新时期单位档案编研及管理工作的创新路径

文/赵茜

档案工作是单位各项工作的重要组成部分，为单位的各项工作提供依据，确保单位各项工作有序、顺利开展。在单位档案工作中，档案编研关系到档案资料的真实完整性，主要指档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究并分析档案内容的基础上，编写参考资料，完成档案文件汇编，并参与到编史修志、论文专著撰写等领域中，为后续的档案利用与管理提供便利。然而，近年来随着社会各行业的快速发展，各单位档案资料内容愈发繁杂，这对档案编研与管理提出新的要求，需要结合新时期发展趋势，创新档案编研思路，完善档案管理方法，更好发挥档案的作用。

档案编研及管理的意义

档案编研与管理是单位档案信息资源开发与利用的有效途径，能够促进内部信息资源的有效整合，在保护原始档案的基础上，详细记录各项档案资料，为档案调阅提供更多便利。在以往的档案开发利用过程中，通常直接利用原件。纸质档案容易受到破损且查找费时又费力，这就需要采取有效的档案编研方法，再配备专业化的档案管理手段，减少档案原件磨损，延长档案使用寿命，确保档案信息的真实完整性。

在单位档案编研工作中，通过对各类档案展开分析与研究，从中筛选出准确可靠的档案信息，按照档案使用与日常教学活动需要，分门别类进行档案资料汇编，然后向各部门提供调阅使用服务。此时，调阅档案的人员可根据这些编研成果快速取得目标信息，并在现代化的管理技术、管理平台辅助下，实现档案工作从以往“看门守摊”向主动服务方向的转变，更好为业务开展提供精确的信息参考。

新时期单位档案编研工作探讨

更新档案编研观念。单位档案管理部门要及时更新思想观念，以馆内现有档案资源为参考，选取适宜的编研方法，对以往零碎、刻板、琐碎的档案文件进行系统化、专题化、条理化处理，生成有较高价值的编研成果，为后续的档案调阅与利用提供便利。例如，在档案编研工作中，根据单位整体发展情况编写画册等，详细记录单位多年来的发展历程。另外，档案管理部门要明确档案编研目的，将馆藏资料作为主要对象，以满足档案使用需求为出发点，详细编辑史料、修志或撰写著作等，强化对档案资料的科学管理，做好档案文件的组卷排列，持续更新档案编研观念，确保档案汇编、专题综述、档案研究文章等编研成果满足单位整体发展需要。

档案编研选题注重创意性。档案编研是档案管理部门的工作职责之一，在选题上要做到有创意，同时要有实用性，这是做好档案编研工作的前提和基础。在档案编研选题中，档案管理人员要尽可能避免过深、过大的做法，要注重专题编研的新颖性、独特性，客观反映出单位整体的人文特色。例如，在学校的编研选题中，可充分建立校内名人档案，通过多种形式展示出他们的优秀事例、奋斗历程、治学精神、成绩等，逐步营造积极向上的校园氛围，以此来激发全体师生的爱校热情与自豪感。深度挖掘档案编研的教育功能，对校内师生进行更好的引导。另外，合理借助校刊开设档案专栏，以照片档案、不同时期的学生档案为参考，增设并撰写与学生日常学习、生活相关的文章内容。

创新档案编研形式。档案编研是一项综合性工作，繁琐又复杂。互联网技术的快速发展为档案编研工作带来诸多便利，数字化、信息化的档案文献编研出版物，成为当下档案编研成果发布的一种形式。这就需要各单位充分利用现代化信息技术，积极创新档案编研形式。在实践中，要综合考虑单位特点，找准档案编研重点。另外，伴随着计算机技术的快速发展，声像档案成为当下档案编研的新方向、新突破，这就需要单位加强创新，重视声像档案的制作与留存。

新时期单位档案管理创新路径

加强档案基础管理。在档案的基础管理工作中，具体要从档案收集、体系构建两个方面入手。一方面，做好档案资料收集。作为档案管理的核心内容，档案资料收集过程中要保证资料信息的真实性、齐全性及有效性，确保有良好的使用价值，能够为学科建设、校园管理等提供重要参考，为学校整体健康发展提供信息支撑。另一方面，加强档案管理体系建设。档案管理部门要加快建章立制，按照《档案法》要求，科学构建档案管理规章制度，明确档案管理标准与范围，清晰界定档案管理职责，严格规范档案编研、浏览、借阅、调用等流程，推动档案管理走向制度化、标准化。在档案管理职责划分中，将档案收集、整理与利用作为重点任务来抓，保证每个环节均有专人负责，提高全体人员对档案管理的重视程度，给予档案管理工作高度配合，为提升档案管理水平打好扎实基础。

提高档案保管信息化水平。档案记录着单位和个人发展成长的重要信息，特别是在学校档案馆中，档案资料记载着校内发展历程、教学档案、文书档案、学生户籍档案等多项内容，种类繁多，需要合理运用大数据、云计算等信息技术，构建档案保管信息系统，确保档案信息真实完整，更好为单位管理工作提供参考。在实践中，档案管理部门要以档案保管信息系统为载体，增设多个管理模块，确保全面覆盖档案收集、整理、分类、立卷、鉴定、借阅、销毁、剔除等多个领域。并借助计算机技术，对所有档案文件进行分类编号处理，在计算机系统中输入档案目录，构建信息库，为后续的档案查阅与使用提供便利。在档案保管期间，定期开展档案系统检查，详细记录检查情况，一旦发现问题要采取有效措施进行补救，及时上报至相关部门。另外，根据档案类别与规模分别建立档案保管机制，推行“三室分开”制度，也就是档案库房、档案借阅室、办公室分开。其中，档案库房要做到完全独立。合理划分档案保管职责，在技术手段的辅助应用下，提高档案保管信息化水平。

档案编研分类管理。档案编研是以档案馆馆藏档案为主要对象，按照特定的事件与时间特点，对档案资料展开收集、汇总、筛选、加工，最终汇编成册。为进一步提高档案编研质量，单位应在明确编研目的，做好编研选题的前提下，做好档案编研的分类处理，确保最终的编研成果能够真实反映单位整体情况。以学校为例，档案的编研管理要从以下几个方面入手。第一，文书档案。该档案是指单位行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化形成的档案资料，主要包括行政管理、党群工作、组织人事、财务后勤等。第二，教学档案。指教学活动开展期间所产生的教学业务、教学计划、科研计划、考试、学生活动等资料信息。第三，学生户籍档案。该档案是指学生在校期间学习成绩、思想表现、综合评价等方面的记录，同时包括学生姓名、家庭住址、学号、入学时间、学籍情况等个人信息。第四，教师教学业务档案。主要包括任课学科教学计划、教育教学论文、公开课教案、个人年终总结等。除以上档案管理外，档案管理部门还需综合考虑会计档案、基建档案、设备仪器档案、实物档案等资料信息，根据档案类别采取相适宜的档案管理方法，保障档案资料信息的完整，提高档案管理水平。

档案在单位发展中占据重要位置。档案资料中记录的资料信息，对单位发展起到不可忽视的参考与指导作用。在新时期，单位要提高对档案工作的重视程度，正确认识到做好档案编研与管理工作的重要性，结合时代发展趋势，及时更新档案编研观念，确保编研选题的创意性；借助信息技术创新档案编研形式，全面加强档案基础管理，严格规范档案资料保管流程；切实做好档案编研分类管理工作，从多角度出发推动档案编研及管理的有序开展，提高档案编研质量，优化档案管理效果，为单位运营管理提供参考。