精细化管理在医院档案工作中的应用

宋燕

(山东省妇幼保健院，山东 济南 250005)

医院档案管理工作对医院管理、医院形象和可持续发展有着参考意义。一方面，档案记录了医院的建立和发展历史过程，也见证和反映了在不同的历史环境和社会角度、历史背景下医院的重大历史事件和工作参与情况，是医院发展历史的客观记录。另一方面，医院的档案工作还是医院现阶段工作的一个状态表现，涉及到人民群众的健康信息和院内医务工作的基本信息情况，是医院现阶段运行的重要评价参考资料。对此，加强医院的档案管理，开展精细化管理，可以提升医院档案管理工作效率和水平，客观实际记录当前社会医疗卫生管理现状，对我国医疗机构的可持续发展具有深远意义。

1 医院档案管理的定义和作用

1.1 医院档案管理的定义

医院档案管理工作即对医院既往工作、日常工作及未来工作形成的档案材料的管理工作。档案记录的内容与医院的基本活动紧密结合，包括临床病症诊断、医务人员的基本信息、临床的医疗研究等，多以病历档案、行政档案和科研档案的形式予以体现。

1.2 医院档案管理的作用

从医院科研发展的角度来看，档案管理工作可以为医务人员提供科学研究依据和临床研究参考；从临床疾病诊断治疗的角度来看，档案管理工作可以为医务人员及时提供既往的病例信息，有助于辩证分析患者临床的病症表现和病症级别，并借助化验、临床检验的资料信息为患者提供科学的临床诊断服务。

值得注意的是档案管理工作也是医院管理工作的重要组成部分之一，档案记录了医院的发展历史和信息，体现医院的综合发展现状，通过加强档案管理可以提升临床医院的科研工作效果、加强临床医疗工作创新管理，全面且有效地提升医院的社会效益。

1.3 精细化管理对医院档案管理的意义

精细化管理最早运用于企业管理，是生产者站在客户的角度分析现有的工作情况，进而制定出科学的生产制度，加强生产作业效率和质量，让自身的生产行为、管理行为合理化，促进企业发展。作为一种现代化的管理理念和手段，精细化的管理特点在于将工作简单化、流程化以及定量、定性分析，确保工作的各个流程和环节都得到细化分解，最终提升各个环节工作的效果。

在现代化和信息化管理的大背景下，医院也能够利用精细化管理方式来提升自身的管理效能。例如通过加强档案分类管理，将临床的诊治、科研、院内人事事宜进行分类管理，可以保证现有的档案管理工作实效，同时实现档案管理的科学分类，使工作更加简单化和细节化。此外，合理利用现代信息化技术将档案进行扁平化、集成化管理，可以有效减少工作量，强化数据支撑作用，最终全面有效地提升档案管理工作质量。

2 医院现有的档案管理工作存在的问题

整体来看，我国的医院档案管理工作仍存在一些问题，在实际工作开展中存在档案管理制度不健全、信息化程度较低、档案人才队伍建设薄弱以及档案管理模式单一等[1]，现将其分析如下。

2.1 档案管理制度不健全

目前，我国的档案管理工作制度还停留在粗放式的管理阶段，较超前的现代化管理理念和方法有较大差距。医院的工作较为守旧，工作开展也面临着较多困难，在实际的档案管理工作开展中，管理人员多结合自身的工作经验和日常的工作来开展相关工作，因医院的部门较多，且各科室的分工不同，档案管理工作存在一定程度的随意性，实际开展中也容易盲目复制其他相关单位的工作方法，整体的工作开展效果不佳；一些医院也没有从制度层面将档案管理工作纳入到当前的目标绩效考核范畴内部，导致很多档案管理工作开展时候存在管理不严，监督效果不佳等问题，以上问题都降低了档案管理工作的科学性和针对性，对档案管理工作效率造成影响；档案管理涉及内容繁杂，由于院内没有制定出科学的分类管理方法和责权制度，可能导致越权审核、信息被恶意篡改等问题，对医院公开、公正的形象造成负面影响，有碍于发挥档案的管理价值。

2.2 档案管理人才匮乏

档案管理一直都是医院的基础内控管理工作，对比医疗卫生健康为核心的生产模式，档案管理没有引起足够的重视和关注，很多医院缺乏内部档案管理人才。从档案管理岗位工作人员的配备来看，大多医院的档案管理人员是其他部门的转岗员工或者是其他员工兼任，而新入职的专职人事管理人员可能对医院专业技术相关工作内容理解不深入，这些都导致医院的档案管理工作举步维艰。

从档案管理工作的可持续发展来看，医院在档案管理业务培训方面的工作开展较少，档案人员也不能及时学习新知识，更新知识结构，导致现有的知识储备无法满足档案管理工作需要。

2.3 档案管理模式单一

作为医院常见的基础性管理工作之一，档案管理工作目的在于提升医院的管理水平和效能，有效促进医院的健康可持续发展。传统的医院档案管理工作较为死板，基本是被动的归档方式，仅限于有档案材料的简单收集和归档。因为缺乏科学有效的信息管理体系，档案人员和科室的工作人员在信息编撰、信息移交和信息审核时没有加强交流，缺乏风险控制，导致信息归档时候容易出现信息遗漏、收集不全、信息分散等问题；虽然很多医疗机构也开始采用信息化的管理方式，但是大体还是以人工操作为主，整体依旧存在不重视管理、没有落以实权的问题，档案管理工作缺乏主动服务意识。在此基础上，档案开发的程度有限，整体的服务模式较为单一，很多工作人员仅仅将信息化工具作为人工检索、调阅、信息复制的途径，并没有深入挖掘信息数据对医院的科研、医疗服务改革的深度价值。以上问题都可能导致档案管理效果不佳，对医院的档案信息查阅和利用造成负面影响，不利于医院长期发展。

传统的纸质档案保管方式存在很多局限性，限制了档案的利用，还可能会导致档案丢失、损坏、恶意篡改等。以核心的病历档案为例，很多都见证了医疗的研究创新和突破，更是后期医疗工作的重要参考资料，因为保存年限长且纸质资料容易损坏，这些宝贵的信息容易损坏。对此，建议采用传统与信息化管理相结合的方式，对一些特殊纸质档案开展电子化管理。在现代经济建设发展、信息技术不断进步的背景下，我国的电子病历工作开展也迈向了新征程。从纸质病例的特点来看，纸质档案管理方式存在病例模式老旧且效率低，书写不规范也容易导致信息同步慢，信息更新不及时，也会降低患者的就医体验，增加医患纠纷。另一方面，医院的档案种类较多，例如包括医院的病历档案、科研档案、财务档案、人事档案、设备档案、基建档案等。这些档案录入和管理工作需要各个部门自行负责，从利用的角度看各类信息急需融合，而纸质档案数据统计效率低且需耗费大量人力，因而会造成信息孤岛问题的出现，对医院的实体档案安全性和规范性造成极大影响。尽管国家现在大力提倡信息化管理方式，推广电子档案，但是目前档案管理工作还存在较多的局限性，很多医院管理思想守旧、管理方式落后，信息管理的效果不佳。

3 将精细化管理理念深入医院档案工作的措施建议

精细化管理工作对医院的各个业务开展有重要的价值和意义[2]，为了确保医院的管理效果，提升档案管理的时效性，可将精细化管理工作推广到档案管理工作中[3]，相关工作建议如下。

3.1 建立完善的档案管控制度

在良好的档案管控制度下，医院的各项工作有所依据，可确保医院的管理工作规范、有秩序，落实精细化管理目标。为了保证档案管理工作的针对性和时效性，医院应按照标准化、目标化和流程化的工作目标，坚持将精细化的管理理念落到实处[4]。

首先，建议医院结合实际业务需求和各科室的工作实际建立具有针对性和可操作性的管理制度。制度要体现可操作性、时效性，体现规范化、科学化、人性化的原则；要体现信息化、细节化的特点，各个制度要落实到位，要体现在医院工作细节中。

其次，要保证档案管理工作有针对性、目标性，细化档案工作的具体目标，在目标的指引下确保档案管理工作规范化和制度化，最终全面提升档案利用的效率。同时要制定统一细化的档案管理标准，保证档案工作的各个制度和内容体现标准化、规范性；确保制度要落实到科室、责任人，所有的工作人员都需要按照制度开展工作，并做好监督和绩效管理[5]。

最后，细化工作流程，精细化档案管理开展时候，管理人员要体现信息收集、整理、审核、利用、归档的流程特点，同时要保证各流程衔接得当；在固有的流程基础上也要不断更新，动态改进工作流程，确保档案管理工作得到可持续发展[6]。

3.2 加强档案信息化管理

信息化管理的目的在于提升档案管理的质量和效率，从而促进医院管理工作得到创新。信息化技术能够提升档案管理工作效率，降低档案管理的风险，对医院的档案管控工作提供重要的支撑。因此，建议医院建立统一的档案数据库，电子化保存既往的纸质档案，加强数字档案建设；其次要做好数字化档案分类管理，确定数据库类目，实现数据数字化储存和调用。再者要建立信息化档案的联动机制，让医院的档案管理工作和各个科室实际业务联系起来，不断提升医院档案管理工作的系统性。最后要建立统一且规范化的档案管理系统，可以设置不同类型的档案管理环境，加强档案信息的自动化收集，进而明确归档范围，明确信息归档效果[7]。

3.3 加强人才建设、创新管理模式

医院工作人员要改变传统的管理观念，积极参加各类专业培训，在加强档案管理工作效果的同时，尽快培养专业的信息化档案管理人才，进而促进医院发展。第一，医院要转变管理观念，加强医务部门、科教部门等信息联动，在数据库的建设模式下确保文档设置规范且联动，各个科室都能够在权限范围内利用信息数据[8]。第二，医院要加强人员培训，可以开展职业道德修养和专业信息技术培训、医务事件和理论教学等，不断加强内部管理，确保档案管理人才教育工作落到实处。第三，做好数据的深度挖掘和开发，对现有的数据资源不断整合，结合医院的发展需求挖掘出较多的数据信息，最终为医院的发展提供技术支持。

综上所述，精细化档案管理工作对医院的影响深远，医院需认清发展现状，完善制度建设，加强档案精细化管理管理和信息化转型，强化人才队伍建设，进而为医院全面可持续发展奠定基础。