论图书馆信息管理系统中的问题和对策

陈群

（浙江省上虞市图书馆，浙江 上虞 312300）

信息管理系统（Management Information System，MIS）是一个由人、计算机等组成的能进行管理信息收集、传递、储存、加工、围护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从全局出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为，帮助企业实现其规划目标。

1 我国图书馆信息管理现状

中小型公共图书馆占我国公共图书馆中的绝大多数，在公共文化服务体系、图书馆服务体系中处于承上启下的枢纽地位，发挥着关键性作用。近年来，中小型公共图书馆以高度的社会责任感，始终面向基层群众，始终坚持公益性方向，坚持读者利益和服务至上的宗旨，加强自身建设，不断提高服务水平，为保障人民群众基本文化权利，为创建学习型社会，推动国家经济社会发展，做出了积极的努力，同时在机遇与挑战并存的环境中，中小型公共图书馆也在不断地寻求新的发展模式。图书馆信息管理系统实现了图书馆日常工作从人工管理转变为计算机管理。现代图书馆正朝着开放和合作的集群模式方向发展。目前大部分图书馆信息管理系统是实现了网络环境下多馆之间联合协作和资源共享。在保证图书馆全部业务功能相对独立的情况下，实现了各馆之间的统一检索、联合编目、通借通还等资源共享和业务协作功能，提高了管理员的工作效率，并且拓展了图书馆的服务能力。

我国图书馆信息管理系统落后于发达国家的图书馆信息管理，信息管理系统还存在一些问题。

2 图书馆信息管理系统存在的问题

2.1 建设规划和总体目标不稳定

新的图书馆信息管理系统需投入很大一部分资金，而每一次图书馆信息管理系统的操作使用，都会是一次管理变革，需要一定的时间与之相适应，因而需要很长的一段时间才能产生它的效益，因此，不少图书馆信息管理系统的建设不到位。

2.2 缺乏健全的信息管理体系

图书馆信息管理系统建设成功的前提就是良好的信息运行机制。信息的标准化、规范化是建立合理的管理体制、科学的管理方法、完善的资料来源等的重要基础和前提。如果图书馆信息管理系统在开发前没有做好这项工作，那么最终开发出来的图书馆信息管理系统就不可能使用信息的不确定性和经常变化的客观存在。

2.3 系统建设缺乏统一的标准

随着信息化的不断发展，我国各图书馆都相继自行研发本馆的管理信息系统。研发出的图书馆管理信息系统虽然功能相类似并且能够实现，但是没有统一的研发标准，其代码编写、数据库创建都存在一定的问题，如通用性差、兼容性差、标准化水平低等问题，使得系统资源共享无法实现。

2.4 管理信息系统结构不完善

图书馆信息管理系统一般包括6个子模块。但我国大多数的图书馆这些子模块并不健全，基本上只有图书馆业务子模块，其他的子模块并没有应用到，致使图书馆信息管理系统强大的功能不能完全发挥出来。图书馆管理中的数据处理、预测、计划控制、决策优化等都没有完全的发挥出来。

2.5 图书馆管理员的计算机应用水平有待提高

图书馆信息管理系统的建立使得图书馆管理员工作强度减小了许多，并且提高了工作人员的工作效率，但是这些前提就是工作人员会灵活的应用图书馆信息管理系统。如果不会使用此系统那么此系统就无法发挥其强大的功能，无法完成其建设的目的。

3 建立完善的图书馆信息管理系统的重要性

由于我国图书馆信息管理系统的建立起步晚，开发较迟，导致了我国图书馆在这方面与美国、西欧等国家存在较大的差距。随着入世，我国图书馆信息管理系统所呈现出来的状况，迫使我国图书馆必须加紧建立与完善现代图书馆信息管理系统。多年的实践证明，图书馆信息管理系统有必要进行完善与重建。毫无疑问，做到这一点，将对图书馆的各项管理工作起到十分重要的作用。面对图书馆界来说（包括高校图书馆在内），实现图书馆现代化信息管理系统的并没有多少。因此，其管理的深度与广度并不尽如人意，尤其是对馆内人力资源管理、信息资源管理的建设方面并没有多大起色，由此而导致图书馆的办馆特色、人员结构、继续学习、规章制度、计算机管理等各方面的落后与停滞。

此外，由于图书馆部门结构和人员结构的不同特点以及复杂性，要求图书馆必须建立与完善图书馆信息管理系统。这样做，有利于了解各部门的工作环节，有利于对人力资源的优化配置，有利于图书馆领导对整个图书馆工作的现代化管理。

4 建立完善的图书馆信息管理系统的对策

4.1 加强图书馆管理意识

加强图书馆管理意识主要从以下三个方面进行分析：

（1）加强图书馆管理的现代化意识。图书馆加强管理现代化意识就是把现代化信息技术运用到图书馆管理中，图书馆已经随着经济化市场的形成逐步深入到市场中，此时图书馆将面临着太多的竞争，图书馆如果要想从这场竞争中脱颖而出就必须好好把握和利用各种信息资源。

图书馆管理在继续巩固强化阵地服务工作的基础上，充分运用现代化手段提升文献信息综合服务能力。在文献信息服务方面，继续走与企业联合之路。加强图书馆社会化服务的辐射功能，继续扩大馆外流通服务网点的建设，提高馆藏利用率，让更多的人享受阅读的快乐，并把以往的服务网点规范化管理，全部实行挂牌服务。

（2）加强现代图书馆信息管理系统的科学化意识。在图书馆管理中，只有输入数据十分可靠，才能获得有用的管理信息，如果原始数据十分混乱，计算机处理出来的结果当然不会有价值。只有强化图书馆管理的科学化意识，才能为信息管理系统创造条件，使信息管理系统能够完全发挥其强大的功能。

（3）加强图书馆的信息管理。任何管理都需要有杰出的领导和强大的团队，图书馆管理也是如此。设立图书馆的信息主管是完全实现管理信息系统各子模块的第一步。信息主管主要是使图书馆的信息资源进行统一管理、对图书馆信息系统和外部信息系统的联系进行协调、组织进行图书馆信息化的拟定和实施、并且进行高层决策管理。

4.2 提高信息管理系统的科学性

提高信息管理系统的科学性，首先必须对用户的需求分析进行完善的设计。用户需求是信息管理系统建立的基础，也就是说，要想达到对系统进行总体设计和对口的开发就必须对用户需求进行科学化分析，这样的科学化的信息管理系统才能对图书馆管理发挥重要作用。信息管理系统是利用定量化的科学管理方法，通过预测、计划优化、管理、调节和控制等手段来支持决策。

除此这外，科学的开发方法和开发工具也对提高信息管理系统起着重要作用。因为科学的开发方法和开发工具不仅可以缩短开发周期，而且还可以提高系统的性能。

4.3 采用先进的结构体系

客户机/服务器将一个应用系统分解为前台的客户机应用程序和后台的服务器，二者通过网络连接。二者在逻辑上是相互独立的，客户机作为计算的请求实体，以消息的形式把计算请求发送给服务器，服务器作为计算的承接实体，接收到客户机发送来的请求后进行处理，并把处理的结果返回给客户机。

4.4 利用先进的技术

信息管理系统初步的实现了信息的存储、查询等功能。从整体上看，这些信息范围广、分散性较大，整合有些困难。信息挖掘是提高信息利用率的有效途径，它对所有信息进行归类和分析。信息挖掘的结果可分为描述型和预测型。预测型的结果是指通过信息挖掘，建立某个环节的预测模型；这些模型不仅能描述当前的现状和规律性，而且利用它还可以预测，当条件变化后能给整个系统或某一环节状况预测提供决策支持依据。

4.5 实施项目管理与风险分析

信息管理系统的开发与实施涉及面广、时间长、过程复杂，需要统筹和协调的系统工程，需要多方面人员的密切配合和科学的项目管理。项目管理技术可以使管理人员事先对可能发生的情况做出预测，在问题发生之前及时进行控制和调整，从而使项目管理工作有被动的事后解决变为主动地事前控制，使项目开发工作少出差错、少走弯路，使管理工作不再被动。

图书馆信息管理系统可以划分为若干个子项目，每个项目都会存在一定的风险，对这些风险进行分析，同时提出预防措施或者解决方案，从而降低项目开发过程中的风险因素，保证信息管理系统开发的顺利完成。

4.6 提高图书馆管理员的计算机应用水平

图书馆信息管理系统为更好的为用户服务，方便用户、充分的利用资源是其最根本的目的。提高电子资源的有效性和利用度是我们一直的目标，在信息管理系统的发展中，要不断的完善，与时俱进，将图书馆的信息管理与世界接轨，提高人员的个人素质，在知识经济时代更好的为用户服务。

5 未来发展

RFID系统在图书馆的应用已经有了10年左右的历史。据Checkpoint统计，截止2005年全球有超过440家图书馆采用了RFID技术，这一数字在2007年上升到2000家。新加坡国家图书馆是亚洲最早使用RFID技术的代表，可以说图书馆采用RFID已经是比较成熟的产品，正在推动着图书馆自动化事业的发展。我国目前已有少量的图书馆应用RFID系统，RFID系统使读者去图书馆就像是去超市一样方便，不需要排对借还书；对于图书馆管理员来说，不需要为找一本书而耗费很多时间，也不需要担心有人带着书离开图书馆；对于馆长来说，RFID系统可以帮助馆长扩大图片流通，提升图书馆管理和服务水准，使图书馆从图书的监管者转变为知识的诠释者成为现实，而您要做的只是拓展图书馆的文化业务功能，使其更为人性化、乐趣化，从而更快地向集群化图书馆迈进。

目前，我国还没有完全在图书馆普及RFID系统，此系统还有一些缺陷，如读者在还书时，此系统不能检测出图书的损坏，对于这个漏洞，还没有相应的措施，只能看读者的自身素质。RFID系统在图书馆中的应用是图书馆发展的方向，但是还应不断地对此系统进行改善，逐步完善RFID系统在图书馆中的应用。

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