煤炭企业物资采购管理流程再造

李 艳

(1.中国矿业大学管理学院, 江苏徐州 221009, 2.淮南职业技术学院, 安徽淮南 232001)

煤炭企业物资采购管理流程再造

李 艳1,2

(1.中国矿业大学管理学院, 江苏徐州 221009, 2.淮南职业技术学院, 安徽淮南 232001)

对煤炭企业的物资采购管理业务进行研究分析,反映出煤炭企业物资采购管理存在的共性问题,并提出这些问题的解决办法,对物资采购管理业务流程进行分析和再造,从而降低煤炭企业物资采购成本,提高经济效益和煤炭企业的核心竞争力。

煤炭物资采购; 采购管理; 流程再造

随着煤炭行业的迅猛发展,各煤炭企业都逐渐重视物流管理这一新兴专业的研究与应用,注重第三利润源的开发利用。其中,采购管理是供应物流的重点环节。因此,加强采购管理,进行煤炭企业采购业务流程再造非常必要。通过再造一套科学、系统、有效的物资采购管理流程,去指导、改善和实施物流采购业务是煤炭企业提升供应链管理水平、有效降低采购成本的关键。

1 煤炭企业采购管理流程再造的必要性

煤炭企业传统的采购管理模式,主要看重如何和供应商开展交易活动,特别重视供应商间的价格比较,通过供应商之间的价格竞争,选择价格最低的对象实施采购。虽然质量、交货期也是采购过程中考虑的重要因素,但是,都是通过事后检验把关的办法进行控制,交易重点是价格谈判,询价、报价、讨价、还价、议价,反复的进行价格磋商。不仅和一家谈判,往往多头谈判,最后选择一个价格最低的签订合同。

1.1 供需双方的信息不能有效沟通

煤炭企业作为物资采购方,为了在众多的供应商中选择到一个最佳的,煤炭企业不愿让供应商了解己方全部底细,往往会保留一些私有信息。因为供应商掌握信息越多,其竞争筹码就越大,对采购方越不利。而供应商为在和其他对手的竞争中获得优势,在和采购方价格谈判中争取主动权,也会有意隐瞒自己的信息。这样,采购过程就成为一个信息不对称的博弈过程,很难达到双赢局面。有时由于双方信息上的保守、对立,可能使价格谈判陷入僵局,即使最终签订采购合同,也会让双方都增加很多不必要的损失。

1.2 物资质量控制难度大

质量和交货期的控制,只能依靠事后把关。因为煤炭物资采购方很难参与供应商的生产过程和有关质量控制活动,只是货物交接时通过相关标准进行检查验收。这种缺乏合作的质量控制,必然增加采购部门对物资质量控制的难度,很多时候是比较被动的,被生产方拒之门外,对于物资质量水平提高爱莫能助。

1.3 供需关系竞争多于合作

煤炭企业采购方与供应商的关系是临时性的,或者只是短期性合作。相互间没有长远的、战略性利益关系。这种缺乏合作甚至是对立竞争的机制,导致供需间交易活动最终结果存在许多不确定性,在采购过程中相互抱怨和扯皮的事情较多,甚至终止今后合作,这种不稳定关系,无形中增加双方的交易成本。

1.4 供应商响应需求能力迟钝

煤矿生产受自然条件制约很大,物资供应计划经常会变化,事前不一定可以全部预测。传统的煤炭物资采购状况下,供应商不会允许采购方改变已签的订货合同。因此,煤炭企业需求减少,库存增加;需求增加,又会供不应求。这是双方缺乏有效信息沟通和缺少战略合作关系造成的。

2 煤炭企业的采购管理流程的再造

基于煤炭企业传统的采购流程及模式存在诸多不足和弊端,根据物流专业的系统理论结合煤炭企业的具体采购业务实际,专门研究采购环节和流程的优化问题,并对现行的采购流程进行再造,已经非常重要和迫切。

流程变革再造的重要性,在于通过建立一个低成本、高效率的采购运作模式,改变目前煤炭企业低效率的采购现状,从而提高经济效益。煤炭企业必须按照现代物流的理念,调整过去传统的物流组织形式,积极改造过去不合理的采购管理流程,重新理顺采购业务,做好供应商管理工作,实现物资采购流程再造的目标,为企业的经济发展做出积极贡献。

2.1 煤炭企业的采购流程再造的设计目标

按现代物流管理的要求,煤炭企业采购流程再造的总体目标:通过优化采购流程,调整组织机构,理顺采购业务,明确责任主体,加强供应商联系,构筑面向市场、适应煤炭企业发展战略、物流成本最优化的、高效率采购运作模式。

建立适应现代物流管理要求的采购管理体制和业务流程;

按照企业需求和市场供应情况,控制一批高素质的供应商合作群体,建立起与供应商的战略合作伙伴关系;

在实现采购信息电子化流转的基础上,向电子商务采购模式发展;

充分掌握市场信息,提高资源调控能力,随时满足生产建设物资需求;

有效控制采购运营成本,为用户节省支出,向用户提供优质服务;

建立一支高素质的专业化采购队伍。

2.2 物资采购流程再造着重点

2.2.1 变库存采购为按需求采购

长期以来,煤矿供应部门的基本职责是保供应。矿井生产部门提出的需求计划就是供应部门的任务,供不上就是失职。所以,在传统的采购模式中,目的很简单,就是为了补充库存。只有库存充足了,才能做到生产要什么,仓库就有什么,什么时候需用,就什么时候送。在这种情况下,供销部门总是很被动,为了避免备货不足影响到煤矿正常生产导致的责任,只好尽量扩大现有库存量。“超储积压”成为国有大型煤炭企业的通病和顽疾,由此导致占用资金过多,成本大大增加,这也是一直困扰煤矿企业供应部门的难题。

鉴于这种情况,煤炭企业应当按照现代物流管理理念,改变过去“你提报什么计划,我组织什么物资”的传统供应思路,通过供应站的业务人员,经常深入基层、深入生产现场,掌握物资消耗的特点、规律,加强与生产管理人员沟通与协调,清楚知道生产需求,变被动为主动。在此基础上形成新的供应思路:“你需要什么我预知”,“你的计划我去做,你的仓储我来管,你需要物资我立即送”。真正做到生产上需要什么物资,我们就供应什么物资,随时要随时有,随时用随时领,从根本上消除基层小仓库滋生的土壤。既解决超储积压,又能保证煤矿生产的各类物资供应。

2.2.2 把采购管理扩展为对外部资源的管理

传统的采购业务是企业内部的一项管理职能。全部的管理活动,包括采购的计划、组织、指挥、协调、控制与服务,都局限在企业内部。任务是通过采购,获得资源,保证生产正常进行。采购过程中,与外部供应商只是暂时交易往来。

煤炭企业应当按照现代物流的理念,把供应链关系下的采供业务进行有机整合。将采购管理延伸为外部资源管理,让供应商成为企业供应链上不可缺少的一环。运用市场化手段和煤炭企业的无形资产,吸引供应商入驻煤炭企业。在产、供、需之间搭建物流信息平台,让供需见面,实现信息的及时沟通与共享。使供应商能够及时掌握需求动态,主动备货,满足生产。同时,还可将物流向整个煤炭行业拓展,扩大交流与协作,进行联合采购,从而探索出煤炭企业供应物流新模式,逐步将煤炭企业的供应物流做大做强。

2.2.3 从一般买卖关系向战略协作伙伴管理转变

在传统的采购模式中,供应商与需求企业之间,是一种简单的买卖关系。而在现代物流管理中,供应与需求之间的关系,已由买卖关系转变为战略伙伴关系。煤炭企业对供应商必须有全新认识,应该把供应商当作伙伴,把用户当作上帝,把自己当作供应商与用户间的桥梁。要认识到只有与广大的供应商结成伙伴关系,共同研究煤炭企业整体市场的内在规律,制定满足煤炭企业生产需求最有利、最快捷、最安全的服务方式,才能增强服务保障系数。只有最大限度地减少审批环节、简化送货流程、规范结算程序、提高各环节办事效率、净化采购环境、降低供应商的交易成本,才能赢得供应商的真诚合作。

2.2.4 实行信息化管理

信息化的不断推进,给下一步进行采购管理规范化和改造打好坚实的基础,将会彻底改变传统的采购管理流程。煤炭企业应当在矿区建立起自主掌握的物资管理信息系统,把供应管理工作带到全新的信息化管理领域,需完善相应的系统具体环节。

煤炭企业通过建立供应网站,可以加强信息沟通,使推行网上采购成为可能;

建立物资供应管理信息系统,可以推行以信息化为特征的采购流程再造。物资采购供应服务向供应商延伸,向矿区生产各个环节延伸,与广大生产厂家和用户实现全面对接。各类业务人员均在计算机网络下有序操作,将形成业务上互相督促、工作上运转顺畅的采购供应业务新流程;

信息系统可以使采购供应工作纳入到程序化运行轨道。改变采购计划单据传递的传统方式,真正实现无纸化办公。通过职能部门对业务运行在线监督,减少层层审批环节,使整体业务运作效率迅速提高。“采购人员满天飞”的现象将在系统内得以消失;

依靠网络,实现库存资源的共享,使采购决策和合理储备有可靠的依据,有确切的数据信息作支撑;

运用信息平台建立新的业务调度机制。推行采购供应日调度制度,变业务对口催货为日常调度,确保采购供应业务处理的及时性。

2.3 采购流程再造可采用的采购模式

2.3.1 定点采购

对于大型设备和原材料等煤炭生产物资(采购资金额约占70%的大宗物资),选择战略伙伴型供应商,进行定点采购,实施供应链管理。

2.3.2 招标采购

煤炭企业物资招标方式分为公开招标和邀请招标两种。

公开招标的发标,一般在公开发行的报刊或其他新闻媒体上发布招标公告。物资招标时,视招标物资具体情况选择招标方式。

邀请招标的发标,一般先选择3～5个投标单位,邀请参加招标,投标单位数额不限。投标时要求供应商提供相应的生产许可证,特别是属于煤矿井下专用的物资,投标单位应提供相应的生产许可证、产品合格证、防爆合格证和煤矿安全标志证明等证明材料。评标机构,由主持招标单位视具体情况邀请部分专家组成,并报送物流信息中心经煤炭企业招标管理领导小组审定。

2.3.3 询价采购

煤炭企业广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息,掌握主要采购物资的信息变化,根据市场信息做到比质、询价采购。除仅有唯一供货单位或企业生产经营有特殊要求外,主要物资的采购要选择两个以上的供货单位,从质量、价格、信誉等情况择优进货,应当审查供货单位资格;对已确定的供货单位,仍应随时掌握质量、价格、信誉的变化情况。大宗原燃辅料的采购、基建或技改项目重要物资的采购及其他金额较大的物资采购等,实行询价采购。

2.3.4 两级超市、询价选购

一级超市由煤炭企业经营运作,主要代销代存批量大、关系到安全生产的物资,面向企业所属各单位,由需用单位比质询价选购。二级超市由各单位分散经营,或供销主管部门统一运作,主要代销代存低值易耗、形不成批量、与安全生产关系小的物资,面向工区、车间,由需用工区、车间比质询价选购。同时,二级超市也可与一级超市协商,代销代存一级超市的物资。

2.4 采购业务流程再造环节的描述

采购业务总体流程包括:采购计划下达、采购方式确定、商务谈判、起草和审核合同、签订合同、履行合同、到货验收、结算、付款等环节。

计划部门制定下达物资采购计划;

计划部门对采购计划进行分类,确定采购方式:选择适合招标采购的向招标部门下达招标采购计划;需询价采购的向采购业务部门下达询价采购计划;

业务人员选定供应商。参与招标采购或询价采购的供应商,准入资格由管理部门审定;

招标部门或采购业务部门与选定的供应商进行商务谈判,业务人员负责草拟合同;

采购合同经招标部门领导小组(招标采购)或采购部门(询价采购)审核后,正式签订采购合同;

供应商履行合同,质量管理部门组织到货验收;验收不合格的,填制检验单,做出相应处理;验收合格的,财务部门办理结算、付款手续。

3 采购业务流程再造后的预期成效评价

新提出的采购业务再造流程如可很快在煤炭企业中进行推广革新,与过去一贯采用的采购模式相比,将带来一系列变化和预期成效:

采购计划由计划管理中心编制、审定、提出。实行计划与采购分离。

根据采购物资的属性、用途及市场特点,重组采购业务部门,构成物资采购中心,成为专一负责物资采购的专业化机构,使采购管理体制与流程相适应。

取消煤炭企业总部管理部门审定物资采购计划、审定物资采购价格、监督采购过程、批准准入供应商等具体操作,简化采购流程。

改变物资质量由煤炭企业总部技术监督部门检验、监督的做法,由煤炭企业供应部门的质量管理部全面管理物资质量,这样更切合物流管理的实际。

改变原来各种采购单据经审计部门审核后,再到财务办理结算手续的做法。物品验收合格后,供应商直接就可以办理结算,可以减少许多麻烦。

实现业务流程信息化。从采购计划的处理开始、到采购渠道确定、询价及招(议)标操作、合同的签订、审核、到货验收、最后结算、付款,整个采购过程完全是网上运转。采购人员的业务操作都在网上进行,所有操作数据都存储于服务器中,各种单据都在网上传递。这样,不仅可以实现业务流程“无纸化”办理,从而大大提高工作效率,而且还方便有关部门随时查看任何业务人员或业务部门的工作情况,做到全过程细节监控,变“暗箱操作”为“阳光采购”。

4 结束语

采购方法技巧为煤炭企业设计和提供了一种较为科学和有效的采购管理方法,以期推动煤炭企业采购管理人才的选拔、培养和绩效评估工作,提升组织能力和效率。但是,在企业管理实践中仅仅有采购方法是远远不够的,还必须要从制度上建立和健全一套有效的考评机制、方法和工具。为保证优秀采购人才脱颖而出,充分发挥其作用,应完善竞争、择优的用人环境,建立健全科学的用人体制。只有采购人才到位,才能让采购方法能够充分为煤炭企业生产现场服务,这样,本文的采购问题研究才具有现实的意义,有实际应用的可能,进而通过对采购管理流程的再造和优化,为煤炭企业创造更多的经济效益。

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AbstractThis paper analyzes problems on the bussiness of materials purchasing management in coal enterprises.It reflects the common problems exsiting in material purchasing management in coal enterprises.And it proposes solutions to these issues.It analyzes the problem of how to reduce the costs of purchasing,to improve economic efficiency and the core competitiveness of coal enterprises through reengineering the business processes of materials purchasing.

Key wordscoal materials purchasing;puechasing management;process reengineering

Process Reengineering of Materials Purchasing Management in Coal Enterprises

LI Yan1,2

(1.China University of Mining and Technology,Xuzhou J iangsu221009; 2.Huainan Vocational and Technical college,Huainan A nhui232001)

F426.21

A

1671-4733(2011)01-0055-04

10.3969/j.issn.1671-4733.2011.01.015

2011-03-05

淮南职业技术学院院级科技基金项目(项目编号:HKJ 09-15)

李艳(1980-),女,安徽萧县人,讲师,工程硕士,从事市场营销和物流管理专业教学工作,电话:13955482000。