网络环境下中职院校教工人事档案管理方法

摘 要：保护好、利用好教工人事档案，对教工职业生涯发展和学校开发人力资源有积极帮助。在网络环境下，与时俱进地创新教工人事档案管理方法，成为中职院校优化人才配置、提升办学质量的有效举措。本文概述教工人事档案管理的典型特点，如材料来源的广泛性、档案利用的开放性、档案信息的机密性等。针对当下中职院校教工人事档案管理中存在的一些实际问题，分别从强化档案管理人员的互联网思维和服务意识，完善档案管理信息系统的功能以及健全档案管理人员的培训制度等方面，提出相应的改进建议，为网络环境下中职院校提升教工人事档案管理水平提供一定的经验借鉴。

关键词：教工人事档案；互联网思维；档案服务意识；中职院校

在职业教育蓬勃发展的背景下，中职院校做好教工人事档案管理，可以为教工的岗位调动、评优评先、职务晋升等提供可靠依据，在挖掘人才潜力、发挥人才价值的基础上，确保中职院校教学工作高质量的开展，切实提高中职院校的竞争力。在网络环境下，中职院校也需要加强大数据、互联网等信息技术在教工人事档案管理中的渗透力度。与此同时，还要从管理制度、管理人员、管理设备设施等方面做好配套工作，确保“互联网+档案管理”模式有序推进，让新时期中职院校教工人事档案管理得以高效率、高质量开展。

一、中职院校教工人事档案管理的特点

1.材料来源具有广泛性

在国家大力扶持职业教育发展的背景下，中职院校的办学规模不断扩大、生源数量持续增加，为满足教学要求，学校方面也尝试多种途径引进许多优秀的教师人才。他们有的是高校应届毕业生，有的是海外留学生，还有的是企业离职的高管和工程师，甚至包括一些退休返聘的老教授等。由于人才来源的多样性，导致教工人事档案的来源广泛，增加档案管理的难度。

2.档案利用具有开放性

教工人事档案管理的主要任务，不仅仅是保证档案内容的完整性以及档案信息的安全性，更重要的是挖掘档案资源的价值，为人事岗位调动、人力资源配置提供依据。为让教工人事档案的价值得到体现，必须要实现档案的开放利用。

3.档案内容具有机密性

教工人事档案包含许多隐私信息，如何在档案开放利用的过程中保障个人信息隐私，也是中职院校教工人事档案管理必须要考虑的问题。中职院校需要建立完善的档案管理制度，并且，针对纸质档案、数字档案分别采取相应的安全保密措施，最大程度上避免档案信息泄漏，切实维护档案所有者的权益。

二、中职院校教工人事档案管理存在的问题

1.档案管理人员思想观念落后

无论是教工人事档案，还是教学档案、财会档案，都有较强的开发利用价值。而档案管理工作的最终目的就是在整合档案资源的基础上，挖掘档案的价值，从而为教学工作的开展提供有意义的借鉴。从这一角度来看，做好档案的保存管理是基础，而进行档案的开发利用才是目的。但是，调查发现，中职院校的许多档案工作人员存在思想观念落后的问题，片面地认为只要保证教工人事档案的完整性、机密性，就算是完成工作任务，而没有从“需求侧”出发，思考应当如何进行档案的开发和使用。这种情况下，教工人事档案束之高阁、藏于库房，其价值也就无从体现，从长远来看不利于教工个人的职业发展，也不利于中职院校对人力资源的开发。

2.档案管理人员服务意识淡薄

档案管理工作具有较强的服务属性，档案工作人员只有做好服务工作，尽量满足档案使用者的各种合理需求，才能让档案在使用过程中发挥价值，这也是彰显档案管理工作价值的一种主要途径。从调查情况来看，中职院校的一些档案管理人员在服务意识方面比较欠缺。在日常工作中，将大多数精力和时间放在教工人事档案的维护管理上，而没有认真做好对档案使用者的服务接待工作。由于服务意识弱、服务水平低，导致档案利用率不高。因此，档案管理工作的价值无从体现，必然导致中职院校管理层对档案管理支持力度和重视程度的下降，不利于档案事业的长远发展。

3.档案管理信息基础设备设施不健全

在深化职业教育改革背景下，中职院校积极推行“互联网+管理”模式，目前，已经在教学管理、财务管理等方面积累丰富的经验，取得显著的效果，这就为教工人事档案管理信息化发展创造了有利条件，营造了良好氛围。但是，调查发现，许多中职院校的档案管理部门均存在信息基础设备设施不健全、檔案管理信息系统功能单一等问题。究其原因，可归结为两方面：一是资金投入不够。中职院校在档案管理信息化建设方面的投入偏少，而档案管理硬件设备的采购、软件系统的维护，以及档案管理人员的信息技能培训等都需要大量的资金。由于无法从物质层面上提供保障，导致档案管理信息基础建设较为滞后；二是脱离实际。中职院校在推进档案管理信息化发展过程中，未能坚持需求导向，没有从新时期教工人事档案管理的具体需要出发进行信息基础设备设施建设，现有的信息设备无法满足档案管理工作开展需要。

4.教工人事档案存在信息泄露风险

教工人事档案除包含姓名、籍贯、学历、职务等基本信息外，还有政治面貌、工作履历、奖惩情况等涉及个人隐私的重要信息。一旦档案信息被泄漏，将会对教工人员的生活、工作产生不良影响。因此，教工人事档案管理必须将保证档案信息的完整性、隐私性作为首要任务。现阶段，中职院校的教工人事档案面临着纸质档案与电子档案并存的局面，不仅增加档案管理的难度，而且也容易发生信息泄漏问题。在纸质档案管理中，未严格落实档案借阅制度，对档案借阅人员未核实身份，造成档案信息泄漏；在数字档案管理中，未定期进行档案管理信息系统的升级与维护，未按照要求使用杀毒软件进行病毒查杀，导致系统存在安全漏洞，在受到病毒攻击、黑客入侵时造成档案信息泄漏或被篡改。

5.档案管理人员的综合素质有待提升

在“互联网+档案管理”背景下，中职院校教工人事档案管理的制度、方法均发生明显的变化，同时，对档案管理人员的综合素质提出更高的要求。例如，有些中职学校搭建档案管理信息平台，虽然减轻教工人事档案归档、更新的压力，但是，档案管理人员需要负责技术含量更高的档案资源开发、档案信息保护等工作。因此，档案管理人员除要具备扎实的专业技能和丰富的从业经验外，还必须有创新精神、责任意识和信息素养。目前，中职院校的许多档案管理人员综合素质还有较大的提升空间，个人能力与岗位需求之间存在一定的差距。因此，网络环境下如何提升档案管理人员的综合素质，也成为中职院校做好教工人事档案开发利用必须要解决的问题之一。

三、网络环境下中职院校教工人事档案管理的创新方法

做好教工人事档案管理，可以让中职院校的管理人员更加全面地了解每一名教工的信息，从而为岗位调动、评优评先、职务晋升等提供依据，从而实现人力资源的最优化配置，达到提高教学质量的最终目的。在网络环境下，探究教工人事档案管理的创新方法，实现档案资源整合利用，无论是对教工个人的职业生涯发展，还是对中职院校的改革发展都大有裨益。

1.强化档案管理人员的互联网思维

时代在发展，档案管理的思维观念、方式方法也必须灵活调整、及时创新。在网络环境下，中职院校的教学管理、财会管理均实现信息化，档案管理也不例外。档案管理人员必须树立互联网思维，有主动创新、求新求变的意识，在借鉴其他院校档案管理新模式、关注档案事业发展新趋势的基础上，立足本校实际情况、坚持需求导向，探索教工人事档案管理信息化的可行性路径。只有树立互联网思维，才能将大数据、互联网等信息技术与当下的教工人事档案管理相结合，并且，从管理制度层面、管理方法层面、档案利用层面，实现教工人事档案管理的全面变革。另外，档案管理人员还要摒弃传统“以存为主”的观念，必须深刻认识到教工人事档案只有在使用和开发的过程中才能发挥出应有的价值，才能彰显档案管理工作的意义，坚定教工人事档案“以用为主”的理念。

2.提升档案管理人员的服务意识和服务质量

在中职院校教工人事档案管理工作中，档案工作人员扮演着两种角色：一种是“管理者”，管理的对象是教工人事档案。具体工作内容包括收集教工个人材料并进行归档，将教工人事档案进行分类保存，定期更新教工人事档案的内容等；另一种是“服务者”，服务的对象是档案所有者和档案使用者。具体工作内容包括检索并提供对方需要的档案资料，提醒档案使用者定期归还档案等。近年来，中职院校对教工人事档案开发和利用的重视程度有所提升，这就要求档案工作人员必须及时转变自身的角色定位，强化档案服务意识，做好档案服务工作，从而让教工人事档案在使用过程中发挥出应有的价值。例如，在网络环境下，档案资源共享可以发挥“1+1＞2”的效果，档案工作人员应积极开展教工人事档案资源库的建设工作，并按照专业、职称、任教年限等进行分类。这样一来，档案使用者就可以根据需要获取相应的教工人事档案，从而简化检索的时间，体现出档案服务的高水平。

3.完善档案管理信息系统的功能

档案管理信息系统的应用，不仅可以简化档案作业流程，实现教工人事档案从接收材料到归档保存，再到定期更新的自动化办理，极大减轻了基层档案管理人员的工作压力，还能发挥大数据优势对教工人事档案进行整合、开发和利用。因此，构建档案管理信息系统既是网络时代档案事业发展的必然趋势，同时，也是中职院校提升档案管理水平的一种有效策略。为解决档案管理信息基础设备设施薄弱的问题，中职院校需要从以下两方面采取措施：一是建立长效投入机制，通过适当增加资源投入的方式，在档案管理部门建立起完备的信息基础设备设施。例如，存储纸质档案的库房，必须配备温湿度监测与调控装置，实现对库房温度、相对湿度的自动测控；存储数字档案的计算机，则需要设置登录访问权限，只有具备权限的档案管理人员才能登录系统完成教工人事档案的查询、浏览、更新等操作，避免非相关人员越权操作造成教工人事档案的丢失、损坏。二是定期更新档案管理信息系统的功能，如纸质档案自动转数字档案的功能、教工人事档案智能检索功能等。通过不断引进新功能，推进中职院校教工人事档案管理向智能化转型，为进一步挖掘档案利用价值提供技术支撑。

4.做好教工人事档案信息的保密工作

在网络环境下，加强教工人事档案信息的保密工作尤为关键。同时，保证人事档案的完整性和安全性，也是下一步进行人事档案资源开发的必要前提。首先，加强档案管理制度建设，明确档案管理权限。特别是档案管理信息系统的登录访问权限和操作权限，必须要以明文规定的方式予以说明，从而杜绝非相关人员越权访问和操作教工人事档案，从源头上解决档案信息泄露问题。其次，应用新型信息保护技术，如防火墙技术、数字签名技术、区块链加密技术等，将电子版的教工人事档案进行加密处理。任何人想要访问教工人事档案，必须进行解密，否则无法获取任何有价值的信息，达到保护教工人事档案信息安全的效果。最后，养成定期更新和备份教工人事档案的习惯，并且，要保证档案原件与备份异地存储，可以选择目前流行的云存储模式，既不影响教工人事档案的更新、使用，同时，还能有效保障档案信息安全。

5.健全档案管理人员的培训制度

信息化、智能化是档案事业发展的必然趋势。近年来，中职院校无论是在教工人事档案管理、学生学籍档案管理，还是在业务、财务档案管理方面均大力推行信息化。面对新环境、新要求，必须要与时俱进，做好档案管理人员的培训工作，帮助他们更新专业技能、优化知识结构、提升综合素养，在档案事业不断发展的背景下始终保持较强的岗位竞争力。为此，中职院校应当坚持需求导向，健全档案管理人员培训制度，确保培训教育工作有序开展。一方面，要提前开展调研，了解当前教工人事档案管理要求和档案管理人员工作能力之间的差距，围绕差距设计培训方案、找准培训重点，在针对性培训中切实提高培训成效。另一方面，还要引入培训考核机制和奖惩激励机制。在每次培训结束后，采取“理论+实践”的方式，对档案管理人员进行考核，对比培训前后的工作变化，以此评价培训成效。同时，还要将考核结果与档案管理人员的绩效、奖金等挂钩。通过这种方式督促档案管理人员认真对待培训，切实提高专业能力和职业素养，保质保量地完成网络环境下中职院校教工人事档案的管理与开发工作。

四、结语

教工人事档案不仅记录教工本人的基本信息、任职履历、获奖情况，而且还能作为学校选拔人才、岗位调动、职务晋升的重要依据。保护好、利用好教工人事档案，有利于中职院校进行人力资源开发，对提升办学质量有积极帮助。从调查情况来看，当前许多中职院校的教工人事档案管理还存在信息化水平不高、档案服务意识不强、档案工作者培训机会偏少等问题。针对这些客观存在的问题，中职院校在积极推进“互联网+档案管理”的过程中，配套做好信息基础设备设施建设、档案管理人员培训、档案资源整合开发等一系列工作，才能让教工人事档案的潜在价值得到充分体现，形成教工成长和学校发展“双赢”的局面。

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（作者单位：广西物资学校）

作者简介：江美连（1981—），女，汉族，广西陆川人，本科，馆员，研究方向：人事管理。