办公室系统提升员工工作获得感思路与方式探析

文/葛洲坝（北京）投资有限公司 田薇；中能建城市投资发展有限公司 孙志悟

习近平总书记指出，办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室工作做好了，各项工作的顺利开展也就有了可靠保证。现实工作中，企业办公室是各项决策执行及管理活动开展的主要牵头部门，是企业内部沟通的桥梁。虽然居于企业管理的“中枢”地位，但是由于办公室承担了大量职责以外的琐碎工作，加之这些工作普遍存在协调难度大、沟通范围广、重复性和突发性事务多、工作内容繁杂交织且高度凝练的特点，客观上导致办公室员工长期精神高度紧绷、疲劳作战，使得办公室面临着部门组织建设的精力投入很难满足企业新时代高质量发展要求的矛盾，对公司的高质量日常生产经营活动产生了影响。因此，提高办公室员工工作获得感，持续保持办公室员工战斗力是企业人力资源管理中必须解决的现实难题。

一、造成办公室员工工作获得感低的原因

（一）工作量和精神压力大，精力疲惫。办公室担负着企业重要的“中枢性”工作。一是要负责政策研究、企业决策程序和议事规则制订、重大决策和运行的监督管理、企业决策机构的日常事务、企业重要文件组织与撰写、大型会议与活动等事务、公文管理等重要职能工作。二是要负责企业行政后勤保障、档案和印信管理、检查调研、工作督办、对外行政联络与公共关系维护、信息报送等日常管理工作。上述工作需要沟通、协调的内容烦琐，因工作任务多，精力消耗大，打“疲劳战”成为办公室员工工作常态，精力无法满足工作任务需求，进而导致工作获得感受到较大影响。

（二）工作组织、沟通、协调强度大，驾驭难度高。企业办公室工作内容中的会议与活动组织、综合材料撰写、检查调研、工作督办、对外联络和公共关系等职责需要办公室员工具有极强的组织能力、极佳的沟通技巧和极高的协调水平。对规模企业来讲，办公室每天需要上传下达的工作信息涉及内容繁杂、数量巨大，需要横向沟通协调的部门、机构多，需要竖向对接的业务系统广，协调内容、种类、数量、部门、机构交叉叠加，客观上使得高质量顺利完成工作的难度呈指数级上升，对办公室员工的自信心和工作积极性都是一次考验。

（三）重复的事务性工作多，工作创新难度大。一是办公室的各项工作经过长期的锤炼，工作内容已经高度固化，即使企业在新发展阶段对办公室职能工作有新的要求，一般也是对原有工作内容的执行方式进行调整，或是对原有工作内容进行细微的补充提升，不会有明显的工作指标和工作成果上的变化。二是大量的工作无法量化、程序化、表单化。很多企业办公室牵头的组织、沟通和协调工作能否顺利推进，与具体对接该工作的办公室员工的临场发挥有着重要关系，同一种工作也很难形成清晰的工作流程。对于以显性工作成果、利润创造数量为业绩评价导向的企业来讲，最直接的影响就是办公室员工在企业年终“评优评先”过程中与其他部门的竞争中处于弱势地位。三是对任何一个企业、部门、个人来说，创新工作都是艰苦、有风险和失败概率非常高的行为，具体以办公室部门工作为例，由于办公室的许多工作相对固化、可重复性强，可供吸取的经验多，办公室员工在客观上缺乏创新的动力与魄力。在这种背景下，办公室工作创新性面临极大考验，容易使办公室员工陷入“日复一日、年复一年用同样的方式做着高度相似的工作”的自我认知怀疑区，对工作的乐观性、获得感产生消极影响。

（四）服务性工作较多，失误带来的影响大。办公室工作具有很强的服务性，比如大型会议组织、公务活动组织、行政后勤保障、工作督办和对外行政联络等，这些工作对企业的生产运营起着十分重要的作用。办公室员工在以上事务的具体操作过程中往往扮演幕后服务的角色，无形中会产生投入与获得不相匹配的心理落差。加上企业对此类工作的重要性认识不够深，往往办公室员工在工作中的努力与付出容易被忽略；尤其是在此类工作的推进过程中一旦出现了问题则会直接给负责的办公室员工带来较为严重的负面影响乃至惩罚。高强度的精力付出、“辅助者”的实际工作感受和高昂的工作失误代价，导致办公室员工很难有理想的工作获得感。

（五）办公室人员编制趋紧。企业办公室为企业日常生产经营过程中的职能支持部门，不直接产生经济效益。因此，虽然企业办公室承担职责众多，但有的企业为了压缩管理费用、提高人均效能，非直接生产部门的办公室往往成为企业“降本增效”改革的重要发力部门之一。最直接的“降本增效”改革结果就是缩减办公室人员编制，或者虽然为办公室设置一定的部门编制，但是存在“控制实际到岗人”的情况，客观上使得办公室员工不得不一人多岗、身兼数职。数个工作职责带来繁重的工作任务，很容易降低办公室员工的工作获得感。

（六）办公室员工晋升通道狭窄。办公室员工面临的晋升通道往往与其他业务部门不同，许多办公室员工多年从事重复工作，职务晋升有难度，甚至有些企业的办公室员工整个职业生涯均从事办公室某项职能范围内的工作，个人管理职务或技术职务均提升缓慢。这种个人职业生涯晋升通道相较其他部门来说存在偏窄、偏慢的情况，会较大挫伤办公室员工的工作获得感。

二、解决办公室员工工作获得感低的思路或路径

（一）注重办公室员工的思想政治引导工作。思想政治工作是提高员工工作站位、责任心、凝聚力和向心力的重要法宝，是指导工作顺利推进，攻坚克难的强大力量源泉，发挥好思想政治工作的引领作用是新时代办公室工作需要遵循的首要原则。企业办公室管理者要全面加强自身的思想政治工作能力，结合企业自身的发展特点和性质，提升自己的思想政治工作水平，在日常工作中，可通过集体会议、讨论交流、个体谈心等方式对办公室员工开展思想政治工作，帮助办公室员工更新观念、解放思想，充分理解办公室的“中枢性”“重要性”“服务性”，全面激发办公室员工的企业精神，最大限度地挖掘、激励、释放办公室员工的工作积极性，增强其工作责任感与荣誉感，从思想上破解办公室员工因“服务性”工作过多、工作任务繁杂、工作量大而带来的工作获得感不高的问题。

（二）对办公室员工全面加强办公系统业务内容培训。对办公室业务所涉及的内容来讲，办公系统业务培训内容要更侧重提升办公室员工“解决问题”的能力。企业办公室必须根据企业自身管理特点和部门具体工作职责，编制一套包含真实业务工作案例、工作场景、以往工作成果、工作业务流程、工作注意事项、容易出问题工作和相对固化工作实际操作细则的办公室工作培训资料，并组织部门员工进行集体培训、日常学习。

（三）办公室要推崇身先士卒的工作文化。办公室要营造从部门管理者到新进基层员工，人人都争先的工作氛围，推崇补台、补位的行为。一是办公室管理者必须做到身先士卒，冲锋在工作的第一线，尤其在工作推进过程中遇到困难、问题、失误的时候，办公室管理者、中层领导和老员工一定要积极主动解决困难、弥补失误、消除问题，为基层员工、新员工树立榜样。二是办公室管理者要把主要精力用到思想引导、工作策划、提升工作质量、提高工作效率、团结工作团队、消除工作分歧、因人施策选择激励方式等工作上，以实际行动、有效示范带动办公室员工的工作积极性。三是办公室员工要在日常工作中做好“传帮带”工作，安排业务精湛、作风优良的老员工与新进员工结成工作对子，通过日常工作过程中的言传身教，从工作态度、工作作风、工作流程、工作方式上对新员工进行“传帮带”。研究单位办公系统多年来坚持开展“师带徒”工作，对每一个新进入办公系统的员工，均安排系统内老员工对其工作进行一对一指导，“师带徒”工作的顺利开展，不仅使新员工快速掌握了办公系统工作内容、方式和习惯，还在其融入团队方面起到了重要作用。

（四）办公室员工要注重日常工作内容记录。工作记录是对日常工作的内容、对接人员、推进方式、工作流程、工作成果等进行的记录。由于办公室工作琐碎、细繁，许多具体工作无法留下文字性的材料成果或者实物结果，因此要求办公室员工要养成日常工作记录的习惯。通过日常工作记录，不仅可以磨炼自己的心性，加深自己对工作的印象、理解和认识，还可以在个人年终工作总结时有丰富的工作素材来源，在提升个人归纳总结水平的同时，又能充分回顾一年来的工作成果，这对办公室员工工作获得感的提升有很大的帮助。

（五）办公室管理者需要以正确的工作激励方式激励办公室员工。激励对人力资源管理最为重要，而正确的激励是保持、提升办公室员工工作获得感的重要方式。针对办公室员工因工作量大和精神压力大等现实情况，办公室管理者要定期对办公室员工进行思想动态和工作情况访谈，根据访谈情况因人施策，充分运营马斯洛的需求层次理论、亚当斯的公平理论等管理学理论，针对性地选择激励方式。在研究过程中发现，大部分从事办公室工作的员工都希望得到正向激励，他们认为，办公室管理者的正向激励可以有效提升他们的工作获得感。

（六）建立通畅的办公室员工晋升通道。当前，许多企业管理者针对员工制订多通道发展路线，办公室管理者要努力为办公室员工争取多条线晋升的可能，建立起通畅的办公室员工晋升通道，积极探索办公室与其他部门之间的跨部门交流，提高办公室员工职业生涯发展的可能性。这种跨部门交流通道的建立，为办公室员工的未来职业发展谋划出宽阔的道路，可以有效提升办公室员工的工作积极性，为企业培养优秀的复合型人才。

（七）探索办公室薪酬管理新模式。针对办公室人员配备少于编制的普遍情况，建议办公室管理者加强与企业管理层的汇报和人力资源管理部门的沟通，探索以办公室人员编制数来确定部门总薪酬的机制建立，再按照实际到岗工作人员情况在内部自由分配的薪酬管理方式。例如部门编制10人，实际到岗5人，办公室的部门总薪酬在实际到岗人员的总薪酬之外，还应该加上缺编5人的企业标准总薪酬乘以一个比例系数R（比例系数R取值范围0.0＜R≤1.0）后的薪酬值，最终实现在非满编的情况下，办公室员工的薪酬得到整体提升的效果，这对承担繁重工作的办公室员工是最直接有效的激励和认可。

三、结语

企业办公室因工作的“中枢性”、重要性和特殊性，在企业的地位往往处在靠前的位置。但是因工作繁重性和辅助性的特点，存在办公室部门地位与办公室员工工作获得感不相匹配的矛盾，必须引起企业管理者的高度重视。企业管理者、办公室管理者应当根据新时代社会经济运行的发展趋势，充分结合企业自身的发展阶段，找出企业自身的发展特点和企业管理的客观要求，并选择适合自己的解决办公室员工工作获得感低的思路或路径加以运用，让办公室员工在工作薪酬匹配度高的环境下，以饱满的工作热情、认真负责的工作态度、严谨专业的工作素养，稳步创新工作方法，全面提升工作获得感，最终达到“中枢地位”的定位要求，充分履行好“参谋”的工作职责，保障企业持续高质量发展。