高校固定资产管理与财务管理相结合的探讨
——基于会计核算方法程序的角度

周银丹 （宁德师范学院 福建宁德 352100）

一、引言

自党的十八大以来，国家财政性教育经费支出占GDP的比例连续多年保持在4%以上，随着国家对高等教育财政投入的增加，高校支配使用的固定资产规模逐渐增大，呈现出价值大、数量多、种类复杂多样、使用部门广、使用人员多、管理主体多元化的特点，与此同时，高校的固定资产管理也出现了诸多问题。

已有研究主要是从资产管理信息系统与财务管理系统的有效对接、解决信息孤岛现象的角度，提出实现资产管理与财务管理、实物管理与价值管理融合的路径。在全生命周期的资产管理过程中，资产管理与财务管理是一个问题的两个方面。要实现对资产使用价值和价值的统一管理，业务流程的规范性、职责分工的合理性以及部门、岗位职责的制衡性至关重要。本文根据会计学原理，分析高校固定资产会计核算方法程序存在的问题，并提出相应的建议，以促进高校固定资产管理与财务管理的融合统一。

二、高校固定资产会计核算方法程序存在的问题

会计核算方法是对单位已经发生的经济活动进行连续、系统、完整的反映和监督所应用的方法，是由设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本计算、财产清查和编制财务报表等具体方法构成的一个科学的方法体系［1］。高校在固定资产会计核算方法程序上存在以下几方面问题：

（一）会计核算程序不规范。高校各单位新增资产时，经办人通常是先通过学校资产管理系统录入资产相关信息，由资产管理部门审核并办理进仓建账手续，到财务部门报销时，财务部门以资产管理系统生成的固定资产进仓单、低值易耗品入库单凭据作为固定资产、低值易耗品的确认、计量依据，其他支出直接计入当期费用。这样的流程实际上是先登记明细账，再根据明细账编制记账凭证，使得资产、费用等会计要素的确认与计量出现不符合政府会计准则制度规定的情况。

例如，随着数字校园建设的推进，智慧化虚拟仿真实训室、远程互动智慧教室、数字校园广播系统等项目的购置日益增多，这些项目使用的专项经费金额大、设备清单内容多、放置点分布广，在采购时以一个完整项目的形式进行购置精密贵重仪器设备可行性论证、采购审批、采购招投标及验收，但是在办理固定资产进仓建账时，却不是按一个集成系统登记入账，而是对设备清单细目按单价是否大于1 000 元，分别作为固定资产或低值易耗品入库。以数字校园广播系统为例，由几十种设备材料连接安装调试而成，在办理资产进仓时，将IP 网络广播系统软件、控制电脑、分控电脑、网络寻呼对讲话筒、网络报警主机、IP 网络解码终端、核心交换机等单价超过1 000 元的计入通用设备，对于单价低于1 000 元的，如分控软件、散布在校园各区域的接入交换机、IP 寻址壁挂信箱、壁挂辅箱、防水音柱等，都作为低值易耗品办理入库及出库手续，造成在资产账面上只能看到一个个独立的设备，不能体现集成系统的全貌，无法统计全校各个单位数字化系统的信息，在使用、清查时也不能作为一个整体进行管理，对其中零部件的管理缺乏足够重视，影响了整个系统的使用寿命。

月末计提折旧时，先由资产管理部门从资产管理系统导出当月办理入库的固定资产明细账，财务部门核对填写已经报销入账的固定资产会计凭证号，资产管理部门根据财务账上的固定资产数据生成当月的固定资产折旧明细表，作为财务部门计提固定资产折旧的凭据。会计人员未对折旧计提金额的准确性进行核对，而且由资产管理系统生成的折旧明细表只能按固定资产的六大类别计提，不能按照业务活动费用、单位管理费用等成本费用进行归属，更无法显示不同学科专业配备使用的资产情况，不能提供成本核算的数据基础，无法满足财务管理的需要。

对于已交付使用但尚未办理竣工决算手续的固定资产，根据会计准则的规定，应当按照估计价值入账，而资产管理系统通常不登记入账，容易造成资产管理部门的房屋建筑物、在建工程明细账与财务账不符；同时，由资产管理系统导出的折旧明细表对此未计提折旧，以此为记账依据与准则规定的政府会计主体应当对暂估入账的固定资产计提折旧不符，如果财务账对其计提折旧，则与资产管理系统的累计折旧金额不一致，容易造成账账不符。

（二）账簿设置分散，造成账账不符。高校固定资产管理实行分类归口管理的管理体制，但是，实施政府会计准则制度后，高校仍然沿用了预算会计模式下对归口管理部门进行职责分工的做法。财务部门主要负责固定资产的价值核算，并负责总账的管理，账务处理系统中按照政府会计准则制度的规定设置了“固定资产”与“累计折旧”总账，并按固定资产的大类：“房屋及构筑物”“通用设备”“专用设备”“文物和陈列品”“图书、档案”“家具、用具、装具及动植物”分别设置了六个二级分类账进行核算。资产管理部门、图书馆等部门负责对各类固定资产的实物管理，分别应用仪器设备管理系统、家具管理系统、房屋管理系统及图书资料管理系统等资产管理系统，负责固定资产明细账的登记与管理。

固定资产总账与明细账分属不同部门，按照不同程序登记管理，不符合总分类账与其所属的明细分类账户平行登记的规则，两者之间没有严谨的统驭与从属关系。由于办理固定资产进仓建账与财务报销入账手续的时间差等原因，会造成账账不符；固定资产明细账由多部门归口管理，统一监管力度不够，会导致家底不清［2］；由于财务部门与资产管理部门之间职责分工的制衡与联动不足、财务系统与资产管理系统不对接等原因，会使得财务部门对固定资产的配置、使用、处置未能发挥有效的监督职能。

（三）固定资产台账登记信息不完整，未能实现动态管理。目前，一些高校资产管理系统中资产卡片登记信息不规范不完整［3］，管理系统的功能、模块未得到充分应用［4］，资产台账中有的资产使用人或管理人空缺或者只填写学校或部门名称，存放地录入不规范不完整，没有统一的标准要求，导致资产管理的基础信息不全，按照使用人、存放地查询的功能无法有效开展，既不利于资产清查工作的开展，也无法落实资产管理责任；资产供应商的信息不完整，无联系方式，不利于保修期间或后期使用过程中出现问题的跟踪解决；资产用途只简单登记为行政、教学、科研等，没有细化也未对变动情况进行登记，无法提供成本核算的基础信息；其他信息如：变动信息、维修信息等使用过程信息登记不全，难以反映全生命周期管理的信息，无法实现对资产的动态管理。

（四）财产清查不到位，产生账实不符。财产清查是指通过对实物资产的实地盘点和对银行存款、往来款项的核对，确定各项财产物资的实存数，以保证账实相符的一种专门方法［5］。高校财产清查程序存在不够规范的问题，固定资产每年定期清查工作通常是由资产使用部门进行自查，由资产使用保管部门成立资产清查小组，负责组织和实施本单位的资产清查工作，形成清查盘点数据，提交给资产管理部门［4］［6］；必要时，资产管理部门可委托社会中介机构对资产清查结果进行核查并出具专项审计报告。在学校自查阶段，资产清查小组仅由资产使用保管部门人员组成，缺乏有效的监督，资产清查流于形式；在外部审计核查阶段，中介机构仅对不同资产管理系统与财务系统数据不符的情况进行处理，未有效实施实地盘点程序，清查工作不到位。对清查结果跟踪和解决的措施有限，账实不符、家底不清的现象无法得到改善。

对与固定资产相关的债权债务清查不够重视，例如：采购形成的预付账款长期挂账，存在资产已经采购甚至已经被领用，但因尚未办理报账核销手续形成账外资产的情况；账龄长、数量多的履约保证金供应商未退回可能意味着合同条款的未履行而缺乏相关部门的有效跟进，导致资产的隐形流失；应缴财政款明细中图书馆记录收到学生损坏丢失图书的赔偿金上缴财政，但是没有相应的处置图书资产记录，存在账实不符的情况。

（五）国有资产管理报告填报的基础工作不扎实，影响了报表信息质量。高校国有资产信息报告反映的是资产购置、使用、处置、收益等总体情况及房屋、土地、车辆、大型设备等重要资产信息，填报时由财务部门提供资产负债表的数据，资产管理部门根据国有资产管理系统的资产信息完成填报工作。由于资产管理系统与财务核算系统的使用相对独立，资产清查盘点工作不到位，导致最终生成的单位国有资产报表数据可能与财务会计报表数据存在差异、资产账存数与实有数不符。

三、高校规范固定资产会计核算方法程序的建议

（一）规范会计核算程序，保证账账相符。在固定资产的会计核算程序上，高校应当按照政府会计准则制度的规定和《高等学校固定资产分类与代码》（JY/T 0624-2018）的分类标准，并结合学校资产管理的需要设置固定资产总账、二级分类账和明细分类账。固定资产发生增减变动时，以经过审核的发票、验收报告、审批报告等作为原始凭证，先编制记账凭证，再对财务资产账和资产管理系统的台账进行平行登记。利用总账与明细分类账平行登记的牵制机制，解决高校资产分散管理、统一监管不足引起的家底不清、账账不符问题，对存在分歧的资产业务账务处理也统一了确认和计量标准，例如：（1）外购的固定资产的入账价值包括买价以及发生的该固定资产交付使用前所发生的可归属于该项资产的运输费、装卸费、安装费和专业人员服务费等。（2）购置的应用软件，如果构成相关硬件不可缺少的组成部分，应当将该软件的价值包括在所属的硬件价值中，一并确认为固定资产；如果不构成相关硬件不可缺少的组成部分，则应将该软件确认为无形资产，而不是直接计入当期费用。（3）远程互动智慧教室、数字校园广播系统等集成系统应当作为一个整体进行管理并予以确认，对于预置于其中的专用设备和作为该系统配套部件的通用设备，直接计入相应系统的分类代码，当发生更新、改造、维修时做相应增减值处理。

（二）加强对资产管理系统的登记管理，发挥资产管理与统计分析功能。《财政部关于进一步规范和加强行政事业单位国有资产管理的指导意见》（财资［2015］90 号）提出了行政事业单位资产管理信息系统的建设规划，即逐步实现资产管理系统与预算管理、财务核算、决算系统、政府采购系统和非税收入管理系统的对接，以及网上办理资产管理事项。当前，针对资产管理系统使用过程中存在的资产信息录入不规范、不完整、使用低效的问题，高校应当先用好国有资产管理系统，发挥其作为固定资产明细账、卡片账的信息化管理系统的功能，做好资产信息登记、审核工作，夯实资产管理的基础工作。

固定资产卡片是每一项固定资产整个生命周期的全部档案记录，应当根据学校资产管理和财务管理的需要设置卡片的内容，主要包括资产编号、名称、规格型号、分类编号、分类名称、销售/建造单位、购置日期、保修期限、数量、入账价值、预计使用年限、折旧率、经办人、使用单位、存放地点、领用人、用途等，以及资产使用过程中的变动、维修、使用情况、折旧、处置等信息。为了保证录入数据的规范、统一，满足多口径查询统计的需要，对资产的基础信息应尽可能应用数据有效性对单元格内容进行设置，存放地点要精准到楼名楼层房号，用途需设定为必填项，包括教学、科研、行政、后勤、出租等选项；当资产领用人、使用单位、存放地点、用途等发生变更时，要及时办理变更登记。

资产管理系统应当作为资产管理与财务管理的共同管理平台，及时、准确、完整地提供资产存量及其使用情况成为资产使用、调剂、盘点等管理工作的载体，为资产配置的预算审批、多层次多维度成本核算、资产使用管理的绩效评价提供了基础数据支撑。

（三）完善资产清查制度，保证账实相符。固定资产清查的目的是为了检查实物资产的状况：在不在、能不能用、有没在用，是实现资产安全完整、使用有效管理目标的必要方法。对资产清查盘点的要求是：第一，要保证清查结果的准确无误，第二，对资产清查的结果要有明确的处理意见，并落实到位，第三，对在资产清查中发现的资产管理问题进行改正完善，使后续的管理更加规范化。

为了避免固定资产清查流于形式，加强对资产清查工作的监督，保证清查结果的准确性，应采用自查和抽查相结合的方式，资产使用部门开展资产自查，按照资产管理系统中本部门的资产明细账，由部门资产管理负责人组织资产保管员、使用人，对本部门使用场所内的实物资产逐一清点检查，填写资产盘点表及盘亏盘盈表的初稿，盘点表上不仅要填写账存数、实存数，还要说明其使用状态：是在用还是闲置，是否可以正常使用，有无损坏以及是否处于待报废状态。在资产使用部门自查的基础上，资产管理部门应当组织校级清查小组对各部门的资产开展抽查工作，可以按资产数量的一定比例兼顾资产金额的大小抽取，盘点时不仅进行实物量的核对，还要通过查看使用记录、仪器记录仪等资料对资产使用性能及使用情况进行检查。抽查的结果反馈给各个资产使用部门进一步跟进，对盘亏的资产督促使用部门进行二次查找［7］，通过查阅会计凭证等途径找到资产的责任人查明原因及着落，形成资产盘点表与盘亏盘盈表的终稿。

资产管理部门将各个资产使用部门的清查结果提交学校清查领导小组审议，提出明确的处理意见，部署各部门限期落实完成。根据清查处理的结果，需要调整资产明细账的，修改各个类别资产管理系统中的资产信息；需要调整资产总账的，财务部门依据清查盘点相关原始凭证进行账务调整，实现账实相符、账账相符。资产管理部门应结合资产清查的情况，对各部门资产使用、保管的情况进行评价，表扬先进，惩戒落后，倡导全校师生养成节约资源、爱护公共财产的优良品德。在清查中发现的资产管理问题，可通过改进管理办法、完善管理制度等措施，如明确资产使用人、保管员的责任及其离职、转岗、退休的资产交接要求，制定资产毁损丢失的赔偿细则等，不断提高管理水平。

对于与固定资产业务相关的预付账款、其他应付款等债权债务，财务部门应定期与业务部门进行核对并进行账龄分析，对超出期限的预付账款，督促采购部门及时办理固定资产的进仓销账手续，避免国有资产流失。分析履约保证金的长期挂账是否因为供应方履约存在瑕疵：如商品的质量未达到合同约定的要求、无法提供后续的调试、培训、维保等服务而放弃退回保证金，总结经验，加强对合同条款的制定、采购验收、款项结算等风险环节的内部控制；对于不符合退还保证金条件的，由经办人及时办理销账手续，上缴财政，纳入预算用于相关支出。

（四）衔接统一国有资产管理信息报告与财务报告编制工作，保证表表相符。资产是政府财务会计要素之一，国有资产信息报告是财务会计报告的重要组成部分，两者之间是整体与局部、总括与具体的统一关系，应当纳入同一会计核算体系中，遵循会计核算方法程序，即审核原始凭证——编制记账凭证——平行登记总账和明细分类账——财产清查保证账账相符、账实相符——编制报表（财务报表、预算报表、资产信息报表），保证报表信息的来源、处理过程、结果的一致性，通过账簿与账簿之间和报表与报表之间的勾稽关系相互衔接互证，避免由于组织机构或管理系统的不同导致资产报表与财务报表相关数据的不一致。

四、结束语

固定资产管理与财务管理工作相互交织、相互融合，高校应当按照各职能部门的功能对业务进行职责分工，避免部门之间职责混淆、权限交叉，弱化本职工作，出现管理盲区。在固定资产配置、使用和处置的业务流程中，应梳理各业务环节的风险控制点，落实资产管理和使用相关部门、人员的岗位责任，促进资产管理规范化、精细化，提高资产使用效益；对固定资产的增减变动业务事项，加强财务部门的会计核算和监督职能，提供及时、准确、完整的财务信息、预算执行信息、国有资产管理信息和运行成本信息，发挥对资产业务执行的监督职能和对资源配置决策的信息支撑功能，实现实物管理与价值管理相统一。