谈如何管好往来账

张晓玲

对于往来账的管理，不同的单位有不同的管理办法，但管理的效果如何却差别很大，好的管理办法会使企业风险大大降低、损失降低到最大限度。往来账管理通常包括预付或预收账款、应收和应付账款、其他应收或其他应付账款，我在这里所说的往来账管理主要指对债权部分的管理，即：财务账面的“预付账款”、“应收账款”、“其他应收款”“的管理。

一直以来，许多企业或上市公司都存在着往来账挂账数额较大、户头多，部分账龄较长，难以清理清收，甚至形成烂账或坏账，使企业蒙受损失。我公司是较大的国有控股公司，近一年来针对往来账挂账巨高不下的问题，制定了清收任务并制定了将其完成情况与相关责任人奖金挂钩，与此同时我们从问题形成的源头开始抓起，通过管理，往来账挂账数额大幅下降，实践证明，这种管理办法卓有成效。

一、导致往来账目管理存在问题的原因

（1）没有建立客户资信评价体系，给销售回款埋下了隐患；

（2）未建立销售合同跟踪制度，销售合同签订后，执行到什么程度，执行情况如何，没人跟踪监督；

（3）销售信息共享程度较低，财务部门、销售部门、产品库房协调联动欠缺；

（4）销售回款清收力度不够、清理不及时、对账不及时，没有系统的清收对账制度，使坏账损失率上升；

（5）财务部门对往来信息汇总反馈、监督管理薄弱，丧失了防火墙的功能。

二、具体存在的问题及解决办法

（一）预付账款

1.“预付账款”管理存在的问题

（1）款已支付、货也收到，但供货单位不及时开发票或款已支付、货也收到，剩余部分发票未开或根本不想开，造成购货单位无法核账；（2）款已支付，发票和货物都未收到，使购货单位无法核账，并且给购货单位造成一定损失。

2.采取的防范应对措施

（1）与供应商签署合同条款时应明确规定在第二次付款前应提供前次付款的全部发票，如货已收到，款付至80%时，业务经办人应认真核对合同及发票开具情况，如果之前的发票未开够，在支付剩余20%款时，应要求供货单位将发票全部开齐；

（2）供应部门对合同的执行情况应负责跟踪到底即：业务经办人应建立合同管理台账；对所订货物的到货数量、入库验收情况、申请付款以及索要发票及合同纠纷等事项有明确的记录，同时还应随时了解和关注供应商的经营动态，避免款付，货、发票无法收回的情况发生，合同执行过程中如发生质量纠纷，经办人应及时向部门领导汇报；

（3）为保证业务前后衔接，供应科人员调离本岗或辞职，应办理交接手续：交接表应写清楚本人负责管理的各项工作内容及未了事项等；办理交接时部门领导必须监交，交接表一式三份，移交人、接交人、监交人必须同时在交接表上签字，调离人员原则上应将未了事项办理完毕或在交接表上交代清楚待处理的未了事项，以免留下后患；

(4）为防止发票丢失，要求供应商寄发票时写清楚收票人的详细地址和姓名，业务经办人应建立票据登记制度；

（5）财务部门应参与所有供应合同的签订过程，了解每个合同的内容，负责审核合同结算条款：一般货物采购不打预付款，特殊情况需打预付款，必须写申请报告报公司领导审批；

（6）财务部门应准确核算往来账：票据应及时入账，核算过程中仔细阅读合同条款，挂账时如发现缺少货物入库或验收手续或与合同结算条款不符的事项，财务部有权不予付款或挂账，并要求相关部门立刻改正；

（7）定期与往来单位对账；内部单位往来在每月28日对账会上核对；给外部供应商付款前必须根据合同对清楚每笔账，对账后应有双方签字确认的对账单或对账记录并存档。

（二）其他应收账

1.其他应收款挂账的原因

主要有单位借款、缴纳押金、缴纳保证金、员工个人欠款、工伤借款等，借款不及时报账或财务部门只知道挂账不去主动清账。

2.应对措施

个人借款应当写申请借款报告，借款报告应写明借款事由、借款金额、还款日期等，逾期未还款，扣借款人工资；因公出差不出省的一律不予借款，不得借支备用金；借款办理其他事项，应及时取得对方单位发票或收据；跨省出差回来后规定十日之内报销，报销后及时归还个人借款；工伤借款挂单位安全部门经办人头上，挂谁的账谁负责清理归还；从账龄分布来看，半年以上的其他应收款都必须积极清理，尤其是两年以上，损失的风险较高；在积极清理老账的同时，对新发生的其他应收款不能放松清理，防止新账变老账，老账变坏账。定期检查考核往来账清理或管理情况；对未完成清理任务的单位进行考核，将清理任务完成情况与单位次月奖金挂钩。

（三）应收账款

1.形成外部应收账款长期挂账无法收回的原因

赊销形成；购货单位未按合同规定条款履约；催收工作力度不够，回款奖惩措施不尽合理。

2.应对措施

针对外部应收账款管理中存在的问题，加强对“赊销货款”与“销售合同”的管理至关重要，签署销售合同前应对客户的资信度做认真的调查和了解，应明确各部门职责，采取适合企业的销售政策，加强对相关人员的考核力度。具体做法：

（1）对个人或个体经销商销售产品，一般实行现款现货，不予赊销；

（2）签署的销售合同条款中应明确规定回款期限，货物发出后，销售科应指定专人跟踪收款；

（3）应建立合同管理统计台账，合同统计台账应列明客户单位名称、货物品名、数量、单价、合同总金额、合同结算条款、已发货数、未发货数、业务经办人；合同管理台账应与财务科（财务科长及销售会计）共享；

（4）采取“合同销售”方式销售的，应按销货单位或销区指定收款责任人，收款责任人应建立合同执行情况记录表，到合同条款约定的回款期限时督促客户按合同屡约；

（5）应准确核算往来账，每年与外部挂账单位应进行对账，对账后如双方对账有差异，应立刻查明原因；

（6）对应收账款挂账在1年以上，如再无发生新的业务，多次催收货款无果的，应及时报送单位清欠部门走法律程序。

三、加强往来账目管理的建议

1.建立和完善各项往来账管理规章制度。

2.制定往来账管理考核办法：从往来账目形成的原因着手抓起，从往来账目的批准、合同、催要、对账、清理、检查考核等环节入手，制定岗位作业标准，为加强检查考核力度，强制作业标准得以执行。

3.充分发挥内部审计监督和免疫的作用。

总之，往来账管理工作应做到日日抓时时抓，使企业内部管理逐步走向良性循环之路。