旅游系统档案管理信息化建设研究

李振

德州市陵城区旅游产业发展中心 山东 德州 253500

引言

旅游系统档案管理中，档案管控系统较为复杂，日常管理中涉及导游管理、人事档案、财务档案等内容，属旅游企业的重要管理任务。档案管理的发展方向已呈现信息化建设趋势，要合理借助技术优势，适当改变旅游项目档案管控模式，深入发展新型档案管理系统，改善档案管理工作的整体价值，使其合理地应用到旅游项目中。

1 旅游系统档案管理信息化建设的必要性

一方面，站在旅游系统发展角度可知，在经济社会高速发展的当下，管理部门对旅游产业的扶持力度正持续性加强，为该项产业的发展带来更大空间，属第三产业中的重点开展内容。旅游系统档案多包括旅游、导游、教育培训、文书、财务与人事等内容，既能集中反映当前旅游产业的整体发展状态，还能对该类产业的此后发展提供专业指导，增强旅游产业管理的针对性、全面性。相关部门在进行旅游系统档案管理时，应找出合适的开展方式，信息化技术管理属当前最为先进的管理形式，信息化的旅游档案管理符合当前旅游产业档案管理的发展趋势，促进区域旅游产业的发展。另一方面，传统旅游系统的档案管理还带有些许不足，无论是落后的管理方式还是管理理念，都对旅游产业发展形成了较大限制。若想在较短时间快速发展旅游产业，进行档案管理时不同单位、不同部门要主动分享内部信息数据，而保障该类信息数据的应用技术即为信息化技术。传统旅游档案管理中，未能对档案资源进行合理利用，旅游产业的内部要素也较难统一成一个整体，无形中降低了档案管理的整体效率，使旅游产业档案信息的变化幅度较大，在该项管理形式的影响下，较难保证档案管理的整体水平，而使用信息化的档案管理可有效完善上述问题。

2 旅游系统档案管理信息化建设现状

2.1 信息管理制度不完善

旅游系统档案管理在开展信息化建设期间，应对不同类型的档案信息进行逐步完善。当前部分旅游企业在进行内部档案控制时，未能搭建出完整的信息管理制度，使部分档案信息数据缺乏完整性，降低了该类档案的应用效果。相关部门应利用合适的档案信息逐步完善旅游产业，借助该类信息数据为此后的旅游发展提供恰当帮助，而当前的信息管理制度由于应用方式不佳，部分档案信息的录入仍采用人工方式，不仅降低了档案信息管理的专业性，还极易使信息数据出现遗漏或丢失，严重影响档案管理工作的专业性。部分档案信息管理设备的内部软硬件出现老化现象，在未得到专业检修的情形下，该管理制度中的档案信息已难以为旅游产业提供数据支持，削弱了档案管理在旅游系统中的位置。

2.2 管理建设动力不足

受信息化档案管理水平影响，当前部分旅游企业的档案管理建设存在动力不足现象，部分管理人员未能为档案信息数据控制工作制定出合适的管理计划。部分档案管理者在实际工作中仍将工作经验看成重要管理手段，对档案管理信息化技术的应用状态存在些许疑问，未能科学利用各项档案管理资料，导致部分档案信息难以代表旅游系统的发展状态。部分旅游企业在日常工作中也未能设置专门的档案信息化管理培训，使档案管控人员的信息技术手段仍处在初级阶段，对档案信息建设的动力也存有不足[1]。由于当前的部分档案管理缺少创造性，较难吸引优秀的档案管控人才，在缺乏专业人才的情况下，旅游档案管理的信息化建设将遭遇较大问题。

2.3 技术手段较为单一

在提升档案管控信息化状态的过程中，企业管理层应明确档案管理工作的基础责任，恰当打造出合适的档案管理系统。部分管理人员未能采用合适的档案管理技术，导致其开展的档案管理数据的真实性较为模糊，极大影响信息化建设状态。企业管理者未能在日常工作中宣传档案管理在旅游产业发展中的必要性，使人们降低了对档案管控信息的期待，对部分档案管理的有效形式较为忽视，极大影响该类管理工作的开展效果。由于旅游产业带有极强的服务性质，该类企业内部的档案管理工作也要设计出更多服务性内容，信息化的档案管理建设可有效达成该目标，而目前无论是企业内部的档案管控者还是广大人民群众，都对信息化档案管控的服务性质存有疑问，无形中削弱了档案管理的整体质量。

2.4 缺乏专业档案信息管理认识

进行信息化的档案管理实践时，档案管控者应意识到新型档案管理的意义，明确档案控制与旅游产业的发展关系，在拥有该项认知的基础上提升档案控制的信息化建设效果。当前部分企业的档案管控人员在进行档案信息控制时，未能意识到该项管理工作的重要性，削弱了信息技术与档案管理工作的结合力度。由于缺乏对信息化档案管控工作的基础认知，部分企业管理者对档案管理工作的投入度有所降低，部分档案管理的信息化建设设备存在严重不足，当信息化档案管理平台产生问题时，没能在第一时间对相关设备进行恰当检修，使档案管理信息数据的真实性降低，难以保障旅游企业的档案管理质量。

3 优化旅游系统档案管理信息化建设的有效措施

3.1 完善信息管控系统

开展旅游系统的档案管理期间，若想增强信息化建设力度，要恰当完善档案信息管控系统，对信息管理内容进行精准优化。站在旅游系统产业发展的角度上，要将档案信息数据与档案内容实行逐一结合，借用合适的归纳总结，将旅游行业的各项信息传输到档案系统内，再借助文本形式来储存在计算机平台中，增强此后调阅、组合、分类与检索工作的便利性。完善信息管控系统的过程中，相关人员还要利用信息化技术合理完善档案信息库，将旅游产业的档案信息进行整合分类，根据合适的软硬盘设置，将不同类型的档案信息投放到对应区域中，不仅能增强档案信息的完整度，还能使此后的信息化档案管理工作变得更为便捷。开展日常档案信息管理工作时，还要对当地旅游产业进行实践研究，将旅游系统内的各项信息内容投放到信息管理平台中，再根据其可能产生的更多问题，制定出合适的解决措施，将信息技术手段的内在优势展现出来，有效改善档案管理工作的整体状态。利用适宜的信息档案管控机制，相关人员可合理运用技术处理与数据分析来研究档案信息管理中的具体变化，不断丰富档案管控内容与形式，使旅游企业的市场竞争力得到稳步提升[2]。借助专业档案管理机制可为旅游中的更多游客提供更多针对性服务，通过合适的数据分析掌握区域大众对旅游行业的实际需求，再根据当前旅游产业的档案信息发展现状，缩减旅行危险性，促进旅游产业的持续性发展。

3.2 调动管理工作的积极性

若想增强旅游系统档案管理的专业性，要不断加强管控人员的信息化水平，及时调整相关人员的管理动力，使其在高水平档案管理中适时应用信息技术手段。一般来讲，旅游企业在开展日常的档案管理工作时，需为档案管控者设置专门的教育技能培训，借用信息技术使用手段的增加来切实改善管理人员的工作动力。企业管理层需严格搭设档案信息管理机制，在业务技能培训中为档案工作者带来更多创新型技术，不仅要增加受训人员的工作经验，还要快速提升该类人群的信息技术水平。日常工作与培训中，档案管控者应养成较佳的管理习惯，利用合适的信息技术手段完成档案资料的统计、查找、收集，明确各项档案信息的源头，将档案管理质量与信息技术的运用水准相结合。由于旅游系统的档案资料信息较为复杂，档案管理者应利用教育培训与日常学习不断改善自身素质，确认档案管理工作的趣味性，可将该工作状态运用到此后档案信息资料的整合中，有效改善档案信息管理工作的内在动力[3]。企业管理层还要明确区域旅游产业的发展内容，日常工作中采用合适的激励措施来调动档案管控人才的工作动力，使其同时拥有档案管理与信息化技术多种能力，适应新形势下的档案信息化管理，使旅游行业档案管理的人才队伍建设更加整体化、知识化、年轻化。

3.3 强化信息宣传力度

开展档案管理信息化建设期间，旅游企业管理层还要合理搭建管理责任系统。通常来讲，不同区域的旅游系统与其对应的旅游产业紧密相关，若想开展信息化的档案管控建设，就要将不同旅游项目的对应要求投入到专业档案管控工作中。在强化档案管理人员工作状态的过程中，要对信息化建设的形式进行大力宣传，让更多管理人员明确信息化档案管理内容，提升该类档案信息控制的专业程度。科学整合旅游系统的档案管理信息，可增进管理层对区域旅游产业的认知，利用整合完成的档案信息，可将其当成区域旅游宣传的重点内容，改变更多游客的思维观念，增加其出现在旅游景点的频率与次数，为旅游系统的综合发展提供了合适的条件。企业管理层在日常工作中还可利用业务技能培训来进行专业档案管理的宣传，讲述者可引用实际案例来引导档案管理人员的思维方式，使其科学融合信息技术手段与档案管理工作，增加与档案管控相关的服务性内容，为旅游系统树立较佳形象，使档案管理的信息化建设更具可操作性。此外，良好的信息化档案管理工作，相关部门应适时分配工作责任，利用对工作内容、工作责任、服务意识的合理划分，使档案管理的信息化、专业化水准得到切实增强，再通过合适的宣传手段，养成较佳的档案管理习惯，精准使用不同类型的档案管理设备。档案管理者要在日常工作中将专业的档案控制内容投放到相应设备中，对设备软硬件进行定期检修，利用较佳的宣传教育来改变旅游企业的档案管理状态。

3.4 加深档案信息管理认知

强化信息化档案管理实践期间，档案管控人员需利用制度来意识到开展该项工作的重要性，在日常工作中逐步加深对档案信息管理工作的基础认识，改变此前的档案管理习惯。日常工作管理中，相关人员要明确信息化技术的内在优势，利用对各项先进设备技术的合理运用，有效改善旅游档案管理的整体水平，最大化运用该项档案资源。在把控旅游档案信息化管理的顺畅性时，要合理找寻档案管理中遇到的实际问题，利用对该类问题的精准解决来恰当改善档案管理状态。旅游企业日常生活中需将档案信息化管理工作放置到重要位置上，不断增加资金投入，将更多资金投放到档案信息化建设上，增强档案管理工作的有效性，使该项控制性工作始终带有信息化特征。鉴于档案信息化管理建设的专业性较强，管理人员还需在档案数据信息的整合时合理提供网络办公场景，将该项信息传输到对应平台中，不断完善旅游产业的档案管理信息，并在系统内部增设加密系统，恰当保证档案信息数据的完整性，防止产生档案数据信息遗失现象[4]。旅游企业在规范旅游系统期间，应将信息化技术与旅游档案管理工作适时结合，及时明确融合时的技术数据指标，对档案信息数据进行定期更新与整理，既要保证当前档案管理的信息化运用水平，还要借用合适的档案信息来促进区域旅游产业，保障旅游企业的综合效益。

4 结束语

综上所述，信息化形式的旅游档案管理可对旅游产业起到促进作用，档案管控人员应在日常工作中全面熟悉信息化的档案管理业务，明确新型档案管理的基础要求，再不断提升个人素养，为更多游客带来优质服务，满足信息化档案管理的内在需求。