数据驱动档案数据管理与智慧服务研究

杨涛

摘 要：在数据驱动下，档案智慧化、数字化管理水平显著提升，智慧服务能力也在不断加强，由此也引发了档案领域向新的智慧化方向迈进的热潮。数据驱动档案数据管理与智慧服务首先要实现思维的转变，将档案数据管理推向协同化、便捷化、规范化，将档案服务推向知识化、场景化、精准化。为实现这一目标，需要利用数据化技术和手段，在系统搭建、智能检索、个性化服务方面下功夫，同时注重协同推进，致力于为档案管理与服务的全新升级提供支持。

关键词：档案管理；智慧服务；数据驱动；思维转变

新形势下，智慧档案馆建设成为档案事业发展的主流趋势，其有助于实现馆藏资源的有效整合，为广大用户提供智慧化服务。在信息技术加持之下，可以对各类档案资源进行挖掘、分析、保存、利用、共享，并由此形成全方位、立体式、宽领域的档案服务体系。

1 数据驱动档案数据管理与智慧服务的思维转变

1.1 档案数据由分散管理向整体治理转变

数据驱动背景下，从档案管理纵向层面看，数据驱动能够实现档案信息资源的高度整合和大范围共享，有效地打破省市区县档案管理工作在档案信息资源共享方面的技术障碍和制度机制障碍，为实现档案数据资源的区域统筹创造有利条件，实现档案信息资源的合理流动，建立更宽范围、更高质量的档案资源管理体系[1]。从档案管理横向层面看，数据驱动能够使档案数据由传统的分散管理逐渐向整体管理转变，内部业务分担及与外部部门的联系都会在技术加持之下变得更为便捷。档案治理嵌入到政府业务治理体系，借助政府业务平台为档案数据收集、整合、利用、开发提供更为多元化的端口，形成多元档案数据治理共同体。从档案管理业务层面看，随着档案资源管理体系的不断完善，业务流、数据流和信息流在档案资源管理体系的统筹下实现一体化协同，追溯数字档案信息源头，确保档案信息的真实性和完整性，进一步提升档案管理效率。

1.2 档案数据由单向服务向平台交互转变

数据驱动背景下，新技术环境有助于提升档案管理效率，转变档案管理部门服务理念，搭建更为先进的档案信息资源共享平台。在5G技术加持之下，可以随时随地利用各种移动智能终端获得所需要的档案信息资源。一是智慧服务平台具有档案信息汇集服务功能，档案管理部门可以将馆藏资源以数字形式上传平台，为用户提供多元化的档案信息资源服务，同时也可以对网络空间的各类档案信息进行汇总，集中到智慧服务平台之上，进一步丰富档案服务数据。二是智慧服务平台能够实现档案信息交互服务功能，在档案信息整合基础之上，档案管理部门可以借助智慧服务平台与用户进行沟通互动，了解用户对于智慧服务平台的具体诉求，进而对服务功能进行优化，更好地满足用户的个性化需要。

1.3 档案数据利用程序实现由繁到简的转变

数据驱动背景下，档案管理部门在档案服务过程中充分挖掘档案数据潜力，简化档案信息数据服务流程，树立“扁平式”服务思维，实现档案信息服务一步到位[2]。档案数据利用程序实现档案信息资源从平台到用户的一步到位，减少中间流程，为用户提供更为便捷快速的档案信息服务，这种更为简单的档案数据利用模式，不仅符合国家对于档案信息服务渠道建设的相关要求，也大大提升了档案管理部门的服务质量和服务效率。特别是在前一阶段新冠疫情常态化背景下，国家更加支持档案服务智能化、平台化、网络化建设，对服务模式进行重组，实现由繁到简的跨越式转变。

1.4 档案数据服务向知识化、場景化、精准化转变

数字驱动背景下，档案信息服务逐渐向知识化、场景化和精准化方向转变。一方面，在大数据、云计算技术支持之下，档案管理部门通过深入挖掘，对档案信息数据进行提炼和整合，为档案信息服务和档案资源共享提供更有高密度价值的档案数据。另一方面，对档案数据治理场景进行优化，利用5G、大数据等信息技术打造更贴合用户的档案信息服务场景。通过场景化服务方式，既能够实现档案数据资源的优化配置，也能够更好地满足用户对于现代化智慧化档案信息服务的诉求。

2 数据驱动档案数据管理与智慧服务的行动困境

2.1 档案数据智慧化服务水平有待提升

目前档案管理部门在档案服务过程中途径和手段缺乏创新性，对于档案信息资源利用开发十分有限，档案数据智慧化服务水平有待提升[3]。特别是在具体工作开展过程中，由于缺少先进的智慧服务平台，大量优质的档案数据资源难以得到利用。在个性化和多元化服务方面手段相对简单，在与用户互动方面缺少渠道。此外，档案管理部门由于没有足够的资金支持，在档案数据智慧化服务方面进展缓慢，很多好的政策和机制没有真正落地，档案管理部门在推进数据驱动档案数据管理与智慧服务过程中遇到的阻碍过多，在智慧化服务路径探索方面还存在着诸多不确定因素。

2.2 档案数据化面临技术和人才难题

当前数据驱动在档案数据管理与智慧服务方面能够发挥重要的促进作用，但档案管理部门在数据驱动方面还存在着技术和人才问题。特别是基层档案管理部门在数据技术运用方面，由于缺少专业人才，更习惯传统的档案服务方式。随着大数据、云计算、人工智能等技术在档案管理与智慧服务方面得到广泛应用，实现了数字档案资源的自动检索、全文检索，对档案信息资源深层次的信息关系能够进行挖掘，并按照人物关系、情感关系、时空关系、语言与特征提炼出有价值的档案信息[4]。但在具体实施过程中由于缺少相应的技术和人才，很多有价值的档案信息无法提炼出来，档案管理部门对档案数据化技术运用还停留在表面。基层档案管理部门缺乏档案数据开发人才已经成为制约基层档案管理部门推进智慧化服务，满足用户多元化档案信息诉求的最大障碍。

2.3 人员工作思维与档案管理意识更新滞后

当前部分基层档案管理部门在推动档案管理与智慧化服务方面主动意识不强，档案管理意识相对落后，特别是基层档案管理人员缺乏主动服务思维、大数据思维和互联网思维。在数据驱动运用方面，对先进技术明显表示排斥，在心理上更愿意沿用传统的档案管理办法，始终停留在纸质档案服务阶段，不愿意前进一步，也不愿意结合用户诉求转变理念和思维。特别是一些年龄较大的档案管理人员，对于数字驱动技术接触较晚，对于很多先进的技术并不熟悉，在现代信息技术与档案管理和智慧化服务融入方面缺少自信心，这就客观上造成了基层档案管理人员技术短板，也制约了基层档案管理人员参与智慧化服务的主动性和积极性。

3 数据驱动档案数据管理与智慧服务的提升路径

3.1 开发智慧“掌上档案柜”

智慧数据是智慧服务的重要前提，档案管理部门在档案数据管理与智慧服务过程中应将档案数据库建设作为重要基础，充分利用智慧驱动带来的有利契机，主动运用新理念、新方法，建立适合档案管理部门智慧服务的数据库，在完善数据库技术之上借助云技术开发智慧“掌上档案柜”。当前，广大人民群众对于档案信息资源利用要求越来越多元化。档案管理部门在档案信息服务过程中采取了网络服务方式，努力克服档案信息资源共享方面存在的诸多不足和缺陷。云计算凭借其先进算法，能够实现海量的档案信息存储和共享，通过云计算共享功能将有价值的不涉密的档案数据上传到云端，用户只要获得链接和云盘密码就可以在任何地点、任何时间进行下载，随时调阅相关档案信息，打破时空限制，实现档案信息资源智能化服务，完成“智慧无处不在”服务目标[5]。

3.2 推动数字档案智能检索

在当前推进档案信息化建设过程中，部分用户在档案检索过程中只有输入到准确的关键词才能够获得想要的档案信息，甚至有些用户在档案信息查询过程中无法描述关键词，搜索不到理想的档案信息资源，在一定程度上影响了智能化服务质量。通过自然语言处理技术（NLP）可以对用户的自然语言进行自动转换加工，同时将获得的结果映射到数据库之中，通过数据关联进而获得更为精准的档案数据信息资源。在数字档案智能检索技术的加持之下，信息查询的准确率和覆盖效果进一步提升，进一步提升智能化服务效率。海量的档案信息资源，很多知识和信息没有真正地被唤醒，智能检索能够帮助用户获得潜在的信息内容，加深档案管理部门智慧化服务与用户之间的联系，进一步提升档案管理部门的智慧化服务效果。

3.3 开发“非接触式”档案服务

后疫情时代，既为档案管理部门推进智慧化服务提出了更高要求，也为档案管理部门智慧化服务转型提供了更为多元的环境支持。档案管理部门在智慧化服务过程中应以“非接触式”档案服务作为未来发展的重要趋向。借助智慧服务平台可以为用户办理相关业务，用户足不出户借助智慧服务平台就能够满足档案相关业务诉求，进一步提升档案信息资源利用的便利性。 [6]同时，智慧平台还可以完成咨询和预约相关服务，档案管理部门可以结合用户需求，将重要档案信息复印之后邮寄到家，在智慧档案服务平台对于一些常规的格式化问题，可以利用机器人进行回复，极大地减轻了档案管理人员工作压力，也提升了档案服务效率，真正地在智慧端做到了“非接触式”服务。

4 数据驱动档案数据管理与智慧服务的保障机制

数据驱动融入档案数据管理与智慧服务具有其重要性和必要性。新形势下，档案管理部门在推进智慧化服务过程中，通过构建协同共治机制，构建多元主体实现对档案数据资源的有效利用，同时通过完善智慧监测机制，构建人才与技术保障机制，为数字驱动真正落地提供支持。

4.1 构建协同共治机制

档案管理部门的智慧服务属于服务的高级阶段，在智慧服务开展过程中需要多个主体共同协作，才能够确保档案数据资源的有效共享和高效利用。从档案管理内部看，需要档案管理部门内部协同，依托智慧服务平台，档案管理部门的各个科室应从全局角度出发做好配合工作，严格落实好档案管理部门出台关于智慧服务的相关制度机制，切实保障智慧档案馆建设与智慧服务同步推进。从档案管理外部层面看，在推进智慧服务过程中要实现外部主体协同。档案管理部门所提供的智慧服务作为智慧城市建设的重要组成部分，离不开政府的统筹规划，也离不开政府相关部门和社会主体的协同合作。因此只有构建协同共治机制，各个主体才能够寻找到合适位置，才能够发挥出不同的优势和功能，助力档案管理部门智慧服务真正落地。

4.2 构建智慧监督机制

新形势下，档案数据管理与智慧服务主动融入数据驱动技术，进一步提升档案管理部门的档案信息管理质量，为智慧服务提供更为多元化的技术支持。在这一过程中，档案数据资源完全在更为智能化的数据库平台和系统上运行，难免会出现逻辑错误或数据丢失，甚至遭到外部黑客和病毒的攻击。这就需要建立相对完善的智慧监督机制，对档案管理部门在档案数据管理和智慧服务过程中所涉及的相关业务进行监督，包括档案信息收集、档案信息鉴定、档案信息整合、档案信息开发等多个环节。对于数据异常、丢失或溢出的情况能够进行自主判断，并严格按照处置预案向相关程序和设备发出指令，做出预警。同时在业务信息监督过程中对于异常问题的处置也有利于完善相应预案。

4.3 构建人才与技术保障机制

人才和技术是档案管理部门智慧服务需要解决的核心问题，同时也是提升档案数据管理质量的重要保障。一方面，要加强档案专业人才建设。档案管理部门要加强与科研院所和各大院校合作，特别是在档案专业人才培养方面应通过“订单式”人才引進或高层次人才引进等方式，壮大档案管理部门人才队伍。要加大对档案专业人才教育培训，随着数据驱动在档案管理和智慧服务方面发挥的作用越来越大，档案管理部门在人才培养过程中也应将与数字驱动相关的技术作为人才培养的重要方面，进一步提升专业人才的数字信息技术素养。另一方面，要完善技术保障机制。档案管理部门要想提升智慧服务水平，就需要对智慧平台的功能进行完善，通过现代信息技术引入，进一步提升智慧服务质量，在这一过程中档案管理部门要拿出专门资金用于技术引进，充分发挥技术保障机制的价值和作用，切实提升档案管理部门的智能化、信息化水平。

总之，数据驱动档案数据管理与智慧服务符合智慧档案馆建设诉求，在具体实施过程中档案馆也应深刻地认识到档案数据化已经成为档案信息化建设未来发展的新趋势，档案管理部门应主动地利用数字驱动的各项优势，打破在数据管理与智慧服务过程中的各项瓶颈，提升档案管理部门的服务效率和服务能力。

参考文献

[1]王可欣，牛力.面向“十四五”的新一代数字档案馆建设路径及趋势分析[J].档案管理，2022（04）：34-36.

[2]牛力，黎安润泽，刘慧琳，曾静怡.从物理到数据：智慧档案2.0体系构建研究[J].档案学研究，2022（03）：84-90.

[3]丁德胜.新时代新征程档案工作呼唤智慧档案战略——智慧档案战略的概念定位、初步构想和实施路径[J].中国档案，2022（06）：38-39.

[4]周子晴.大数据时代档案数据化生存与发展初探[J].浙江档案，2022（05）：45-48.

[5]周林兴，崔云萍.大数据视域下档案数据质量控制实现路径探析[J].档案学通讯，2022（03）：39-47.

[6]赵湘渝.智能化技术在档案信息化建设中的应用现状与对策分析[J].档案管理，2022（03）：73-74.

（作者单位：枣庄市城市管理发展服务中心）