浅析新《档案法》实施背景下档案管理发展路径

文/秦伟

当前，医院的日常管理范围逐渐扩大，医院档案管理已成为医院经营体系中非常重要的一部分。新《档案法》的颁布为我国医院档案事业发展提供了新的契机，同时也迎来新的挑战。总结当前医院档案管理发展存在的问题，结合新《档案法》中的相关要求，从建立医院档案工作机制、实现档案信息化建设等方面完善档案管理发展路径，具有重要意义。

新《档案法》实施对档案工作管理带来的转变

重新确立档案管理制度。国家大力倡导档案管理工作革新，加强档案宣传教育，增强全社会档案管理意识，确立档案工作具体制度，包括归档制度、档案安全管理制度与应急处理制度；加强涉密档案管理与档案鉴定、销毁等制度；大力鼓励档案捐献制度。此外，明确档案相关部门的职责。各级各部门要加强档案管理工作，提升档案工作在社会建设中的地位，并纳入国民经济与社会发展长远规划中，确保档案管理与当前人民生活水平相符合。

守护档案管理工作安全。档案管理是一项非常复杂、系统性很强的工作，档案安全是档案工作的底线。随着我国的全面发展与进步，档案安全管理工作也在不断完善和进步。新《档案法》有多条关于档案安全管理的规定，如第十九条规定，按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全。第四十四条规定，档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织发现本单位存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向档案主管部门报告。第四十五条规定，档案主管部门发现档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织存在档案安全隐患的，应当责令限期整改，消除档案安全隐患。

进一步加强档案信息化建设。随着国内网络信息化发展，档案管理工作走向更为系统化与专业化、网络化的方向。新《档案法》要求相关部门加强档案工作快速数字化转型，从法律层面规范档案信息化建设。其中新增“档案信息化建设”条款，涵盖政府责任、规划、信息系统建设、电子档案法律效力、电子档案管理、电子档案接收、数字档案馆建设和档案数字资源共享利用等档案信息化建设各方面。这对档案信息化建设的内容进行了规范和总结，也对相关的数字化信息资源的收集、保存与利用等提出了要求。同时，鲜明提出“电子档案与传统媒体具有相同功效”，即电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

新《档案法》管理与发展现状——以医院档案为例

从新《档案法》对档案管理与发展利用来看，新时期档案管理与发展工作面临诸多可研究与发展、探索的方向，具体可以从以下三个方面对医院档案现状进行探讨。

新医改背景下医院档案管理发展现状。新医改对医院管理与发展提出更高的要求。一些关注新形势下医院档案发展的学者通过研究发现，新医改促使档案管理走向制度化、规范化与学科专业化。如学者马茂盛指出，“医院应当逐渐改进档案管理方法，从而提高医院档案工作效率与质量。”

互联网大背景下医院档案信息化进程。新《档案法》增加“档案信息化建设”条款，明确要求相关档案部门、团体、企业事业单位与其他组织进一步加强档案信息化建设，并进一步强化措施保障数据化电子档案的安全，这也是适应档案工作走向数据化、现代化的重要举措。为此，档案馆要深化档案工作数字化转型，通过对整体档案技术、档案网络存储设备等更新，提高档案工作人员保密意识、业务能力，以确保电子档案的安全性。

医院不同类型档案管理问题。医院档案分类十分复杂，除了综合型档案管理外，还要从不同角度进行档案管理分类，包含医院医疗档案、电子病历档案、医院人事档案与保险档案、财务档案等。此外，还要加强档案设备管理的水平。如学者郭建民、李建良都提出要对医院设备进行精细化管理，进一步加强医院设备规范化管理水平，延长医院设备使用寿命。当前，医院都采用电子化系统，会产生大量的电子病历档案，这些病历档案在医疗、科学研究领域有着十分重要的价值。因此，加强病历档案的管理水平，对发挥档案的价值意义重大。

新《档案法》实施背景下档案管理发展路径研究

完善医院档案工作机制，建立健全相应制度。新《档案法》第十二条规定，按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。如何落实好医院档案的主体责任，新《档案法》明确把工作责任机制列入监督检查的首要任务，从而保证工作责任机制有效落实，促进档案管理发展。医院档案管理工作机制十分繁琐、复杂，同时工作程序具有多层次性，尤其是在新医改背景下，对医院档案管理人员实际工作水平与医院工作素质提出更高的要求。新《档案法》中明确档案权利与义务，相较于对过去档案法强调公民对档案的保护，而现在需要用权力保护档案，让我国档案保护事业更上一层楼，促使完善档案鉴定与开放等工作，借助法律赋予公民的档案的权力范围，实现档案使用价值扩大化，进一步实现档案价值用途。

实现档案信息化建设，确立档案资源共建共享制度。随着互联网信息时代的到来，医院信息资源总量持续上升，涉及的医院档案种类也更为丰富。特别是医院内部各类医疗影像设备形成的相关数据，如CR、CT 等，转变为电子档案后，加上病人的电子病历等数据信息资源，将产生很大的数据内存。假设一些医院数据存储设备内存够大，但根据相关要求，住院电子病历数据信息资源至少需要保存30 年，同时设备档案、人事管理等建设都需要依托医院档案管理的不断完善与更新。这需要加快医院信息化档案建设步伐，不断提升档案相关的服务功能，提高档案信息资源利用程度，这也是互联网时代下对医院信息档案发展的必然要求。在大数据信息时代中，医院档案信息化管理工作应该受到更多重视，这不仅仅是实现大数据应用的可能性，也是顺应当前医疗卫生事业发展的趋势。为提高医疗服务相关水平，以及医院整体事业发展水平，有必要将医院档案信息资源进行数字化开发，引入大数据等技术，提升医院档案数据处理能力和效率，确保医院档案信息资源合理利用。

增强档案应对风险管控，确保医院档案安全性。新《档案法》第十九条规定，档案机关、团体、企事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，进一步加强档案风险管理，提升档案自身应急安全处置能力。结合当前档案监控督查工作，构建一套有效的检查标准与法定程序完整的医院档案内部监督与社会外监督、档案法律监督制度，将医院相关部门与用户事后监督相结合，从而完善医院档案监督检查体系，提升医院档案安全性与风险管控力度。医院的档案建立应该从医院开办开始，内容涉及从建立到现在的业务水平、机械设备与医疗事故、外在突发事故等方面的详细记录，是医院档案管理中十分重要的历史材料。对医院风险进行规范化管理，一方面能够全方位监督医院运行，提高医院工作效率；另一方面，可为医院发展和改革提供可靠有效的依据。当前，由于很多医院各个部门之间缺乏有效的管理标准，导致不同部门对档案管理采取的方式不一样，如果出现岗位轮换管理等情况，都会影响医院档案风险管理。

新《档案法》的出台，有助于进一步发挥档案和档案工作在推进国家治理体系和治理能力现代化中的基础性作用，为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障，让档案事业管理实现权利与义务对等。以医院档案管理为例，结合当前医改与医疗事业发展，以医院档案信息化管理为基准，充分做好相关部门整合工作，以新《档案法》为契机，有助于创新新形势下医院档案发展模式，提高医院档案利用效率，注重医疗档案风险管理，实现医院档案管理现代化发展。