问题视域下加强水电站工程建设项目档案管理的分析

李光辉，乔卫丽，周 萌

（山东沂蒙抽水蓄能有限公司，山东 临沂 273400）

水力发电是我国电能源生产的主要方式，水利电能又是电能源生产方式中技术成熟、具有大规模开发潜力的可再生能源。在我国电能源需求量越来越大并追求低碳发展的新时代环境下，水电站工程建设项目逐年增加，水电能源对民生、经济与社会发展的贡献力越来越大。水电站工程建设项目往往与关联产业打造水资源综合利用体系一同进行，所以耗资、耗时、工序多、工程量大、建设周期长、多团队联合建设的特点很突出，所形成的档案资料种类繁多、容量较大、颇为分散，且每一份档案资料都十分珍贵，关系到工程竣工和验收、关系到运行和使用、关系到后续维修和扩建、关系到相关项目的参考和借鉴。尽管水电站工程建设项目档案管理很细密、很重要，是水电建设企业加强建设项目管理的重要一环，但由于主客观原因，却使得一些问题长期、惯性、不同程度地存在，也有新的问题不断出现。因此，关注水电站工程建设项目档案管理现状，进行问题视域下加强水电站工程建设项目档案管理的分析与讨论，有益于警示水电企业增强档案管理工作，有益于保障水电站建设项目安全高效地进行和运营。

1 水电站工程建设项目档案管理凸显问题的查摆梳理

任何事物都有其本质属性，以其本质属性区别于其他事物，包括在同一类事物中，又以某一特定事物的自身属性区别于所在类事物自身的属性。查摆与探究水电站工程建设项目档案管理普遍存在的凸显问题与根源，既依据水电站工程建设项目档案管理广义的本质属性来审视，也从水电站工程建设项目某一环节档案管理的狭义属性来审视。换句话说，既查找普遍性问题与普遍性根源，也查找环节性问题与环节性根源，无论普遍性问题与普遍性根源，还是环节性问题与环节性根源，都瞄准的是凸显出的问题。档案管理的对象是档案实体和档案信息，档案业务与各行各业有关，各行各业都拥有档案管理的责任和义务。在水电企业，档案管理如同企业其他经营管理活动一样，有其流程，包括档案资料和信息的产生、档案收集与整理、档案价值鉴定与归类、档案编目与检索、档案统计与编辑、档案存储与调用。在水电企业全部档案管理活动的流程中，每一个环节都很重要，各个环节相互支撑，若某一个环节出现问题，不仅仅影响自身环节的管理效果，同时影响全部档案管理工作的质量，各个管理环节形成相互制约的因果关系，正如成语所云“千里之堤毁于蚁穴”。那么，水电站工程建设项目档案管理凸显出哪些普遍性问题与环节性问题呢？主要可见以下三个方面：

1.1 管理主体能动性不足

任何管理活动的管理主体都是人，所有管理活动都是人对物的管理，只不过会因为物有所别而导致管理对象、管理手段、管理目标不同罢了。水电站工程建设项目档案管理呈分散与集中相结合的特点，分散的特点与其档案资料产生、管理、呈报的多主体多环节有关，也与其档案资料包括文件、图表、照片、视频等多种形式多种来源有关。管理主体能动性不足问题出现在不同管理层级，形成了档案管理自下而上的一些管理漏洞。例如：施工单位对档案管理不重视，施工队伍中施工人员与档案人员的流动性强，档案管理衔接不足引发档案资料留存不完整问题；档案管理专业人才缺乏，甚至有些单位的领导错误地认为档案管理是后勤岗位，谁都可安排上岗，培不培训岗位业务不打紧，造成专兼职档案管理人员专业素养缺乏；档案管理岗位具体工作人员轻视本岗职责，不能主动积极地钻研档案管理业务，缺乏对档案管理法律法规、规章制度、网络与信息技术的学习掌握，因其知识素质与岗位职责的不对称，而埋下或引发档案管理问题的隐患。同时，因为管理主体弱化对档案管理的职责，也在问题出现后有管理主体责任推诿的情形。

1.2 管理机制协同运行不足

任何管理活动都作用于一定的管理系统，管理系统内部的各个子系统，乃至各个环节唯有通过一定的管理机制，朝着一定的管理目标协同运行，才能收取预期管理效果。也就是说，任何管理活动中的管理机制很重要，左右这一管理系统中的结构形态、运行状态和运行效果。因此，管理机制的本质即管理系统的内在联系、功能及运行原理，是决定管理功效的核心问题。水电站工程建设项目档案管理机制协同运行不足的问题表现在两个方面，一方面是管理机制建构本身不足，另一方面是管理机制协同作用不足。管理机制建构本身不足是体现于该项工作现有运行机制中的。电站工程建设项目档案管理现有运行机制是“以业主为中心，以承包商为主体，多方密切配合的”运行机制，也即以项目参建方、业主的责任划分与担当进行项目档案管理。这种管理机制看似突出和强调了管理机制中的业主管理，乃至承包商管理，但缺乏监管机制的有力作用，监管机制的事先指导和帮扶，反倒是成为了事中和事后的一罚了之。其实，任何管理活动中，惩罚手段的利用不是目的，只为诫勉和规制，能够通过惩罚手段的利用警示和规制不再出现同样的问题、堵塞管理漏洞，提高管理质量才是目的。而且，毕竟惩罚手段的利用属于鞭笞后进的方式方法，相比较激励鞭策方法应该有限使用，不利于管理机制各协同方主观能动性的调动。

1.3 管理制度规范制约不足

任何管理活动都必须遵循管理制度进行，制度包括岗位性制度和法规性制度，制度对管理活动起到指导性与约束性、鞭策性和激励性、规范性和程序性作用，缺乏了完善制度规范的管理活动，一定是杂乱无序和低效能的管理活动。水电站工程建设项目档案管理同样建有管理制度和遵循管理制度，从国家档案法到行业档案管理规范再到水电站项目档案管理的制度细则，已经形成了从宏观到中观再到微观的制度规范，但制度落实不足普遍存在，制度的规范效力被缩减，人为的随意作用被抬升的现象和问题屡见不鲜。如确保档案管理的完整性和真实性是水电站项目档案管理制度的原则性规定，也是落实到档案管理具体岗位具体人员的岗位责任制，但据国家发改委重大项目稽查办对政府投资的水电站建设项目档案进行稽查中发现，档案管理中审批文件、招标文件、工程资料、监理资料、重要事项记录资料、财务资料、合同、原始凭证不全的问题存在。还有的对档案造假，为了应付检查临时补理有关档案，后补的档案混乱且不全。由此可见，制度管理不到位，有制度规范执行不到位，是水电站建设项目档案管理的普遍问题，不可小觑。

2 针对水电站工程建设项目档案管理凸显问题的整改对策

在上述水电站工程建设项目档案管理凸显问题查摆梳理中，已经将管理主体能动性不足、管理机制协同运行不足、管理制度规范制约不足的三方面问题进行了具体分析，而发现问题、分析问题都是为解决问题提供靶向，解决问题的措施是否得当很重要，唯有解决问题的措施具有针对问题、打破局限、扫除障碍、破冰前行的能量，才能达成开拓进取的效果。很赞成有研究者针对抽水蓄能水电站加强项目档案管理工作提出的观点：我国抽水蓄能工程建设项目的整体水平正在朝向越来越精细化的方向发展，急需努力实现“建设精品工程、创建精品档案”的工作目标。这一观点恰恰体现出文章探讨整改对策的方向目标，这就是要向水电站工程项目追求实现精品工程目标一样，拿出针对性强的切实可行的整改对策，创建档案管理精品。

2.1 强化管理主体权责认识，坚持以人为本

解决水电站工程建设项目档案管理凸显问题的关键因素在于加强领导，形成规范管理与高效管理的体系保障，将管理成效的优劣与以人为本牢牢挂起钩来。水电站工程建设项目档案管理的以人为本，要落实在强化管理主体权责认识上，前置对于档案“物”的管理活动到负责这项工作的“人”。现代企业管理理念强调以人为本，人在现代企业管理中的权利和责任是对等的，有权必有责，权责必相称，拥权必尽责，失责必究权。应将强化水电站工程建设项目档案管理主体权责认识的人本理念，重点落实到企业主管领导和档案管理人员身上，进行《档案法》《水电建设项目文件收集与档案管理规范》等各项法律法规、国家标准、行业标准的学习理解与贯彻落实，做到加强业务学习与明确岗位责任相结合、加强业务培训与加强业务交流相结合、加强业务指导与加强业务监督相结合。同时应加强项目建设参建单位全员档案管理的宣传教育，增强人人岗位尽责都与档案管理有关的思想意识。

2.2 优化管理机制协同作用，追求“四协同”效应

解决水电站工程建设项目档案管理凸显问题的重要措施是优化管理机制，充分发挥管理机制各负其责、各尽其责、目标一致、协同配合的作用。优化档案管理机制的协同作用要在组织协同、目标协同、时效协同、质量协同上做文章。具体做到以业主为核心，建立、设代、施工单位组成的三级管理网络，由建设单位档案主管部门牵头，充分调动各方做好档案管理工作的能动性，将档案管理精品建设与工程项目精品建设结合起来，共同追求并一道进行。严明各方职责，明确档案产生单位与档案归档单位的一致性，确保档案资料完整归档、及时归档、准确归档、系统归档，实现工程档案管理规范化，坚实工程整体竣工验收的档案查证条件。要协调好建设、监理、施工、设计等现场各参建单位的档案管理工作，从工程专业和档案专业对项目文件资料进行联合审查把关，将档案管理的事前责任落实、事中责任履职对应起来并有机结合起来，提高工作效率，避免可能出现的档案资料归档“补缺式”返工问题。

2.3 实化档案管理制度规范，提高整体管理效能

解决水电站工程建设项目档案管理凸显问题的基础保障是实化档案管理制度规范，之所以要强调档案管理制度的“实化”，就是要打破制度管理被形式化的问题，追求管理制度规范健全、落实到位、对轻视和违反管理制度的现象和问题“零容忍”。要在水电企业进行广泛的普及《档案法》的宣传教育，将《档案法》学习理解与项目建设档案管理工作紧密联系起来，将水利部[2021]200号文件关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知精神进行认真深入的学习贯彻，并结合水电站企业自身实际情况，落实到水电站工程建设项目档案管理制度建设中，且一经形成制度，就要做到以制度规范实务，让制度落实到档案管理事务的各个环节、每一具体事项中。而且，要将制度建设的前置性、调适性、完善性、创新性联系在一起，以制度建设的前置性，确保制度建设摆在管理实务的首位，以完善水电工程项目档案规范管理的制度起点，赶在项目工程建设前，明确基本标准与法则，警示各单位对档案管理的高度重视，明确相关任务和责任，以制度建设的与时俱进，形成制度规范的管理活力。要坚持在项目进行的全过程中，以档案管理制度进行档案管理工作的全面质量管理。

3 结语

能源是保障和推进我国现代化建设的动力与命脉，水电能源属于清洁能源、低碳能源，其生产和供给占我国电能源生产与供给的比例大、贡献大、发展前景好，这种客观现状决定了我国水电站工程建设的生机与活力。在水电站工程建设新项目不断上马，已经投入发电运行项目不断进行安全生产、扩容生产维修改造的新形势下，加强水电工程建设项目档案管理愈发显示出其促进项目精品工程建设的特殊作用。但目前我国水电工程建设项目档案管理普遍存在着管理主体能动性不足、管理机制协同运行不足、管理制度规范制约不足的三方面凸显问题，必须进一步关注这方面问题，认真分析研究这三方面问题存在的原因，优化管理对策。同时，也应密切关注水电工程建设项目档案管理所暴露出的其他方面的问题，认真分析研究针对这些问题的优化管理对策。总之，水电工程建设项目档案管理是水电工程建设项目不可缺失的组成部分，不可轻视、弱化和边缘化，不可维持现状地不思进取，需要与时俱进、创优提效，这是水电企业的紧迫责任，更是水电站档案管理人员的紧迫责任。