普通高中电子文件与电子档案管理的核心问题及研究对策

摘 要：近几年，由于计算机等多媒体技术在普通高中的推广与发展，大量的电子文档档案给普通高中的档案管理带来新的问题。本文结合自己的工作实践，结合高中教育档案的概念、特点，分析其特点、功能与问题，并就如何加强档案的管理，提出一些具体的对策，使之能够更加科学、合理、有序地开展。

关键词：普通高中；电子文件；电子档案；档案管理

普通高中档案管理是一项基础性工作，其发展、评估、各种检查都要依靠档案管理。然而，在普通高中的档案管理工作中，人们对其工作的认识和重视程度并不高。随着高中教育的发展与改革，传统的档案管理方式已不能满足当前普通高中档案工作面临的机遇与挑战，对档案进行有效管理，是当前普通高中档案工作改革的一个重点和必然趋势。

一、电子文件的特点

1.应用发展的阶段性

应用 AIS是一个不断发展和变化的过程。设备也越来越多，如部分单位就是由三四年前的几十个小型局域网，发展到如今几百个终端，乃至网际网路。所处理的业务也从一开始的点到面，基本上涵盖了整个办公室的工作过程。电子文件在不同的应用发展阶段具有不同的功能，即草稿电子文件（电脑只是作为打字机）、辅助电子文件（以纸质文件为主，电子文件为辅）、正式电子文件（电子文件为辅）、无纸电子文件（使用中完全取消纸质形式的电子文件）。

2.设备依赖性

没有计算机及其有关软件，就不能产生、传递和识别电子文件。数字编码、硬件、软件、设备更新、加密等因素是影响设备依赖度的主要因素。只是设备的更新，就会对长期保存的电子文档造成极大的难度。普通电脑在数年内会被更新，而像 CD这样的电子档案，或许还能维持数十年乃至百年，现在还能够找到读取光盘的设备。几年后，也许会有一张完整的 CD，但是却找不到将其解读的工具。

3.信息与载体的相分离性

不同的电脑或不同的载体都可以进行复制电子文档。因此，很难判断出哪一份是“原件”。其特征与保证电子文档的真实性、可靠性、完整性有着密切的关系。为保证其安全和正确，需要解决许多技术问题。

4.多媒体集成性

文字、图片、声音、影像等各种媒介信息都能独立或互相配合，形成电子文档的内容，因此，其构成与结构要比传统的纸质文档更加复杂，而且还可能导致同一电子文档中的数据存在于不同的载体中，从而导致数据的存储问题。

5.非实体归档的可能

不管电子文档在哪里，它都能实现逻辑存档，而不会改变它的物理存储位置。即被视为“集中”存档的电子文档，其实分散在电脑网络的每一个角落，即使相隔十万八千里。问题是，一旦网络被破坏，这些电子文档就会永久消失。

6.对背景信息和元数据的依赖性

背景信息是指伴随着电子文档的产生与运行而产生的人员、机构等相关的信息。对于一般的纸质文档，通常在原始文档上或随附的表格中，都会有单位交接、报批签字等内容，即文档自身已经有相关的背景资料。而在电子文档中，由于背景信息和文档的内容信息往往是分开存储的，一旦丢失了，将会对其作为凭证的功能和价值产生直接的影响。元数据是构成电子文件资料的全部资料，如格式资讯、资料词典、资料库说明、逻辑与实体模式、系统平台及软件资料、有关制作及还原的资料。元数据本身的隐蔽性使得人们常常忽略其存在，但是元数据一旦被破坏或遗失，其原有的形式就会发生变化，甚至丧失其可读性。可见，确保背景和元数据的完整性和准确性是非常关键的。

二、普通高中教学档案的特点

1.特殊且多样性

由于大部分高中都是在秋季入学，所以每个学期都有自己的教学记录。一方面，各个学科的教学大纲、教师的教学计划都会有一些交叉；另一方面，如学生的成绩单等则是从入校到毕业后所形成。另外，在这个过程中所形成的各类载体和形式，包括公文报告、请示等，以及教学档案有文字资料、有声像资料、有影像资料，这是它与其他类型档案不同的地方。

2.真实且丰富性

教学档案是真实反映和记载教学方法的载体，真实地反映出学校教学的真实状态。教学档案中有人文、社会科学、自然科学、技术等方面的文献，种类繁多，涉及面广，内容丰富，是对教学科研、人才评价、用人单位负责，所以，教学档案的记载要客观、真实。

3.成套且共通性

学生是高中教育的主体，从开学到毕业，整个学习、教育、培养的全部过程都有一个完整的程序，而教育的规律决定了不同年级的学生在教师授课内容、方式方法、政策制度等方面的共通性。

三、电子文件档案管理在普通高中档案管理中的作用

首先，提高档案的利用率，充分发挥档案的作用。利用现代信息技术对电子文档进行加工，便于各学校以及各部门的使用，实现资源的共享。其次，加快檔案查询的速度。采用光盘、U盘、电脑作为载体的电子文档，不但可以节省原来的纸质文档存储空间，还能方便地利用电脑进行查询。最后，加强档案工作标准化。档案管理的标准化，既是档案管理的基本要求，又是对档案本身存在的问题进行有效的制约。

四、电子文件档案在档案管理中存在的问题

1.重视程度偏低

通过实际调研发现，尽管许多部门都实行了自动化办公，存有大量的电子文档，但由于各部门的领导对电子文档管理工作的重视程度较低，并没有制定相应的政策，从而影响了整个系统的正常运行。另外，在实际调研中，许多部门领导对电子文档的管理缺乏足够的重视，缺乏必要的资料，导致许多工作无法正常进行，严重制约着电子文档的管理。

2.档案管理制度不完善

在实践中，许多部门的电子文档管理体系还不够健全，严重制约着电子文档的正常运行。比如，许多学校都没有建立电子文档的管理责任制，对每个人的职责不明确，导致电子文档的管理存在着很大的随意性，从而严重影响电子档案的管理水平。另外，一些学校虽已建立电子文档档案管理系统，但由于缺乏具体的管理机制，致使其处于一种形式化的状态，不能真正发挥其应有的约束作用，从而对其工作质量产生一定的影响。

3.档案管理人员综合素质偏低

在实践中，有些学校部门的档案工作人员素质较差，严重影响档案工作的质量。比如，许多部门缺少专门的电子档案管理人员，而这些人员的技术水准又不足以应付现代化的电子档案管理，从而严重制约着电子文档的管理工作。另外，在实际调研中，许多从事电子文档档案管理工作的人员存在着职业道德低下、推诿责任、马马虎虎等问题，给电子文档档案管理工作的质量带来很大的影响。

4.存储格式不明确

电子文件的储存在电子文件的归档和管理中占有很大的比重。在电子文件的存储中，文件的存储方式是至关重要的，只有选择适当的存储方式，才能保证电子文件的长久使用。但实际上，许多学校对其存储格式的要求并不严格，常常造成不能完全保存的情况，造成文件丢失或损坏，从而造成电子文件不能重置。

5.缺乏文档检测标准

在电子文件的存储与管理中，必须对其进行相应的检验，达到相应的标准，以提高其应用价值。然而，目前我国许多学校尚无相关的检验规范，导致对电子文件的管理不到位，不能确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可用性，从而严重影响了电子文件的再次利用。

6.网络安全问题

网络的软、硬件是否能正常工作、操作人员是否能规范操作、是否设置防火墙以确保不被黑客侵入，这些都会影响到电子文档的信息内容安全。在网络安全中，电子文档的真实性和可靠性是不能得到保障的。

五、有效提高普通高中电子文件档案管理的措施

1.制定科学的制度

建立健全电子文件管理体系，是实现电子文件、电子文件系统的重要保障。学校要根据目前存在的问题，制定出一套适合于学校各个部门的电子文件管理体系，并完善相关的操作和检查，对文件的存储格式和接口进行规范。只有这样，才能建立起一套科学、规范的电子文件存档与电子文件管理体系，使电子文件的存档与管理工作得到规范化，并提高学校的电子文件使用效率。

2.明确存储格式

电子文件的储存在学校的电子文件归档和管理中起着举足轻重的作用，所以要明确各种文件的存储形式，确保其安全、完整、合理。根据学校的具体情况，开发出适合自己的文件存储格式，采用统一的文件存储方式，以便于学校资源的再次利用。在文档存档时，要将其文件格式转化为统一的格式。

3.制定元数据管理方案

元数据在电子文件的管理中起着举足轻重的作用，学校要结合自己的具体情况，制订出适合自己的元数据管理计划。元数据是指用于描述文本的各种信息，利用元数据可以更好地实现文件的归档、分类、存储、查询和利用，从而提高文件的管理效率。学校在制定项目时，要确保项目的科学性、正确性、元数据所涉及的内容、获得方法等。

4.归档范围

学校应清楚了解电子文件的存档范围，并确定其合理的存档范围。电子文件的归档应当尽量包括学校内部的重要文件，这些文件包括各个部门的电子文件，并将这些重要的可重复使用的数据存档，所以学校必须建立严格的标准，帮助教师正确判断这些文件的价值，以便更好地完成电子文件的归档。

5.文档检测

在电子文件的存档和管理中，必须对其进行一系列的检查，以便于对其进行再利用。在进行文档检查时，应确保文档的安全性、完整性、可用性、真实性。只有在电子文档的安全、完整、可用和真实的情况下，电子文档的存档和管理工作才能发挥其应有的作用，从而使相关的文档得到重用。

6.科学设定归档接口

归档接口的设定是进行档案管理工作的关键之一，学校应根据实际，合理设置存档界面，制定出相应的界面设计方案，并不断改进自己的功能。在存档界面上进行电子文件的检测，能更好地管理电子文件，防止电子文件的管理出现混乱。

7.加强电子文件档案管理的重视

在当前电子文档日益普及的形势下，各部门领导应更加重视。要使各部门的领导和员工对电子文档的管理意义加强重视，制定相应的政策，从而使其更好地管理。而作为一个部门的领导，要为其提供必要的资源支持，以保证其正常运行。

8.加强电子文件档案管理人才队伍建设

加强档案管理人员的素质是提升档案管理工作的关键，以提高档案管理的质量。（1）通过校园招聘、社会招聘等形式招聘电子文件管理人员，加强招聘复合型电子文档管理人员，以使电子文档管理人才队伍达到现代化电子文件档案管理的要求，进而能够有效提高电子文件档案管理水平。（2）要建立健全档案管理制度，定期、不定期开展档案管理工作，加强档案管理人员的专业技能培训，培养其职业道德，树立正确的工作态度，重视档案管理工作，以提高档案管理工作的质量。

9.加强电子文件档案管理安全化

由于电子文档存在着易篡改、易毁的安全隐患，因此为保证文档的完整性和安全性，需要采用科学的技术手段，如访问控制、网络安全监测、网络防病毒、身份验证、加密备份等技术。基于这一点，我们建议采用加密的电子文档，采用身份认证等方式来控制文件，只有经过认证的人才能进行操作。此外，还可以利用防火墙技术来阻止病毒、黑客等对电子文档造成威胁的不确定性，实现对电子文档的安全储存。

10.认真进行总体规划

要切实推动档案信息化，必须从两个方面着手。第一，学校要从长远的、短期的、学校的、部门的信息化建设的整体规划，保证信息化的顺利进行。第二，就是要制定一个“标准”，对整个网络进行统一管理，实现资源的共享，保证各个部门、各单位的文件都能快速、便捷地得到。

11.明确归档范围

依据电子文档的产生来源、载体形式，决定其归档范围。由 DOC、 XLS、 PPT等办公软件所生成的电子文档，依据载体的不同，对于具有相应纸质载体的电子文档，应当按《学校归档范围和档案保管期限规定》进行归档；没有相应的纸质载体的电子文档（如视频、数据库、网页等），由档案局和各业务单位共同决定。

12.解决好立体化方向发展问题

在过去的数千年里，档案管理一直是一条直线发展的路径，而随着人们对档案使用的关注，把它和其他基础工作有机地融合在一起，构成一个只能反映出纸质文档实际状况的平面结构。由于电子文件和文件种类的迅速增加，其基本工作和使用工作也呈现出不同的特点，因此，在原有的平面结構之上，加入一种新的文件资料载体，使其成为一个立体的空间，并形成一个立体的管理架构。档案管理结构的内容、特点、持续发展与创新，尚需进一步的研究与探索。

六、结论

在当前电子文档日益普及的形势下，各部门领导对其重视和支持显得尤为重要。各部门领导和员工应加强对电子文档的管理意识，正确理解其重要性，同时还要制定各类电子文档的管理制度，以达到有效提升电子文档的管理水平，作为学校的领导，要为其提供必要的资源支持，以保证其正常运行。

参考文献：

[1]徐 佳.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究[J].中国金属通报，2020

[2]李从卫，傅艳华.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究[J].机电兵船档案，2020

[3]霍倩倩.高职院校电子文件档案管理的问题与对策研究[J].陕西档案，2021

[4]陈斐然.水务企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策[J].兰台内外，2021

（作者单位：贺州第二高级中学）

基金项目：中学档案有效管理研究及实践，项目编号：KTLX2021C213。

作者简介：陈小微（1973—），女，汉族、广西贺州昭平人，本科，中级（馆员），研究方向：档案管理。