。

（一）加强合同管理利于规范企业内部管理

合同管理是企业内部管理规范的需要，任何工作都需按照一定规章制度执行，在有效约束下实现规范运行。合同管理作为企业经济活动中的重要部分，与企业稳定发展有着很大关系，对此需规范引导合同管理工作、明确签订程序、理顺部门和人员权责等，保证责任落实、事事有专管之人。

（二）加强合同管理可有效防范经济运行风险

合同是公司对外经济较为重要的载体，也是双方行使权利与履行义务的凭证。实际合同管理中，存在签订程序不规范、主体资质不足、合同审查不到位和内容不明确的问题，往往会影响到企业发展，产生严重法律隐患，必须加强合同规范管理，规范按照程序签订合同、明确权责等，确保经济活动安全进行。

（三）加强合同管理利于契约意识的树立

依法签订合同可以在法律层面约束当事人，要求双方按照约定内容履行义务，不可擅自变更、解除合同。强化合同管理下，以程序管理使相关人员树立起强烈的责任、契约和诚信意识，意识到合同的约束力，能够认真仔细签订、审查合同，切实履行自身合同义务。

（四）加强合同管理对廉政建设有意义

企业经济活动中腐败的产生，很大原因是未能够有效监督当事人权力，在金钱等诱惑下产生腐败行为，合同涉及资金支付和经济往来更容易成为腐败窗口。应进一步加强合同管理，以科学的制度设计创新廉政风险控制模式，用制度保障经济安全和干部廉洁［3］。

四、我国企业合同管理中存在的不足与缺陷

（一）法制观念与风险意识差

一些企业在进行合同签订时，未充分调查对方资信，对其法人营业执照、法人授权委托书等未严格审查。甚至一些企业未建立起完善、有效的合同管理制度，甚至将一些原件、复印件等重要文件丢失，在出现法律纠纷后无有效证据主张自身权利，导致合法权利被损害。此外，未明确销售人员相关授权也容易引发纠纷，一些企业销售人员授权制度不明确、存在超出权利范围对外签订合同、一般员工未授权签订对外合同等。在司法实务中，明确规定了证据认定规则与民事责任归属，但对于未经授权人签订的合同所致结果，往往企业会受到不利影响［4］。

（二）未争取合同起草权

一般情况下，起草合同方更易掌握主动权，主要就是可根据双方协商内容，对合同中写入的每一条条款认真考虑，斟酌利于自己的用词，对自身利益考虑更多。

（三）合同签订履行监控制度缺失

合同履行是执行合同中规定的义务，履行监控即建立相关合同执行的调整和控制制度以保证合同正当履行。为保证合同履行到位，公司运转正常，一些中小企业也建立起了相关法律顾问制度、合同管理机构，但各职能部门协调和监控深入程度不同，导致不到位管理下好的制度作用有限。需完善合同台账和档案制度等，规范化合同管理和签约履约行为，有效防堵漏洞。

（四）合同签订行为不规范

一些企业在经济交往中虽比较注意合同签订，但存在合同签订行为不规范的情况，例如文本格式不规范，导致合同约定不明确、条款不完善、权责利表述不明、意思模糊等，容易陷入欺诈圈套引发纠纷。格式合同是在对大量实践经验总结的基础上形成的，可以较为平衡、均匀地约定双方权责，因此选择规范格式合同对于保障合同顺利履行有积极作用。而在合同签订时，双方需明确目标指向物，避免模糊不清。如果合同条款事项未细致调查说明，签订的合同不明确于我方不利，则当事人合法权益在既判法律文书制约下会受到合法的“不法”侵害。因此，在经济实践活动中，需明确合同中双方权责、规范签订行为，降低自身风险。

（五）未明确合同纠纷解决方式和诉讼管辖地

在合同中需约定发生纠纷情况下，双方如果协商不成，需以诉讼方式解决。选择仲裁方式情况下，要求合同中最好事前选择好仲裁机构，如果无具体仲裁机构名称，纠纷发生后只能协商签订补充协议，若协商不成会导致合同仲裁条款和原仲裁协议无效。选择诉讼方式解决纠纷，尽量选择自身所在地法院，对方不同意可改为双方所在地法院，尽量避免选择对方所在地法院，否则容易影响到将来的诉讼。

（六）忽略合同动态管理

在签订合同前，即便审查了对方资信与履约能力，但主要是依据其注册资本和以往履约能力、生产规模等。而实际上合同履行过程包含了签订、交货、验收和结算等多环节，是动态过程。当事人过去的履约能力和资信并非绝对的，需加强动态管理，保障企业合法权益。

五、公司合同管理中法律风险防范措施

（一）加强制度建设，明确职责

1.制度建设方面，应坚持从合法经营出发，在合同管理中将制度建设放在首要位置，对照《民法典》等相关法律法规，结合企业发展制定具体的合同管理办法和招标管理规定等制度，详细规定合同签订、内容审核、合同实施、变更解除和付款管理、责任奖惩等内容。

2.明确责任。合同管理中涉及环节多，职责比较分散，对此需设立专门的法律事务部门负责处理协调合同工作，按照其实施过程详细规定各环节权责。首先要规范招议标金额，根据项目涉及金额采取相应的招标方案，并邀请监督部门现场监督。其次要规范审查程序，一般由项目主管负责，协调法律事务部门、审计、财务和基建等部门把关合同周密性和合理性等，全面严谨地审核合同。

3.规范环节运作。企业可引入内控管理思路，根据不相容权限分立原则由不同领导和部门分担项目调研、招议标评价程度、合同起草、合同履行等环节责任，使管理环境更加合理有序，保障了其管理规范化。

（二）强化过程管理，做好环节控制

1.要加强对合同相对方的把关和审核。签订合同前需深入调查了解对方资质等级、资信情况等，要确保其具备合同履行能力。2.规范合同内容。合同要采用书面形式不可口头约定，国家对标准合同文本有详细规定的，需采用标准文本，没有的情况下应遵照法规规定设置合同格式。要保证合同内容完整、齐全、条理清晰、意义明确、无缺漏等。3.严格审查合同。这是加强法律风险防范的关键，各部门需根据自身分工认真履行职责，由法务人才负责审查，发现问题及时提出修改意见，并督促合同执行部门加以完善。4.规范签订程序。合同需经管理、财务和纪检部门审查，以及专业合同管理人员评审，总结提出的经验进行完善。经公开招标、邀请招标或上级部门批准签订的合同，合同分类管理部门需遵照上述规定、获批准后再根据本企业规定签订。5.强化签订权限管理。对合同签订权限要明确，由本企业法定代表人、书面委托代理人奠定，代理人签订要持有法定授权委托书。企业不具备独立法人资格，未经法定代表人授权其内设机构和职能部门不可以单位名义进行对外合同的签订。6.要规范合同变更与解除，在签订好合同后是不可随意变更解除的，确实需要变更、解除，合同执行部门需提出书面意见由本单位审查，经审查同意和领导批准，并与对方协商好，之后依法办理相关手续［5］。

（三）奖惩并用，提升管理素质

要实现高效的合同管理，需要有效落实制度，同时提升管理队伍素质。企业需打造业务技术精、法律意识强的管理团队，能够有效防控法律风险、维护企业利益。首先，企业应加大培训教育力度，以多渠道、分层次模式培养专业合同管理队伍，具体可邀请专家进行专业法律培训，以及选择优秀合同管理员外出学习，及时补充先进知识。企业内部自办交流学习，探讨合同管理中漏洞、总结经验等。其次，要强化队伍建设，形成合理竞争机制，积极选择高质量合同管理人才，做好考核与奖惩，由法律事务部门负责合同管理考核，奖励优秀人员，处罚管理不善人员，调动团队积极性、增强其责任感。

（四）推动实施动态化管理机制

合同管理中要实施有力监督确保合同顺利实施，定期或不定期抽查项目进度以及是否落实合同内容，不断改进监管机制，完善管理措施督促双方履行义务与责任。同时构建纠纷应急处理机制，及时分析纠纷原因、损失和影响，采取合理措施解决，以降低其不良影响。

六、结束语

公司合同管理中需抓住法律风险要点，形成完善的合同管理机制和动态监管机制，以确保能够加强合同履行监管，规范合同签订、执行、终止等各环节管理，最终提高合同管理质量，有效规避法律风险，保证项目顺利实施、维护企业权益。